高級秘書七大「高」人之處

她們是被這樣描述的一個特殊群體：外表靚麗、談吐高雅，學歷大本以上，都能講一口流利的英語；多年的外企工作經歷使她們具有良好的溝通、判斷和預見能力；很多人持有外國護照，年齡偏大，月薪基本在8000元以上。 這些白領麗人被稱做「高級秘書」，包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。隨著中國加入WTO，越來越多的外資企業進入我國，我國的秘書們正面臨著與國際秘書行業接軌的現實，高級秘書已成為人才市場上的珍稀資源。調查職業：高級秘書出場人物：常郁青，29歲，康柏投資有限公司大中國區執行秘書。談起高級秘書比一般秘書高在哪裡，常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的七大「高」人之處。第一高：綜合素質要求更高常：每天下來挺忙碌的，但想起來可能都是一些平凡的小事。當老闆和政府官員有一些重大會議和活動之前通常很繁忙。平時還會起草一些財務或者人事方面的的報告，幫助老闆做一些決定。高級秘書是工作在老闆身邊最近的人，老闆出差不方便看郵件時，他們要處理一些檔案，有些需要馬上替他去批覆。所以和一般秘書相比，高級秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計算機和擬寫各種檔案等硬體之外，它更應該具備良好的溝通、組織、協調、一定的決策能力以及解決問題的能力。第二高：責權更重常：高級秘書和助理的界限很難劃分，助理給予老闆業務方面的建議會更多，而高級秘書與一般的秘書有不同之處在於：高級秘書與領導層的溝通和聯絡會更多。向老闆匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老闆，我承擔著他們之間溝通的責任。責任大，犯錯誤的機會也多，一旦犯了就不會是小錯誤。當我發現別的部門秘書有一些錯誤時，我有責任和權利去指出，避免錯誤的發生，而指出的時候要注意方式，這是我做高級秘書後感覺最深的一點。第三高：薪水更高在IT行業里，與其他部門的管理人員來說，高級秘書的薪水可能不是很高，但與普通秘書相比，高級秘書的薪水還是相當可觀的。至於到底月薪多少，常秘書不願意透露，但是據她自己在同行業的了解，她說高級秘書普遍月薪不會低於8000元。第四高：說服能力要更強常：我不是那種讓人一看就感覺很強的人，這也許是我的一個優勢，就是有親和力。而做到這個職位，一味地笑是遠遠不夠的，有自己的想法很重要。老闆也是可以被說服的，只是這需要一個過程。普通秘書根本和老闆說不上話，因而也就不具備去說服老闆的基本條件；而高級秘書的地位比較的特殊，老闆交給我的任務，在我覺得應該建議或者提示他的地方，就會指出來。其實這點是很不容易做到，主要是要講究方式，大多數的時候我會採取一種委婉的語氣，建議他「這樣是不是會更好」，這樣讓他有一個從考慮到最後接納的過程。不論如何，在工作中老闆和我畢竟是上下屬的關係。第五高：發展願望更高常：做到高級秘書這個地位在年齡是有一個底線的，應該在27歲左右，因為這需要一個經驗的累積，不可能剛一畢業的學生就會做到這樣一個職位。而接下來的情況就與國內外的文化差異有關。在國外有很多高層的秘書都是媽媽級的，就像一個長輩一樣把所有的事情搞定；而在國內的環境下，這種情況是很少見的，在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些，秘書們心中也會認為30多歲有經驗也年輕的秘書會比40多歲的更有競爭力。在國內做了5年、10年或者更長時間的高級秘書，大多會考慮這種來自社會的壓力，希望換一個行業，通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。正規的公司都有個人的發展計畫，我特別喜歡做人力資源的工作，在來康柏之前就有這種想法，我在和老闆溝通時會把這種想法告訴他。高級秘書或者通過老闆實現願望，或者被獵頭獵到其他公司去做其他行業。相對來說，後一種機會會比較小。更多的秘書會選擇一種穩妥的方式，先在公司的內部協調一個位置，然後熟悉一段時間，在公司有一個穩定的發展或者是再被獵頭公司挖到其他的地方，絕大多數人應該是這種狀態。第六高：道德水平要求更高常：高級秘書會接觸到公司的一些財務等方面的重要的檔案，因而保密是對老闆的承諾和責任。取得老闆的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老闆和我說的事情沒多久整個公司的工作人員就都知道了，那麼老闆不可能再信任我，和他保持在一條戰線上，做好手頭老闆交給的每一件小事，經常和他溝通，長久如此，他就會覺得你比較認真，是可靠的。我在康柏工作沒多久的時候，也有獵頭公司找我，但我覺得不應該走，當你給老闆留下一種你隨時可能會離開公司，以這個為跳板去找另外一家更好的公司的印象時，他是不會信任你的。第七高：成就感更高常：把握在大老闆和部門老闆之間的態度和分寸是我工作中最困難的事情。這需要一點技巧，譬如在傳達大老闆的要求，發郵件或談話時，我不會以一種命令的口氣去和部門經理講話，因為我是他們之間的一個橋樑，首先是擺正自己的位置，想清楚了，問題也就迎刃而解。工作中會時而出現突發事件，我會把解決某個有難度的問題視為一種挑戰，這也包括研究某些電腦操作技巧，一旦問題在苦思冥想之後有了答案，會喜出望外，特別有成就感。微型調查：老闆喜歡什麼樣的秘書得力的秘書將使老闆左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書對老闆至關重要。不同的老闆有自己不同的標準。陳先生 ：有些人說秘書是吃「青春飯」的，不客氣的講我認為這是對秘書職業的一種褻瀆，是一種認識上的誤區。在高級秘書身上，聰明、有團結這個隊伍的凝聚力、認真可靠是他們的共性。悟性對於秘書來說也是很重要的，他們會為領導提出有創造性的建議，並且在任何事情上可以分出輕重。秘書必須具備一種職業的道德。對於一位秘書來講，又有靚麗的容貌又有能力當然是最好，但是當兩者不可兼得時，能力和悟性是關鍵的。吳迪 ：選擇秘書最重要的是看她的工作經歷。除聰明以及硬體條件外，秘書必須具備很強的專業能力，在財務、銷售方面能夠獨立處理問題。在溝通、協調上有一種悟性。胡成 ：有沒有高級秘書職業資格證書在老闆眼中已經不重要了，取而代之的是「全能型」的秘書。另外，由於秘書會接觸到公司的一些內部的檔案，所以保守秘密很關鍵，秘書的職業道德也越來越被老闆所看重。