요약 회의 운영 포인트

1. 회의 크기 결정
1) 효율 회의의 규모가 직접적으로 회의의 효율성을 제한합니다. 즉, 회의 횟수가 적을수록 회의 시간은 짧아지고 회의 효율성은 높아지고 반대로 직원이 많을수록 집중하기가 어려워지고 회의 시간이 길어지고 효율이 떨어집니다. 따라서 더 많은 사람들이있을수록 그들이 게으름을 당할 가능성이 높다는 것을 알아야합니다. 따라서 공개 회의 및 개최해야하는 대규모 회의 외에도 가능한 한 참가자 수를 제어해야합니다.
2) 비용 회의 규모와 회의 비용은 비례 관계로 구성되며, 규모가 클수록 인력, 물적 자원 및 재정 자원이 많이 사용되고 회의 비용도 높아진다. 회의 크기를 결정할 때는 먼저 회의의 예상 비용을 고려하여 최선을 다해야합니다. 회의의 명시적인 비용을 고려하는 것 외에도 숨겨진 비용에 대한 예산을 책정해야합니다.
3) 효과 회의의 규모는 회의의 효율성과 밀접한 관련이있다. 일부 회의는 기밀성이 강하며 회의 참가자의 수를 제한하여 회의 내용의 확산을 방지해야합니다. 일부 회의에서는 추진력 형성, 영향력 확대, 결과를 산출하기 위해 일정 규모에 도달해야 할 필요성이 요구됩니다. 장님을 추구하는 것은 부작용과 영향을 미친다는 점에 유의하는 것이 중요합니다.
4) 현장 일반적으로 말해서 저울은 현장을 결정하지만 현장의 제한으로 인해 저울은 제한적으로 제한됩니다. 따라서 회의 규모를 결정하기 전에 현장 조건을 조사해야합니다.
2. 회의 시간 결정
1) 파악해야 할 원칙 회의의 시간은 가장 중요한 세 가지 측면을 포함하여 회의의시기를 정확하게 파악하는 것입니다.
타이밍은 성숙해야합니다. 회의의 목적이 문제를 해결하기위한 것이면 문제를 해결할 시간이 성숙했는지 여부입니다. 이는 회의 주최자가 회의 시간을 결정할 때 먼저 고려해야 할 요소입니다. 문제를 해결하기위한 조건이 완전히 충족되고 시간이 완전히 익었을 때만 회의가 적시에 개최 될 때만 적시에 달성 할 수 있습니다. 타이밍이 늦어지고 조건이 충족되지 않으면 회의를 연기하는 것이 더 바람직합니다. 그렇지 않으면 회의의 효과가 보장되지 않으며 비생산적입니다.
시간 내 개최. 문제가 긴급히 해결되어야하고 조건이 이미 갖추어져있을 때, 회의는 시간이 익은시기에 개최되어야합니다. 드래그하거나 드래그하지 않으면 기회를 놓치고 작업을 지연시킵니다.
회의 시간은 합리적이어야합니다. 적절한 회의 시간은 회의 시간이 의미 있고 회의 주제를 설정할 수 있다는 것입니다. 예를 들어 현충일 기념 행사를 주제로 기념 행사가 열리 며 관련 축제 전야에 축하와 접대가 가장 잘 개최됩니다. 둘째로, 회의의 시간이 일을 촉진시키는 데 도움이된다는 것을 의미합니다. 예를 들어 작업을 요약하고 계획을 수립하는 회의는 작업이 완료된 후 프로젝트 시작 전에 열리 며, 당위원회, 공장 관리자 등과 같은 작업 회의는 대개 월요일 또는 금요일에 예정되어 있습니다. 셋째, 회의 개최의 구체적인 시간은 일과 휴식의 조화에주의를 기울여 그 사람의 신체적, 심리적 법칙에 부합해야합니다.
2) 현시점에서 회의의 주된 지도자, 손님, 라 포터가 회의에 참석할 수 있는지 여부를 알아야한다.
조직 및 회의 준비가 완료 될 수 있는지 여부.
학술 회의, 부드러운 회의, 논증 회의, 청문회 등에서 참가자는 관련 자료 나 자료를 준비 할 충분한 시간을 갖습니다.
회의의 특정 날짜는 참가자의 국가 관습과 일치하지 않거나 참여자의 종교적 감정을 상하게 할 수 있는지 여부와 상관없이 사려 깊은 것으로 간주되어야합니다. 회의 기간이 법률, 규정, 정관 또는 절차 규칙에 의해 명확히 규정되어있는 경우, 규정 된 회기에 따라 엄격히 지켜 져야하며 특별한 사정이 진행되거나 연기 될 수 없습니다.
3. 회의의 길이와 문제의 길이를 결정합니다. 회의의 길이는 회의의 실제 필요에 따라 결정됩니다. 회의의 실제 요구 사항은 일반적으로 그러한 문제를 고려해야합니다.
회의의 의제가 완료 될 수 있는지 여부.
회의의 연설이 충분한 지 여부와 참가자들이 자신의 의견을 충분히 표현할 수 있는지 여부.
회의에 임시 동의가있을 것이며, 동의가 이동하면 토론하고 투표하는 데 상당한 시간이 걸릴 것입니다.
기동 시간을 따로 설정할 필요가 있든간에 그것은 예상치 못한 일입니다.
회의의 실제 요구 사항 외에도 회의 기간은 회의의 비용 및 효율성과 밀접한 관련이 있으며 정상적인 상황에서는 회의 시간이 짧을수록 비용이 낮아지고 효율성이 높아집니다. 따라서 필요성 원칙을 전제로 회의 시간의 적절하고 합리적인 압축은 회의 비용을 줄이고 회의 효율성을 높이는 효과적인 수단입니다.
4. 회의 위치 결정 사무실의 위치는 가장 자연스럽고 사용하기 쉽지만 회의 목적에 가장 적합하지 않을 수 있습니다. 대부분의 참가자에게 이상적인 장소는 가장 짧은 여행 일뿐만 아니라 소음 및 다른 산만 한 요소도 아니며 동시에 일상 업무를 제거하기 위해 사무실에서 벗어날 수있는 것이 가장 좋습니다. 회의 목적을위한 집중력 달성.
회의 장소를 선택할 때 다음 요소를 고려해야합니다.
1) 참가자와 장소 사이의 거리는 국가와 지방으로 나뉩니다. 일부 협회는 다른 나라의 회의에 참석하기에 충분한 시간이나 돈이 없다는 것을 알고 있기 때문에 매년 여러 지역에서 회의를 주최합니다. 컨퍼런스 개최지를 변경함으로써 매년 새로운 참가자들을 흡수 할 수 있으며, 또한 모든 지역에서 공통의 입장을 보입니다.
또한 매년 같은 도시에서 회의를 갖고 싶어하므로 참가자들이 시간과 예산을 적절히 계획 할 수 있습니다.
2) 호텔과 장소 사이의 거리 선택된 회의 장소에 회의 장소와 객실이 모두있는 경우 회의 주최자는이 문제를 고려할 필요가 없지만 회의가 회의 센터에서 개최되는 경우이 문제는 매우 중요합니다. . 참가자가 호텔과 장소 사이를 여행하는 데 필요한 시간이 실제 거리보다 더 중요하므로 참가자가 특정 장소와 날씨 조건에 따라 평균 두 장소를 오가는 데 걸리는 시간을 고려해야합니다. 이 거리가 적합한 지 여부를 고려하는 것이 적절한가요? 효율적인 대중 교통이 있습니까? 아니면 컨퍼런스에서 왕복 교통을 제공해야합니까?
3) 회의 전후 여행과의 관계 회의 전후의 여행은 대개 회의 주최자의 고려 대상이 아니므로 회의 장소 선택시 무시할 수 있습니다. 중요한 질문은 참가자가 여행을 떠나게할지 여부입니다. 이 요소를 고려하면 회장은 주요 기차역 및 공항과 가까워 야하며 사전 회의 여행은 편안하고 합리적으로 이루어져야합니다. 참가자 중 대부분이 현장에서 회의 장소로 이동하는 경우 관련 계획을 회의 계획에 반영해야합니다. 이것의 가장 큰 장점은 참가자가 일반적으로 회의가 끝날 때까지 주장하면서 중간에 종료하지 않는다는 것입니다. 참석자가 회기없이 직접 갈 수있는 도시에서 회의 장소를 선택하는 것이 가장 좋습니다. 때로는 중도 이동이 불가피합니다.이 경우 여행 스케줄은 참가자의 유연성과 추가 어려움을 수락 할 수있는 자신감에 달려 있습니다.
4) 여기에서 회의를가 본 적이 있습니까? 회의 주최자가 여기에 참여합니다. 외부 계약자 인 경우이 스폰서 또는 다른 스폰서를 위해 선택한 회의 장소를 사용할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 회의 장소를 잘 알고 직원 중 일부를 알 수 있습니다. 그러나 많은 회의 장소에서 직원의 흐름이 매우 빈번하기 때문에이 이점에 너무 많은 희망을 두지 마십시오. 내부 계약자 또는 외부 계약자와 관계없이 회의 주최자가 이전에이 회의 장소를 사용했는지 여부는 분명해야합니다. 당신이 그것을 사용한 적이 있다면 과거의 경험은 무엇입니까? 스폰서는 만족합니까? 참석자들은 회의장에 대한 의견을 남겼습니까? 주최자가 마지막으로 사용한 이후로 회의장에는 어떤 일이 일어 났습니까?
귀하 또는 회의 주최자가 과거에 회의 장소를 사용한 경우에도 여기에서 회의를 개최했는지 다른 사람에게 물어 보는 것이 좋습니다. 장소에서의 당신의 경험은 즐겁거나 불만족 스러우며, 한사람 만 혼자만 결정할 수는 없습니다. 회의 장소를 두 번 이상 사용했다면 다른 사람들에게 조언을 구할 필요가 없을 수도 있습니다.
다른 사람들의 의견은 귀하의 판단에 도움이되지만 참조 용으로 정확한 데이터로 사용할 수는 없습니다. 선과 악의 경험은 개인의 특성, 구체적인 회의 계획 및 귀하와 다를 수있는 유사한 요소를 반영 할 수 있습니다. 항상 사용중인 회의 장소는 만족스러운 고객의 증거를 제시하거나 적어도 해당 고객의 이름, 주소 및 전화 번호를 제공 할 수 있습니다.
5) 렌터카 서비스가 있습니까? 일반적으로 참가자는 회의 중에 운전할 필요가 없지만 응급 상황에 대비하여 렌터카 서비스를 원하는 참가자도 있습니다. 자동차 렌트 회사는 사업을 인수하기 위해 현지 공항이나 다른 곳에서 사무실을 개설 할 수 있지만 자동차를 언급해야 할 곳을 반드시 언급해야합니다. 회의 장소가 일부 국립 공원이나 역사 유적지 근처에있을 수 있기 때문에 자동차 대여는 회의 전후의 여행 중에 매우 중요합니다.
6) 어떤 오락 활동 참가자가 오락 활동에 관심이 있는지, 그래서 회의는 또한 기획 과정에서 오락 시간에 더 많은 관심을 기울입니다. 회의 일정에서이 시간 동안 해당 활동은 종종 공백으로 표시됩니다. 엔터테인먼트 시설에 관심이있는 미팅 장소를 선택하는 경우, 최대한 활용해야합니다. 일부 대형 호텔 및 컨벤션 센터에는 테니스 및 볼링과 같은 실내 엔터테인먼트 시설이 많이 갖추어져있어 날씨가 좋지 않을 때 참가자가 즐겁게 참여할 수 있습니다.
모든 공연이 회의 장소에서 이루어지는 것은 아닙니다. 주최자는 경기장 근처에서 골프 코스를 선택하여 참가자를위한 엔터테인먼트 장소로 사용할 수 있으며, 참가자를위한 특별 조치를 마련하고 교통편을 편리하게 이용할 수 있습니다.
특별 연회 활동에는 요금이 부과 될 수 있지만, 일반적으로 참가자에게는 이러한 수수료가 면제됩니다. 회의 도중 주최자는 일부 호텔의 수영장을 무료로 사용할 수 있다고 발표했는데, 이는 숙박 한 호텔과 관계없이 주최자가 무료로 발표 한 수영장을 이용할 수 있다는 인상을 참가자들에게 줄 것입니다. 많은 사람들이 수영장을 이용하여 룸 키를 요구할 때 당혹 스러울 것이며 최종 결과는 당혹 스러울 것입니다. 따라서 주최자는 이러한 세부 사항을 고려해야합니다.