秘書工作要「吻合」領導意圖
文字秘書的主要任務是為機關起草各類檔案，代替領導者撰擬各種講話稿。要使起草的檔案合乎要求，最關緊要的是要與領導班子、領導者的意見相吻合。
要求“吻合”由領導機關領導者所具有的權力和職能決定。我們知道，在我們國家，不論是黨委機關，還是行政部門；不論是企事業單位，還是人民團體，其領導班子都是按照黨的組織原則和國家法律規定組建的，它們的職能體現著一定的權力，同時，在領導班子內部實行民主集中制原則。因此，在進行各種重大決策中，都要通過集中多數人的意見最後才能做出決定。這個決定就是一定的機關單位的集體意見的反映。諸如向會議報告工作，向上級機關請示問題，對下級機關發布指示，機關內部的工作安排、生產規劃等等。這些集體討論決定的意見，在具體實施時都要用文字形式來表述。這樣，通過秘書人員撰寫“報告”、“請示”、“指示”、“安排”、“規劃”、“法規”、“法令”等文稿，正確反映領導班子的意見就是天經地義的事了。至於領導者個人的講話，一般來說。都是圍繞領導班子集體決定的事項原理發表的議論，這些議論反映著領導者個人對每一個具體問題的不同認識和思想、觀點，而這些不同的認識和思想、觀點又是對集體意見的補充和完善，它既有同集體意見相一致的地方，又有它的獨到之處。而獨到之處．恰好是領導者個人的思想、觀點的閃光之處，也正是秘書人員要著意充分表達之處。
但是，有些秘書人員起草的文稿常常與領導班子的意見不“吻合”，在為領導者撰寫的講話稿中不合拍的現象也很多。前者常見的不“吻合”現象主要是：文稿政策性不強，缺乏靈魂；說理不透徹，缺乏思想性；針對性不強，缺乏目的性；內容不翔實，缺乏完整性。後者不“合拍”的現象也有很多表現，即不注意捕捉領導者動意的思想火花，苦於生編硬造；不按照領導者提出的問題順應伸延，不終而終；該闡述的道理不闡述，輕描淡寫。甚至一筆帶過。
為什麼會出現不“吻合”的現象呢？主要是有些秘書同志對製作檔案，撰寫講話稿的目的是為了指導工作這一重要意義缺乏正確的認識，自以為秘書人員辦文只是一種官場應付，因而不必認真，得過且過，甚至拖延時間，造成亟待用稿時不成也得成的不正常現象。另一個原因是文風不正．東抄西湊，結果是自己的情況，別人的結論；再次是事前不傾聽領導者意見，甚至對領導人的意見不以為然，用自己的主觀想像取代領導者的意見。這樣做，儘管用心良苦．但寫出的文稿概不能用。
要做到“吻合”和“合拍”，首先應該從秘書人員做起。秘書人員絕不是沒有血沒有肉的人物，而應該是思想敏銳、具有應變能力和創造精神的人物。在工作中，他的作用是領導者的助手，他的思想感情應同領導班子和領導者融為一體，老老實實地按領導人的意圖去做，這是秘書人員必須具有的修養。在解決具體問題中，應該想領導者之所想，做領導者之所為，把領導者所想到的，通過自己的文筆準確地表達出來；把領導者沒有想到的，通過獨立思考．創造性地發揮出來．這是秘書工作必須具有的能力。
秘書人員還應該學會和運用分析問題的能力，以綜合的觀點，分析錯綜複雜的問題。綜合概括正確的東西，從各種不同的意見中，綜合分析出反映領導班子集體意見的共同點，從各種事例中提煉出代表集體意見的基本觀點和說明這些觀點的典型事例。同時，能夠順延領導班子的意圖，不斷伸延、預見．以至升華他們的主要意圖和基本觀點，使秘書人員同領導者思想默契，心照不宣。同時，也要掌握領導者對文章的具體要求。如有的領導講話喜歡開門見山、直來直去，就不能委婉含蓄、隱晦曲折；有的喜歡長篇大論、面面俱到，就不能三言兩語、少枝缺葉；有的喜歡淡笑風生、幽默詼諧，就不能莊嚴古樸、嚴肅持重．如此等等。
要做到“吻合”和“合拍”，領導者的作用也是很重要的。秘書人員起草文稿，尤其是撰擬領導者自己的講話，就該事前向秘書說明自己的意圖和要求，使秘書人員知道寫什麼，怎樣寫，從而使秘書人員對領導者的意圖加深理解和消化，在完全理解、徹底消化的基礎上再去動筆，不僅得心應手，寫出來的文稿也一定能“吻合”、“合拍”。
要求“吻合”由領導機關領導者所具有的權力和職能決定。我們知道，在我們國家，不論是黨委機關，還是行政部門；不論是企事業單位，還是人民團體，其領導班子都是按照黨的組織原則和國家法律規定組建的，它們的職能體現著一定的權力，同時，在領導班子內部實行民主集中制原則。因此，在進行各種重大決策中，都要通過集中多數人的意見最後才能做出決定。這個決定就是一定的機關單位的集體意見的反映。諸如向會議報告工作，向上級機關請示問題，對下級機關發布指示，機關內部的工作安排、生產規劃等等。這些集體討論決定的意見，在具體實施時都要用文字形式來表述。這樣，通過秘書人員撰寫“報告”、“請示”、“指示”、“安排”、“規劃”、“法規”、“法令”等文稿，正確反映領導班子的意見就是天經地義的事了。至於領導者個人的講話，一般來說。都是圍繞領導班子集體決定的事項原理發表的議論，這些議論反映著領導者個人對每一個具體問題的不同認識和思想、觀點，而這些不同的認識和思想、觀點又是對集體意見的補充和完善，它既有同集體意見相一致的地方，又有它的獨到之處。而獨到之處．恰好是領導者個人的思想、觀點的閃光之處，也正是秘書人員要著意充分表達之處。
但是，有些秘書人員起草的文稿常常與領導班子的意見不“吻合”，在為領導者撰寫的講話稿中不合拍的現象也很多。前者常見的不“吻合”現象主要是：文稿政策性不強，缺乏靈魂；說理不透徹，缺乏思想性；針對性不強，缺乏目的性；內容不翔實，缺乏完整性。後者不“合拍”的現象也有很多表現，即不注意捕捉領導者動意的思想火花，苦於生編硬造；不按照領導者提出的問題順應伸延，不終而終；該闡述的道理不闡述，輕描淡寫。甚至一筆帶過。
為什麼會出現不“吻合”的現象呢？主要是有些秘書同志對製作檔案，撰寫講話稿的目的是為了指導工作這一重要意義缺乏正確的認識，自以為秘書人員辦文只是一種官場應付，因而不必認真，得過且過，甚至拖延時間，造成亟待用稿時不成也得成的不正常現象。另一個原因是文風不正．東抄西湊，結果是自己的情況，別人的結論；再次是事前不傾聽領導者意見，甚至對領導人的意見不以為然，用自己的主觀想像取代領導者的意見。這樣做，儘管用心良苦．但寫出的文稿概不能用。
要做到“吻合”和“合拍”，首先應該從秘書人員做起。秘書人員絕不是沒有血沒有肉的人物，而應該是思想敏銳、具有應變能力和創造精神的人物。在工作中，他的作用是領導者的助手，他的思想感情應同領導班子和領導者融為一體，老老實實地按領導人的意圖去做，這是秘書人員必須具有的修養。在解決具體問題中，應該想領導者之所想，做領導者之所為，把領導者所想到的，通過自己的文筆準確地表達出來；把領導者沒有想到的，通過獨立思考．創造性地發揮出來．這是秘書工作必須具有的能力。
秘書人員還應該學會和運用分析問題的能力，以綜合的觀點，分析錯綜複雜的問題。綜合概括正確的東西，從各種不同的意見中，綜合分析出反映領導班子集體意見的共同點，從各種事例中提煉出代表集體意見的基本觀點和說明這些觀點的典型事例。同時，能夠順延領導班子的意圖，不斷伸延、預見．以至升華他們的主要意圖和基本觀點，使秘書人員同領導者思想默契，心照不宣。同時，也要掌握領導者對文章的具體要求。如有的領導講話喜歡開門見山、直來直去，就不能委婉含蓄、隱晦曲折；有的喜歡長篇大論、面面俱到，就不能三言兩語、少枝缺葉；有的喜歡淡笑風生、幽默詼諧，就不能莊嚴古樸、嚴肅持重．如此等等。
要做到“吻合”和“合拍”，領導者的作用也是很重要的。秘書人員起草文稿，尤其是撰擬領導者自己的講話，就該事前向秘書說明自己的意圖和要求，使秘書人員知道寫什麼，怎樣寫，從而使秘書人員對領導者的意圖加深理解和消化，在完全理解、徹底消化的基礎上再去動筆，不僅得心應手，寫出來的文稿也一定能“吻合”、“合拍”。