立卷整理歸檔制度

一、文書立卷整理是機關文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內勤人員進行負責。
二、本所檔案應編制整理類目，認真執行檔案管理辦法規定。
三、檔案質量應遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案的有機聯繫，區別不同價值，一事一件，便於保管和利用。
1、歸檔檔案、材料的種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整，字跡模糊或易退變的檔案應予以複製；
2、歸檔檔案以件為單位，一般以每份檔案為一件，檔案正本定稿為一件，正文與附屬檔案為一件，原件與複製為一件，轉發件與被轉發件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件；
3、盒內檔案材料應按先批覆後請示，先正件後附屬檔案，先印件後定稿的次序排列；
4、盒卷內檔案應除去金屬物，已破損的應予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機裝訂並依次編頁號或件號；
5、填寫盒內目錄和備考表應符合有關規定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；
6、聲像檔案套用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內容和責任者。
7、實物檔案套用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類；
8、會計檔案由財務部門收集齊全，按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷，裝訂成冊，並在每冊封皮上註明保管期限，在財務部門管理一年後移交檔案室，並編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份；
9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗收後移交檔案室；
四、文書書寫要求
1、書寫材料套用碳素墨水、藍黑墨水，除特殊行業規定外不能使用鉛筆、原子筆、純藍墨水、複寫紙等。
2、文字書寫一律從左至右橫寫。