寫好轉發類通知的三個怎麼辦？

轉發類通知是指轉發上級機關或同級機關或不相隸屬機關檔案的通知，在承上啟下的機關使用頻率很高。這類通知內容相對比較簡單，但要寫好寫精也不易。從當前的辦文實際看，仍然存有標題擬制不當、照抄照轉等一些問題。如何寫好這類通知，個人以為處理好以下三個怎麼辦。
一、標題怎麼寫？標題太長怎麼辦？
公文的標題由發文機關、事由、文種構成，轉發類通知的標題，一般也由「發文機關+關於轉發+原文標題+文種」組成。但實際辦文中，有某某略發文機關的，也有某某略重複的介詞的等等。如《某某某地人民政府辦公室轉發某地衛生局等部門關於農村衛生機構改革與管理的實施意見的通知》。
在轉髮式通知中，經常會遇到轉發的層次較多的情況，這時標題中「關於」、「轉發」、「通知」反覆在一個標題內多次出現，十分累贅，讓人讀起來彆扭，理解起來困難。為使標題簡練、流暢，方便理解，可採取以下方法處理。
——某某略法。一是某某略發文機關名稱，這在我們黃河系統辦文實際中已經套用，不再  述。二是某某略介詞「關於」或文種「通知」。當原文標題中有「關於」一詞時，且文種為通知，標題可擬為「轉發+原標題」。如《轉發黃河水利委員會關於激勵創新辦法的實施細則的通知》。被轉發的檔案文種不是通知時，還要加上通知。三是某某略被轉發檔案聯合發文機關名稱，只在正文裡列出各個聯合發文機關。如《國務院辦公廳轉發監察部等部門對徵用農民集體所有土地補償費管理使用情況開展專項檢查的意見的通知》。
——替代法。有的檔案標題很長，採用某某略法擬制標題仍然很長，可用發文字號作為新擬標題的事由，以替代原文標題。如<<轉發監察部監發[XX]2號檔案的通知>>，倘若不如此替代某某略，擬制的標題就應是《轉發監察部關於貫徹實施〈行政許可法〉加強對貫徹執行〈行政許可法〉情況進行監察的通知的通知》。但用替代法擬制標題讓人不容易一眼看出發文事由，也可用發文字號加事由的辦法來解決這一問題。如<<山東某某人民政府辦公廳關於轉發國辦發［XX］38號檔案切實做好固定資產投資項目清理工作的通知>>，即避免了冗長，又標明了事由。
——直轉法。上級的檔案，到本單位時已經經過了三、四層轉發，比如水利部轉發財政部檔案，黃委轉發水利部檔案，到我們某某局還需要轉發。這時可以直接轉發財政部檔案，如《轉發財政部關於解釋〈基本建設財務管理規定〉執行中有關問題的通知》，如不採用直接轉發辦法，標題將變成轉發黃委財務局關於轉發水利部轉發財政部關於關於解釋〈基本建設財務管理規定〉執行中有關問題的通知的通知的通知的通知。
——簡稱法。在系統內部行文，可使用規定的規範化簡稱。如「水利部黃河水利委員會」，可簡稱「黃委」，「黃河水利委員會人事勞動教育局」可簡稱「黃委人勞局」。如上面提到的《轉發黃河水利委員會關於激勵創新辦法的實施細則的通知》。
二、正文怎麼寫？無話可說怎麼辦？
正文基本上有以下二種寫法：一是不提具體要求的寫法。常見於黨委、政府辦公廳轉發部門的意見等，寫法上通常先表明態度，提出轉發原則要求。一般篇幅較簡短。二是提出具體要求的寫法。常見於下級機關轉發上級機關的檔案。一般開頭直說轉發事項，即將某某檔案轉發給你們，再對如何貫徹執行提出具體要求。可以對被轉發檔案闡述不夠充分的加以補充、說明、深化，也可以結合本單位實際對上級的有關要求加以重申、強調，並作出適當的安排。
很多同志轉發檔案時時感到無話可說，總感覺上級檔案對某項工作已經有比較明確的要求、部署，按上級的要求執行就行了。這是不對的。上級機關的檔案，講的多是一些原則性、規律性的東西，不可能講的很具體。轉發時可以避虛就實，緊緊著眼本單位的實際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化。要針對本單位的特殊性，提出可操性強的措施和實際步驟來加以解決。這樣以來，可說的東西多著呢，何愁無話可說。如被轉發的檔案屬於規章制度類的東西，自身對某方面的工作規定的比較具體詳細，操作性較強，轉發時也可以化實為虛，提出學習貫徹的原則性要求，切記不能硬提要求。為精簡檔案，避免層層轉發，可翻印下發的就不要轉發，目前這種方式已在不少地方被廣泛採用了並在實踐中得到了認可。
三、引文如何引，引文不準怎麼辦？
在正文裡引文一定要先引標題，後引發文字號。在標題上不引發文字號，如標題上沒有發文機關，再加上發文機關。引文是在轉發類通知裡面經常出錯的地方。如引用機關名稱時，沒有注意發文機關的級別。比如我們的上級單位水利部黃河水利委員會，發文形式有委級文，也有局級文，有黨組文，有黃河防總文，還有黃河防總辦公室文，這些檔案在文頭上都是有區別的，引用時要認真加以區分。如果實在區分不開，可以看檔案上蓋的印章，蓋那一級的印章就是那一級的檔案，如委級文《關於表彰安全生產先進集體先進個人的通知》，用「水利部黃河水利委員會」印，我們引用時為「黃委《關於表彰安全生產先進集體先進個人的通知》」，局級文《關於進一步做好五一節期間安全生產工作的通知》，用「黃河水利委員會人事勞動教育局」印，我們引用時為「黃委人勞局《關於進一步做好五一節期間安全生產工作的通知》」，以此類推。