怎樣寫企業規章制度

引言

前些日子一些朋友在留言簿上提到如何寫企業規章制度的話題。zhou 在企業「規章制度」的制定的實踐中上借鑑「立法的技術」，這是有啟發性的經驗，不知能否加以總結，寫出來給大家一起分享一下:-) 但是，從更全面的立場上去看，如果把「規章制度」看作是企業內部的「法」，這個思路卻是局限的。下面是一個簡單的討論。

從規章制度到檔案

「規章制度」這個詞本身的含義比較狹隘。我們從企業的「檔案」這個角度來考慮，企業內的檔案包括程式性的，約束性的，技術性的等不同類型，與「法律」相比，在企業的檔案中，只有「規定性」的那一部分比較類似，在制定方法上的可借鑑性也多一些，例如考勤制度，著裝規定等等，這部分，也是最適合稱為「規章制度」的。數量更多的企業內部檔案，例如業務流程，工作方法指引，作業方法與標準，各種技術檔案，標準或規範等等，都不適合用「規章制度都」這個詞來概括。

制定企業檔案與立法

除去那少數的「規定」部分，企業的檔案由專門部門制定，這本身就有可能導致最多見的問題，就是「本子與實際脫節」。針對這個問題，一個很好的思路就是，儘可能由執行自己或直接參與編制，而不象「法律」那樣，要立法、執法分離。
基本上我把大部分的企業「檔案」制定看作是管理者自身對應當什麼，怎樣做的總結與回答，而不是由一群「只說不做」的人以立法的立場做出來的企業「內部法」。制定企業內部檔案的過程，就是探索總結企業如何管理，如何運做等的過程，寫下來，只是這個過程中的一個特殊的環節，而且，這是一個滾動的，無止境的過程。
企業的檔案，某種意義就是為「改變」而做，這和「法」也許不一樣，不知大家是否體會過箇中意味？

遠一點的話題

這裡可以引發出一系列很深刻的話題，例如社會的「民主制度」與企業制度的比較。又如，可以用「民主」的精神與方法來制定一個企業的「分配製度」嗎？。關於這方面，有很多有趣的話題，但難免會沾染一些有「政治」色彩。我寧願討論更實際的問題。

實實在在的話題

寫多少最合適？這是所有認真「寫」過企業內部檔案，尤其是管理檔案的人都會遇到的，爭論最多的一個基本問題。寫得過細，可能成為繁文碌節，但過於簡單，又可能導致公說公有理，婆說婆有理；對管理者而言，要在這個問題上把握適度的分寸，其中基本原則之一，就是要看相關員工的素質，還是那句話：
對高素質的人群，少給規則，多講原則；相反對低素質的人群，多給規則，少講原則。

好與不好

什麼樣的「規章制度」好，什麼樣的不好？討論這個問題不能離開企業本身在市場中的表現。從學習的角度，不妨改變一下思路，不是去問哪些企業在這方面有好的經驗和效果，而是去尋找、研究那些在市場中表現優秀的企業，看他們是怎樣運用「規章制度」的？

從局部，技術性地看，檔案「好不好」的基本度量，主要看它被執行的效果和程度。如果將執行後的效果，納入到總的管理表現/績效的評價中去，那麼，在這樣的前提下，「被執行的程度——與實際運做符合的程度」是一個重要的，可直接拿來度量檔案好不好的硬指標。以我的經驗和理解，這是一個非常實在的，具有可操作性的方法，也是企業實踐中，實際有效的方法。
關於這一套方法和思路，在iso9000中體現得很充分。

怎樣寫好

企業的檔案編制，的確是有技術和技巧性的，也值得去總結，我至今也沒有看到過比較系統深入的總結。但問題的真正關鍵總是集中在「做什麼，怎樣做」這樣一些基本和永恆的「管理」課題上，所有的企業管理的著作可以說都在不同的角度探討著這個問題，企業的管理者也不斷在實踐中探索和回答這個問題，企業的業績是真正的，最終的評估標準，檔案編纂的技術永遠回答不了這個最基本的問題。