公文主題詞應當規範化

公文主題詞應當規範化

使用計算機實施文書檔案一體化管理，要求公文主題詞必須規範化。它是機關文書立卷、檔案著錄的基礎，是機關文檔一體化、標準化、自動化的重要內容之一，直接關係到文書與檔案管理現代化的進程。
目前，由於對公文主題詞的標引尚缺乏統一的規範化管理，文、檔主題詞表要求不一，隨意性和盲目性較大。加之有些行文者責任心不強，導致公文主題詞標註不全、不準，甚至有不標註的現象，給文書立卷、檔案著錄帶來不便，阻礙了辦公效率的提高，減緩了計算機管理套用於文檔工作的進程。
一、公文主題詞規範化的作用
規範公文主題詞對文檔一體化科學管理起著重要作用。
公文主題詞在文書立卷中的作用。過去行文時不標註主題詞，文書立卷往往靠傳統的方式按檔案標題分類。由於有的檔案標題對問題概括不夠準確或概念不規範，文書在篩選酌定類別、擬寫案卷標題過程中費時費力，不利於規範管理。而規範的主題詞用於文獻標引和檢索，能具體反映檔案的中心內容，在文書立卷分類和擬寫案卷標題時，以主題詞相關詞語為依據，很容易確定不同類別標題的內容，即使是從事文書工作時間短，業務不是很熟的人，也能做好文書立卷的分類和擬制案卷標題工作。公文主題詞在文書立卷中，對提高工作效率及質量，實現機關辦公自動化，將起到積極的推動作用。
公文主題詞在檔案著錄中的作用。檔案著錄標引工作費力、難度最大的環節，無非是主題詞的選擇。完成一張著錄卡片，一般需要3-8個主題詞。剛開始著錄的人員，著錄一張卡片對主題詞的選擇需要5-20分鐘的時間，這是目前著錄工作進展緩慢的主要原因。而依據公文規範的主題詞著錄標引，是解決這個問題最有效的方法。因為公文主題詞的規範性，為檔案著錄中主題詞的選擇提供了正確可靠的依據，任何人只要掌握著錄格式，明確著錄項目，即可輕而易舉地照錄題詞，完成著錄工作，可以提高著錄速度4-8倍，質量也能夠得到保證。
二、公文主題詞規範化的對策
公文主題詞表要統一標準。“沒有規矩，不成方圓”。要做好公文主題詞的選擇，必須有統一標準的主題詞表，文、檔主題詞表要統一，就是公文主題詞表要與檔案著錄主題詞表相一致，中央與地方統一執行一個標準的主題詞表，杜絕隨意和盲目確定主題詞。
公文主題詞的確定要嚴格把關。公文主題詞的確定是一項具體、細緻的工作，來不得半點馬虎。領導要重視這項工作，應該反覆強調，督促檢查，嚴格把關。對公文的主題詞選擇不準、不完整、不標準的要及時糾正，絕不姑息遷就，將問題解決於平時工作中，嚴把公文主題詞的選擇關。
標引公文主題詞的人員素質要高。公文主題詞來源於檔案，高度概括了檔案的內容特徵，充分反映了檔案的主題思想。而選擇公文主題詞則是一項技術性、知識性很強的工作，不僅要準確，還要簡短、扼要、醒目。這就要求公文的起草者要掌握公文主題詞知識，有較高的業務水平和豐富的實踐經驗。同時還要有高度的工作責任心，切不可敷衍了事。只有這樣確定的主題詞才能做到有據可依，經得起推敲。