회사 통신 관리 시스템

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제 1 조 :이 시스템은 회사의 운영 및 관리를 개선하고 비용을 절감하며 회사의 다양한 커뮤니케이션 도구 관리를 강화하기 위해 특별히 고안되었습니다.

제 2 조 :이 시스템에서 언급 된 다양한 통신 도구에는 전화 교환 대, 전화 내선, 직통 전화, 팩스기, 휴대폰 및 직원을위한 전자 메일 상자가 포함됩니다.

제 3 조 : 회사의 다양한 커뮤니케이션 도구는 주로 외부와의 의사 소통을 원활하게하고 비즈니스를 촉진하는 데 사용되며 회사의 커뮤니케이션 도구를 개인적인 용도로 사용하도록 권장하지 않습니다.

제 4 조 : 전화 교환의 관리

전화 교환 대에는 관리 부서의 프런트 데스크 직원이 배치되어 있으며 모든 외부 전화는 리셉션 직원에게 맡깁니다. 접수 원의 응답 전화는 표준 용어를 사용해야합니다. 표준 용어는 다음과 같습니다.

외선 전화에 응답 할 때, "Hello! Yinghai Group, 어느 것을 찾고 계십니까?";

상대방이 내선 번호를 말하면 "기다려주십시오!"라고 말해야합니다.

내선 번호가 바쁜 경우 "죄송합니다. 통화 중입니다. 나중에 다시 전화하십시오."라고 말합니다.

프런트 데스크 직원이 내부 전화에 응답하면 "Hello, the front desk"라고 말해야합니다.

제 5 조 : 내선 번호 관리

회사는 각 직원에게 직원의 업무 필요와 전화 내선의 자원을 기반으로 전화 내선 번호를 제공합니다.

직원은 전화 내선의 3 번 고리 내에서 전화를 받아야합니다. 응답 서비스는 간결하고 명확해야합니다. 전화를 받으면 균일 한 정중 한 언어 "Hello, ×××"를 사용해야합니다. 전화로 말할 때, 소리가 너무 커서 다른 사람에게 영향을 미치지 않도록해야합니다.

전화 내선은 일반적으로 장거리 직통 전화 기능을 개방하지 않습니다. 디렉터 수준 아래의 직원이 업무의 실제 요구로 인해 장거리 직통 전화 기능을 열면 서면 보고서를 제출해야하며, 부서 관리자의 사전 검토와 감독자 검토 후 회사의 사장이 오프닝을 승인 할 수 있습니다.

장거리 직통 전화 기능이있는 전화의 경우 직원이 장거리 전화 기능을 관리해야합니다. 장거리 전화는 타인에게 대여 할 수 없습니다. 개인 보상으로 인한 장거리 전화 요금 외에도 전화 연장의 장거리 직통 전화 기능이 중단 될 수 있으며 해당 처벌은 회사의 보상 및 처벌 규정에 따라 부과됩니다.

직원이 장거리 전화를해야 할 경우에는 장거리 전화 신청서를 작성하여 부서장이 검토 한 다음 서명을 위해 행정 부서 관리자에게 제출 한 다음 서명을 위해 프론트 데스크로 보내거나 프론트 데스크에서 전화를해야합니다. 직원의 연장에 관한 것.

장거리 전화를 할 때는 돈을 절약하기 위해 IP 특별 서비스 번호를 사용해야합니다.

회사 전화를 사용하여 채팅하는 것은 금지되어 있습니다. 근무 시간 중에 개인 전화를 걸거나받는 직원은 전화선이 3 분 이상 사용되지 않도록 긴 이야기를해야합니다.

직원이 회사의 전화를 사용하여 전화를 걸거나 음성 스테이션이나 정보 데스크에 전화하여 비영리 기관의 정보를 문의하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.

회사 또는 전화 소유자없이 장거리 전화를하십시오. 일단 개인 보상으로 인한 장거리 요금 외에도 심각한 문제 일 수 있으며 위의 징계 조치는 퇴학 될 때까지 주어집니다.

장거리 직통 전화 기능을 연 직원이 퇴사하면 행정 부서는 즉시 직원에게 장거리 직통 전화 기능을 끄고 동시에 등록해야합니다.

제 6 조 : 직통 전화 관리

국장급 이상의 고위 관리 인력, 회장의 사무국 장 및 총재 보좌역은 업무의 필요에 따라 직통 전화를 신청할 수 있으며, 국내 장거리 전화 기능을 개방해야하는 경우 함께 신청해야합니다.

직통 전화를 신청하고 승인을 얻기 위해 그룹 의장에게보고하십시오.

제 7 조 : 팩스 관리

회사의 팩스 기기는 프론트 데스크에서 관리하며 프론트 데스크 직원은 팩스 처리 책임을 져야합니다.

프런트 데스크 직원이 팩스를 보낸 후 팩스가 옆에 없는지 확인하고 팩스를받은 후 팩스 파일을 즉시받는 사람에게 배달해야합니다.

직원이 업무상 필요에 따라 팩스를 보내면 "팩스 신청서"를 작성해야하며 부서장은 팩스 내용에 대한 사전 검토를 수행하고 승인을 위해 감독자에게보고합니다. 관리자가 승인되면 "팩스 신청서"를 관리 부서의 관리자에게 제출하여 서명 한 후 프런트 데스크 직원이 전송합니다.

기밀성이 높은 파일의 전송을 위해 직원이 개인적으로 전송 한 프런트 데스크 직원이 안내 할 수 있으며 사전에 전화로 수신자에게 알릴 수 있습니다. 누출을 방지하기 위해 회사의 주요 기밀성을 포함하는 파일을 전송할 때 팩스 기계를 사용하는 것은 바람직하지 않습니다.

팩스 전송 및 수신 서비스가 빈번하거나 데이터 송수신에 대한 높은 기밀 요구 사항이있는 부서 또는 개인은 전용 팩스 기계를 신청할 수 있습니다.

직원은 회사 팩스 시스템을 사용하여 개인 데이터 및 파일을 보내고받을 수 없습니다.

제 8 조 : 휴대 전화 관리

회사는 직원을 위해 휴대 전화를 구매하지 않지만 직원이 공무 부담으로 부과하는 휴대 전화 요금에 대해 일정 금액의 상환 한도 기준을 부여합니다.

원칙적으로 그룹 단장급 및 하급 관리자 직급의 일반 직원은 특수 직무 또는 사업상의 필요성을 제외하고는 휴대 전화 요금의 상환을 신청할 수 없습니다.

이 회사는 휴대 전화 요금 청구서에 대해 "직원 급여 신청서, 회사 승인 환급 할당량, 실시간 상환액을 한도 내에서 관리하고 직원의 자급금을 과다 지출"하는 관리 방법을 구현합니다. 즉, 관리자 수준 이상의 관리 직원은 실제 업무 필요에 따라 휴대폰 청구서를 회사에 서면으로 상환합니다. 이 애플리케이션은 직원, 직위 및 비즈니스의 특성뿐만 아니라 회사의 "Mobile Reimbursement Reimbursement Reference Standards Table"을 기반으로 특정 환급 제한을 승인했습니다. 한도액 이내의 휴대 전화 요금의 경우 회사는 실제 상환에 따라 상환해야하며 상환 한도를 초과하는 경우 회사는 한도 기준에 따라 상환하며 초과 지출 부분은 직원에게 재발행되지 않고 개인이 부담해야합니다.

모바일 크레딧 상환 한도를 확인하는 절차는 다음과 같습니다.

관리자 수준 이상의 관리 직원은 실제 업무 필요에 따라 서면 상환 신청서를 작성할 수 있으며 부서장이 확인 의견을 발급 한 후 감독자에게 승인을 요청합니다. 회사의 할당량 참조 표준 내에서 감독자가 직접 승인 할 수 있습니다. 회사의 규정 된 한도 참조 표준을 초과하는 사람들은 회사의 회장이 승인해야합니다.

관리자 수준 이상의 관리 인력의 경우 감독자의 승인 외에도 모든 보고서는 승인을 위해 회사의 사장에게 제출해야합니다.

회장 및 부통령의 휴대 전화 상환 표준은 이사회 의장이 승인합니다.

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