項目管理流程最佳化建議書

根據客戶服務中心2010年深度運營的發展要求，需要大力提高工作的效率及有效性，其中項目管理作為我中心的重點工作之一，涉及的覆蓋面較廣，為規範中心項目管理工作，本著「以客戶為中心、以目標為導向、以計畫為基礎」的理念，特編制該建議書，最佳化項目管理流程，明確相關部門在項目立項、項目審批、項目談判、物資採購、物資入庫及出庫、項目實施、項目監控等環節中的職責，實現項目管理的「程式化、動態化、體系化、可視化」，進一步加強項目成員的責任感，提高工作效率，提高項目實施的有效性，維護公司的合法利益。
一、項目主流程：
二、項目流程說明
1、項目可行性研究。
概念定義：在投資項目建設前期，通過對項目相關「市場」、「資源」、「技術」、「社會」等方面的問題，進行全面的分析、論證、評價，從而決定投資項目「可行」或者「不可行」，並且在可行的幾個投資方案中如何「選擇最優方案」。
考慮要素：a、符合國家巨觀經濟調控的方針政策和法律。
b、市場預測。
c、技術把關。
d、資源儲備。
適用範圍：各需求室經理、項目負責人對項目的立項考察，杜絕不合適的項目立項。對於10萬元以上項目希望提出可行性研究報告。
2、項目團隊的建設。
項目經理的選擇標準：從知識、能力、品格三方面進行衡量，具體可從以下三個方面考察。
a、調查候選人與項目環境相關的資質：知識儲備、相關的技術、市場和客戶參與、產品套用。
b、調查領導能力、技術專業知識、計畫和控制、管理技能等。
c、調查所需的項目管理技能。
適用範圍：各需求室經理由此選擇合適的項目負責人人選，保證項目的順利實施，「合適的人乾適合的事」。
3、供應商選擇的標準
4、招標工作流程。
招標人成立招標機構、確定招標方式；
招標人編制投標資格預審檔案和招標檔案；
發布招標信息；
發售資格預審檔案；
按規定日期接受潛在投標人發售招標檔案，並按規定將招標檔案向行政主管部門備案；
組織購買招標檔案的潛在投標人現場勘察，召開標前會答疑；
在規定時間和地點，接受投標人的投標檔案；
組織開標會；
組建評標委員會評標，評標委員會委員在中標結果確定前保密；
在評標委員會推薦的中標候選人員中，確定中標人；
向行政主管部門提交招標投標情況的書面情況；
發中標通知書，並將中標結果通知所有投標人；
進行契約談判，並與中標人訂立書面契約。
5、項目需求書及項目請示書寫規範。
引言：對全篇項目需求書做一個大綱性統籌，簡要介紹該需求書的目的。
活動背景：包括市場狀況；所遇問題；過往經驗；項目的必要性。
活動方案：包括時間、內容、風險控制、保障措施等。
可行性研究及效果分析。
成本預算：包括預算依據，費用列支項目等。
6、評審準備
準備評標時間和場所，隨機抽取評審委員。
①時間：每周三下午三點，其他時間不安排選型會議。
②地點：暫定長訓樓三樓圖書室，如需進行項目展示，請申請培訓室進行。
③評選委員：按照《關於成立客戶服務中心選型、採購競賽評選委員會成員分類庫的通知》要求具體執行。
評選委員專家庫：根據項目的大小、評選委員的專業方向建設，具體安排如下：
a、按照項目費用標準劃分：項目總費用在50萬元及以上，評選委員人選在室經理以上人員中抽取；項目總費用在50萬元以下，評選委員在所有人員中抽籤決定。
b、按照項目屬性劃分：
綜合類項目：
業務類項目：
培訓類項目：
體驗類項目：
宣傳類項目：
基礎管理類項目：
項目經理須讓評標委員會成員知悉招標情況。
a、招標的目標；
b、招標項目的範圍和性質；
c、招標檔案中規定的主要技術要求、標準和商務條款；
d、招標檔案中規定評標標準、評標方法和在評標過程中考慮的相關因素。具體而言比如各供應商的背景資料、過往經驗、時間進度、產品質量、費用控制；我中心的需求、所要達到的目標；風險控制，出現糾紛如何解決等。
制定評標細則。
參照選型評分表，根據項目細項進行修改和分數調整；參加選型會時需提供5份打分表和1份匯總表，請注意打分表和匯總表的題目及監督員的編制。
7、詳細評審。
商務評審內容：
①將投標報價與標底價進行對比分析，評價該報價是否可靠合理。
②投標價構成和水平是否合理，有無嚴重不平衡報價。

③審查所有保函是否被接受。
④進一步評審投標人的財務實力和資信程度。
⑤投標人對支付條件有何要求或給予招標人以何種優惠條件。
⑥分析投標人提出的財務和付款方面的建議的合理性。
⑦是否提出與招標檔案中的契約條款相悖的要求，如重新劃分風險，增加招標人責任範圍，減少投標人義務，提出不同的驗收、計量方法和糾紛、事故處理方法，或對契約條款有重要保留等。
技術評審內容：
①投標檔案是否包括了招標檔案所要求提交的各項技術檔案，它們同招標檔案中的技術說明或圖紙是否一致。
②實施進度計畫是否符合招標人的時間要求，這一計畫是否科學嚴謹。
③投標人準備用哪些措施來保證實施進度。
④如何控制和保證質量，這些措施是否可行。
⑤組織機構、專業技術力量和設備配置能否滿足項目需要。
⑥如果投標人在正式投標時已列出擬與之合作或分包的單位名稱，則這些合作夥伴或分包單位是否有足夠的能力和經驗保證項目的實施和順利完成。
⑦投標人對招標項目在技術上有何保留或建議，這些保留條件是否影響技術性能和質量，其建議的可行性和技術經濟價值如何。
8、項目請示寫作規範
引言：簡要介紹該項目的背景及需求。
項目合作期限。
項目選型過程：
①合作商邀請；②供應商方案報價；③評選委員評分匯總；
④評選委員評議：對參選供應商做公正客觀的評價，選型的目的在於「優中選優」。
合作建議；
附屬檔案。
9、契約審批流程
流程 工作細則/要求
1． 主辦人在契約管理系統起草契約，對於需要洽談的契約組織洽談完畢後附上立項相關檔案、選型相關檔案，以及對方當事人的營業執照、資質證書、法定代表人證明書、授權委託書等資質材料檔案，提交室經理審批。
2． 承辦部門審核指各區域中心負責人或省中心本部各室負責人審核。
3． 契約預算審核部門指中心本部綜合辦公室，由負責財務工作的項目經理對預算、內控風險等進行審查。
4． 契約歸口管理部門指本部綜合辦公室，契約通過審查後，由中心本部綜合辦公室報送中心領導簽字。契約送簽時除契約文本外，還需要附上契約審批表及契約審查過程中的所有附屬檔案。
5． 根據中心領導分管情況，契約將分別送交主管領導審批，對於30萬元以上的契約必須送交中心總經理審批。
6． 各審核環節應儘快出具審核意見，各環節原則上不超過2個工作日。
10、項目實施階段。
範圍控制：項目經理實施項目管理的首要問題就是確定項目目標與範圍，也就是明確為什麼實施該項目，項目要達到什麼樣的結果，如何實施該項目，項目工作的具體內容是什麼，以及如何定義項目完成。確定項目目標與範圍是為項目的實施指明了方向，為項目劃定了具體的活動範圍。
對於各種具體項目而言，範圍主要為以下三個方面：
①產品範圍，即確定產品或服務中應包含有哪些功能和特徵；
②項目範圍，也就是為了交付具有一定特徵和功能的產品或服務所應做的工作，簡單講，就是項目要做些什麼、如何做才能實現項目的目標；
③產品規範，即項目產品或服務所包含的具體特徵和功能。
進度控制：指為確保項目按時完工所做的一系列管理控制活動。其目的在於：保證按時獲利以補償已經發生的費用支出；協調資源；使資源在需要時可以利用；預測在不同時間上所需的資金和資源的級別以便賦予項目以不同的優先權；滿足嚴格的完工時間約束。
費用控制：關鍵在於經常及時地分析成本績效。至關重要的是儘早發覺成本差異和低效率，以便在情況變壞之前能夠採取糾正措施。
費用控制的主要依據有以下四方面：①項目成本基準計畫；②項目成本管理績效報告；③項目的變更要求；④項目成本管理計畫。
質量控制：項目質量的形成是一個系統過程，即項目可行性研究質量、項目決策質量、設計質量、施工質量和竣工驗收質量，可由下圖表示：
可行性研究質量
項目決策質量
項目質量 項目設計質量
項目施工質量
項目竣工驗收質量
影響項目質量因素主要有人、設備、材料、方案和環境等五大方面。
質量控制的具體操作步驟：
①優先考慮內部開發項目；
②制定項目目標；
③將項目目標分成分目標；
④制定里程碑計畫和責任製圖表；
⑤對每個項目部分進行評價；
⑥評價整個項目。
11、檔案驗收：項目的不同階段，形成檔案的範圍與內容也不同。
項目概念階段應驗收、移交、歸檔的資料主要為：
①項目機會研究報告及相關附屬檔案；
②項目初步可行性研究報告及相關附屬檔案；
③項目詳細可行性研究報告及相關附屬檔案；
④項目方案及論證報告；
⑤項目評估與決策報告。
項目規劃階段應驗收、移交、歸檔的資料主要為：
①項目背景概況；
②項目目標檔案；
③項目範圍規劃說明書；
④項目範圍管理計畫；
⑤項目工作結構分解圖；
⑥項目計畫資料。
項目實施階段應驗收、移交、歸檔的檔案主要為：
①全部項目的採購計畫及工程說明；
②全部項目採購契約的招標書和投標書；
③全部合格供應商資料；
④完整的契約檔案；
⑤全部契約變更檔案、現場簽證和設計變更等；
⑥項目實施計畫、項目安全計畫等；
⑦完整的項目進度報告；
⑧項目質量記錄、會議記錄、備忘錄、各類通知等；
⑨進度、質量、費用、安全、範圍等變更控制申請及簽證；
⑩現場環境報告；
⑾質量事故、安全事故調查資料和處理報告等；
⑿第三方所做的各類試驗、檢驗證明、報告等。
項目收尾階段應驗收、移交、歸檔的檔案主要包括：
①項目竣工圖；
②項目完成報告；
③項目質量驗收報告；
④項目後評價資料；
⑤項目審計報告；
⑥項目交接報告。
12、付款流程
流程 相關文檔 工作要求/細則
1、付款通知書由對方單位開出，非必須項目
2、經辦人員在預算管理系統填寫付款申請基本信息，路徑：登入系統－》報帳管理 －》日常報帳，對於有契約的必須在審批表上填寫契約名稱、契約編號、契約內容、契約總金額及契約已付款
3、經辦人員收集付款所要求完整附屬檔案，貼上在付款申請基本信息表後，同時在預算管理系統內提交付款審批記錄，付款申請在預算管理系統內進行電子流審批，無需再進行紙面審批，審批路徑：登入系統－》待辦工作
4、部門審核環節，各區域中心：經辦室負責人、專業審核人員及區域中心領導在預算管理系統內審批。
本部各室：經辦室負責人在預算管理系統內審批
5、公司預算員對預算項目及預算審批情況進行審批，審批路徑：登入系統－》待辦工作
6、財務會計、財務經理在預算管理系統內審批付款信息，根據我中心各級領導審批許可權設定及領導班子工作分工情況，各級別付款分別由不同的領導審批結束，審批路徑：登入系統－》待辦工作
7、中心領導根據分工不同分別審批不同的支出項目付款情況，審批路徑：登入系統－》待辦工作
8、除報帳人填寫報帳單需進入預算系統外，其他人員審批任務都已直接推送至「portal其他待辦任務」列表中，也可以進入預算系統點擊待辦任務進行審批操作
13、項目後評價
項目後評價是指對已經完成的項目的目的、執行過程、效益、作用和影響所進行的系統的、客觀的分析；通過項目活動時間的檢查總結，確定項目預期的目標是否達到，項目或規劃是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現；通過分析評價找出成敗的原因，總結經驗教訓；並通過及時有效的信息反饋，為提高未來新項目的決策水平和管理水平提供基礎；同時也為後評價項目實施運營中出現的問題提出改進建議，從而達到提高投資效益的目的。
項目後評價的結果——後評價報告寫作要求：
項目後評價是評價結果的匯總，應真實反映情況，客觀分析問題，認真總結經驗；另外，後評價報告是反饋經驗教訓的主要檔案形式，必須滿足信息反饋的需要。
後評價報告的內容包括：
①項目背景：項目的目標和目的、項目建設內容、項目工期、資金來源與安排、項目後評價；
②項目實施評價：簡單說明項目實施的基本特點，對照項目評估找出主要變化，分析變化對項目效益影響的原因，討論和評價這些因素及影響；
③效果評價：分析項目所達到和實現的實際結果，根據項目運營和未來發展以及可能實現的效益、作用和影響，評價項目的成果和作用；
④結論和經驗教訓：項目的綜合評價、結論、經驗教訓、建議對策等。