회사의 표준화 된 사무용 프로그램에 대한 몇 가지 규정

표준화 된 사무용 프로그램에 대한 몇 가지 관리 규정

첫째, 워드 프로세싱 프로그램 :
목표 : 기업의 포괄적 인 파일 관리를 강화하고 개선하기 위해 아카이브의 수집, 정렬, 파일링 및 아카이빙을 표준화하여 기업의 완전하고 완전한 아카이브를 유지하고 기업의 이익을 보호하며 기업의 역사적인 모습을 반영하고 기록한다. 회사의 성능 비밀 리소스 네트워크는 기업이 개발하고 운영 할 수있는 서비스를 제공합니다.

참고 자료실 : 본부의 자료실 관리 대책과 경제 자료실 관리 대책

첨부 파일 : "보관소 및 창고 관리 시스템"

"파일 보충 수정 시스템"

"아카이브 빌리기 및 아카이브 시스템 복사"

아카이브 식별 및 파괴 시스템

"기록 보관소 통계 시스템"

"보관 범위 및 저장 기간"

"공학 경제 아카이브 내용 및 책임 부문"

받은 :

1. 고위 당국이 발급 한 기록 보관소 및 자료는 종합 사무소에 의해 기밀로 분류되고 서명되며 등록되고 번호가 매겨진다. 부서 및 부서에서 직접 접수 및 반납 한 파일은 총괄 부서에 보내 져서 신속하게 통합 등록 및 처리가 이루어지며 모든 부서 및 개인은 해체, 자체 수신 또는 자체 구성을하지 않으며 종합 사무소는 즉시 수집을 감독하고 수집해야합니다.

2. 파일을 접수 한 후, 종합 사무소는 iso14001 및 ohsas18001의 관련 절차에 따라 수락 절차 및 파일 계약자를 즉시 ​​처리하여 아파트가 매일 분리되지 않도록해야하며 긴급 조치가 즉각 실행되어야하며 수령 잔고가 허용되지 않아야합니다.

3. 회사의 리더가 파일을 승인 한 후에는 관련 지침에 따라 서명 및 처리를 위해 계약자에게 즉시 전달되며, 결과는 즉시 종합 사무소로 피드백되고 관련 지도자는 종합 사무소를 통해 피드백됩니다. 포괄적으로 감독 업무를 등록하는 일.

4, 파일 순환은 공식적으로 문서의 작업 속도를 엄격하게 등록 절차되어야하며, 각 파일은 일반적으로 서큘 레이터의 손에 하루 이상입니다. 독자는 "기록 보관 인"에게 서명하여 제 시간에 사무 총장에게 제출해야합니다.

5. 여러 부서와 관련된 문서 보관소는 회사 지도자의 지시에 따라 처리 할 수 ​​있도록 주최자에게 제출해야하며, 작업 완료 후 문서를 보관해야합니다.

6. 기밀 유지 시스템을 엄격히 준수하고 아카이브의 기밀성 수준에 따라 관리를 강화하며 아카이브에 명시된 범위에 따라 회람하십시오 부서 또는 개인이 파일 및 누수를 잃을 수 없으며 파일을 분실하면 즉시 순위에보고하고 심각하게 대처해야합니다.

발행자 :

1. 철강 구조 공학부의 공식 문서는 주로 "×× 字", "×× 단어", "×× 工 字"및 "×× 团 字"를 포함한다.

2. 작문 절차에는 초안 작성, 서명, 초안 작성, 발급, 편집, 검사, 인쇄, 등록, 배포 등이 포함되며, 모두 해당 인원이 서명해야합니다.

3. 회사 이름으로 제출 된 모든 보고서 파일과 회사 외부에 제출 된 공식 파일은 모두 비즈니스의 성격에 따라 관리되며, 주무 당국 주최자는 초안을 초안하고 부서 담당자는 초안을 회사 리더에게 제출합니다. 다른 부서에서 파일에 서명해야하는 경우 주무 부서가 관련 부서에 서명 한 다음 회사의 리더십에 서명합니다.

4. 초안은 통일 된 원고 용지를 사용하여 회사의 통일 된 요구 사항에 따라 작성되어야하며, 원고와 첨부 파일과 함께 명확히 작성되어야하며, 회사 지도자가 발행 한 후 주무 부서는 공식 문서 번호를 발급하고 배포하도록 인쇄합니다.

5. 파일, 자료 및 진술서의 인쇄는 관련 규정을 엄격하게 준수해야하며, 해당 부서는 교정을 담당해야하며 타이피스트 및 교정자의 이름은 공식 문서의 끝에 인쇄해야합니다.

6. 문서 게재 후 원고 및 첨부 파일은 주무 부서에 반환되어야하며, 그 사람은 보존, 알림, 제출 및 제출에 대한 책임을진다.

자료실 :

1. 회사는 풀 타임 파일 관리자가있는 아카이브 룸을 구성하고 다른 부서 및 부서는 파트 타임 파일 직원을 설정하고 아카이브 사무소는 중앙 집중화되었습니다.

2. 보관 프로그램에는 수집, 분류, 평가, 정리, 제본, 번호 매기기, 목록 작성 등을위한 프로그램이 포함됩니다. 전용 및 시간제 아키비스트는 아래 단계를 따라야합니다.

모음 : 볼륨의 범위는 아카이브 부서에서 전체 파일 전송 및 수신을 확인하기 위해 결정하며 아카이브 파일은 삭제됩니다.

마무리 : 아카이브 자료의 자연 형성을 따르고 아카이브 간의 유기적 인 연결을 유지합니다. 아카이브 부서는 부서별로 아카이브 분류를 지원하며, 종합 아카이브, 파티 및 그룹 작업, 관리 관리, 재무 관리, 감사, 생산 및 관리, 건설 엔지니어링 등 11 가지 범주로 구분됩니다. 장비 및 도구, 과학 기술, 건축 설계 및 인사 파일.

파일 가치 식별 : 각 부서별로 분류 된 파일은 파일 보존 기간 및 각 유형의 파일 내용의 중요성에 따라 식별되며 보존 가치가 결정됩니다. 아카이브 파일 : 영구, 장기 및 단기의 세 가지 유형으로 구분됩니다.

정리 : 동일한 저장 기간과 동일한 유형의 파일이 발행 시점의 순서로 정렬됩니다. 아카이브 파일은 "조각"이며 요청 및 승인은 하나 일 수 있습니다. 주문 순서는 다음과 같습니다. 배치가 앞에 있고 요청이 뒷면에 있고 전달 된 텍스트가 원본 뒤에 있고 텍스트가 첨부 된 파일의 앞에 있고 텍스트가 앞에 있고 그림과 사진이 뒤에 있습니다. 특별 회의 및 사례 처리와 같은 주제는 별도로 마련됩니다.

바인딩 : 파일은 "조각"에 따라 바인딩됩니다. 영구 및 장기 파일은 금속 물체에서 제거하고 아카이브에 지정된 바인딩 재료로 바인딩해야합니다.

번호 : 아카이브 된 파일의 번호는 파일 번호에 따라 번호가 매겨지며 파일의 첫 번째 페이지 상단에있는 빈 공간에 스탬프가 찍히고 파일 위치를 수정하기 위해 연간, 객실 번호, 조직 및 보유 기간이 채워집니다.

카탈로그 작성 : 보관 된 파일은 동일한 유형의 파일에 대해 같은 부서의 동일한 파일 형식으로 룸 번호 순서로 포장되며 아카이브 파일 디렉토리와 상자 형식 테스트 양식이 하나씩 준비됩니다. 부서 관리자가 검토하고 서명 한 후 아카이브 검사 및 승인 및 파일 전송 절차.

3. 보관 범위 내의 공식 문서는 포괄 성, 질서 및 기밀성을 보장해야하며 보관 자료는 공식 문서의 구성 과정과 비즈니스 관리와 같은 다양한 활동에서 회사의 실제 내용과 역사적 과정을 정확하게 반영해야합니다.

4. 사무국은 회사의 일상적인 경제 관리 업무에서 형성되고, 처리되고, 확인 된 공식 문서, 자료 및 지도력 지침서의 문서와 파일을 조직, 제출 및 적절하게 유지 관리 할 책임이 있습니다.

5. 중요한 회의 (오디오 테이프, 비디오 테이프, 사진 및 기타 관련 자료 포함)로 작성된 공식 문서는 일반 사무실에서 수집, 정리 및 보관합니다.

6. 각 운영 및 관리 업무에서 회사가 결성 한 중요한 아카이브는 관련 규정에 따라 각 부서의 기능 부서에서 수집, 분류 및 점검해야하며 매년 3 월 말 이전에 수집 및 확인되어야합니다. 아카이브 된 자료의 형식화 된 아카이브는 제출되어 부서장이 검토하고 검토 할 수 있도록 아카이브에 제출해야합니다.

7. 회계 연도 종료 후 1 년 동안 재무부에서 당해 회계 연도에 작성한 회계 파일을 임시 보관할 수 있습니다. 보관 기간이 만료 된 후 재무 부서의 짠 회계 파일이 재고에 넘겨지고 부서 관리자가 검토하고 서명 한 후 나중에 참조 할 수 있도록 보관됩니다.

8. 프로젝트 아카이브는 완료 승인과 병행하여 완료되어야하며 기술 부서는 신원 확인 및 아카이브 작업을 조직해야합니다.

9. 장비 및 장비 파일의 포장을 풀고 승인 한 후에는 해당 부서에서 검사하고 승인을 받아 보관해야합니다.

10, & n

Bsp 인원 파일에서 급여 검토, 전문 타이틀 검토, 당사자 및 기타 자료에 합류하는 것은 상급부의 승인을 받아야하며 관련 부서는 10 일에서 20 일 이내에 언제든지 파일을 전송하여 파일을 전송할 수 있습니다.

11. 최신 사무실 수단을 사용하여 컴퓨터로 보관할 수있는 모든 파일은 분기별로 일반 사무실에보고해야합니다.

12. 여러 회의실의 공동 처리와 관련된 문서는 스폰서링 부서에서 원본을 정리하고 보관하며, 다른 부서에서는 사본 또는 다른 형식의 공식 문서를 보관합니다.

사용 : 아카이브 된 파일은 차용을 위해 파일 디렉토리 및 파일 분류 디렉토리와 같은 다른 검색 도구로 컴파일해야합니다.

통계 : 자세한 내용은 첨부 파일 "통계 시스템 아카이브"를 참조하십시오.

양육권 : "일곱 가지 방어"작업과 보관 자료의 기밀 유지를 잘 수행합니다.

파괴 : 자세한 내용은 첨부 파일 "파일 식별 및 파괴 시스템"을 참조하십시오.

둘째, 편지 관리 프로그램 :
1. 지점 인감, 소개 편지 및 영업 허가증은 총무실에서 보관하고 사용하며 모든 인쇄 및 발행 된 서신, 원본 영업 허가증 및 복사본은 포괄적으로 취급해야합니다.

2. 종합 사무소는 편지 쓰기 업무의 정상적인 발전을 보장하고 학대와 허점을 방지하며 인장, 소개 편지 및 사업 면허의 관리를 강화해야한다.

3. 편지의 작업은 상황, 내용, 범위 및 해당 승인 절차와 인쇄 등록에 따라 처리되어야합니다.

4. 회사 법인의 지점은 재정 부서에 보관되어야하며, 재무 업무와 관련된 인쇄를 제외하고는 관련 인쇄 절차를 처리하기 위해 다른 인쇄물을 포괄 사무소로 보내야합니다.

5. 사업 면허의 원본 또는 사본을 사용해야하는 부서는 일반 사무소에 관련 승인 및 등록 절차를 거쳐야합니다. 사업 허가증 원본은 원칙적으로 복사되어서는 안되며 제때에 반환되어야합니다. 사본에는 회사의 공식 인장이 찍히고 "사용 목적"이라고 표시되어야합니다.

소개 편지는 명확하고 구체적이어야하며, 유효 기간, 소개 편지 및 소지자의 이름을 기입해야합니다. 소개서는 스텁과 일치해야하며, 소개 서를 사용하지 않으면 총국에 반환해야합니다. 참고로 고집.

7. 소개 서를 소지 한 사람은 중요 사항을 포함하여 적시에 소개 서의 분실 사실을보고해야하며 사고 예방을 위해 사무실로가는 부서에 통보해야합니다.

8. 징계 인정서 및 공란 입학 통지서를 엄격히 준수하며, 특별한 사유로 공증을받을 필요가있는 경우에는 상사의 승인을 받아야한다.

9. 각 부서의 인장은 부서장이 감독하는 각 부서의 특별 인력이 보관해야하며 인감도 해당 승인 및 등록 절차를 따라야한다.

10. 업무용 사업체가 일반 계약자 회사의 도장을 찍어야하는 경우 부서장은 "인쇄 승인 양식"을 작성하여 관련 인쇄 절차에 대한 일반 계약자 사무실에보고해야합니다.

11. 도장은 방을 떠날 수 없으며, 다른 사람들에게 대여 할 수 없습니다. 도장 및 양육 부서는 깨끗한 스탬프를 확보 할 수 있도록 제 시간에 정화되어야합니다.

12. 회사의 인감, 소개 편지 및 모든 부서의 인장은 단단히 잠겨 야하며 의탁 할 수 없습니다. 관리 불량으로 사고가 발생하면 책임은 적절히 조사되어야한다.

셋째, 공식 메일 메일 프로그램 :
1. 회사의 공식 서신을 우편으로 보내야하는 경우 포괄 사무소에서 처리해야합니다.

2. 일반 공식 서한은 비용 삭감 및 사무 경비 절감의 원칙에 따라 각 부서에서 편지에 따라 발송됩니다.

3. 우편물 발송을 위해 공식 서신이 발송되면 책임자는 수속을 엄격히해야하며 지체없이 당일 배달을 보장하기 위해 종합 사무소는 정시에 처리해야합니다.

4. 대중의 서신에 의해 보내지는 편지는 업무상 필요에 따라 여러 부서에서 보낸 모든 종류의 편지로 제한되며 개인 우편으로 처리 할 수 ​​없습니다.

넷째, 사무용품 및 소모품 사용 프로그램 :
범위 : 회사의 사무실 장비는 사무실 및 주변 장치, 복사기, 팩스기, 스캐너 및 고정 자산 관리를위한 기타 장비에 사용되는 컴퓨터를 의미합니다. 사무용품은 사무용 복사 용지, 펜, 노트북 및 레터 헤드와 같은 값싼 소모품을 가리 킵니다.

목표 : 비용을 절감하고 낭비를 없애려면 회사의 사무용품 및 사무용품을 합리적으로 사용하십시오.

참조 파일 : 본사 행정 사무 장비 관리 규정

1. 사무용품은 필요에 따라 종합 사무소에서 구입하고 감독관이 승인해야한다.

2. 사무용품은 사무소와 구매 부서가 균등하게 번호를 매기고 설명해야하며 각 사용자 부서는 일상적인 유지 보수 및 유지 보수를 담당해야한다.

3, 사무실 장비 손상 종합 사무실에 의해 이유를 찾아, 유지 보수를 문의하고 해당 유지 보수 계정을 설정할 수 있습니다.

4. 사무용품의 폐기는 일반 사무소와 재정부가 공동으로 확인해야하며 잔류 물은 사무소에서 처리해야한다.

5. 사무용품을 사용하는 절차를 엄격히 준수하여 부품을 분해하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.

6. 사무용품은 종합 사무소에서 구입하고 관리합니다.

7. 사무용품은 화요일 아침에 주 단위로 부서의 실제 요구 사항에 따라 처리해야합니다.

8. 특별한 필요가있는 사무용품은 종합 사무소에 사전 등록되어야하며 지도자의 승인을받은 후에 구입해야합니다.

9. 사무국은 지도자의 승인을 득한 후 조달 목록에 따라 사무 용품을 구매하고 구입 한 물품을 계정으로 분류한다.

5. 도서 구매 및 차용 프로그램 :
1. 서적 자료는 부서장이 책 계획을 구입할 준비를하고, 회사의 감독자에게 승인을 위해보고하고 각 부서에서 구입합니다.

2. 책을 구입 한 후 구매자는 장부 및 송장을 일반 사무소로 가져 가서 창고 보관 및 대출 절차를 처리해야하며 송장 서명 후 재무 부서로 가서 관련 상환 절차를 처리 할 수 ​​있습니다.

3. 서적은 회사의 공식 도장, 서적 번호 및 서적 등록과 함께 일반 사무소에서 도장을 찍어야합니다.

4. 종합 사무소는 iso14001 및 ohsas18001의 관련 절차에 따라 관련 도서 및 자료에 "효과적인 버전"장을 첨부해야합니다.

5, 차용인은 책을 돌봐야합니다, 개인적인 이유로 손상, 도서 및 자료의 손실은 가격에 따라 보상해야합니다.

6, 정보 전달 프로그램 :
1. 회사의 상공과 하급 및 여러 부서 간의 상황 교환 및 정보 통신은 기업의 경제적 운영에 중요한 역할을합니다.

2. 본사의 다운 링크에 대한 정보는 종합 사무소에서 확인 및 수집하고 기록을 작성해야하며, 회사의 리더에게보고 한 후 관련 부서를 발행해야한다.

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모든 부서는 상급, 동일 레벨, 하위 레벨 및 해당 부서와의 관계를 진지하게 고려해야하며 관련 정보를받은 후 즉시 기록을 작성하고 관련 부서 및 담당자에게 기록의 내용을 적시에 전달하고 관련 문제를 즉시 처리해야합니다.

4. 부서 간 정보 통신은 회의, 브리핑, 개인 교환 등 다양한 형태로 진행될 수 있습니다.

5. 회사는 건전한 독서 시스템을 구축하고 각 부서는 서면 사본 형태로 회사의 리더에게보고하고 권장 할 수 있습니다. 종합 사무소는 제출 된 서류의 관리를 강화시켜야하며,이를 시행하고 모든 것이 반영되도록해야합니다.