前台文員工作職責和服務規範

前台文員職責：
1．負責前台服務熱線的接聽和電話轉接，做好來電諮詢工作，重要事項認真記錄並傳達給相關人員，不遺漏、延誤；
2．負責來訪客戶的接待、基本諮詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規範，保持良好的禮節禮貌；
3．對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，並於第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；
4．負責公司前台或諮詢接待室的衛生清潔及桌椅擺放，並保持整潔乾淨；
5．接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作；
認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務。
前台文員服務規範：
造訪：
客戶或來訪者進門，前台馬上起身接待，並致以問候或歡迎辭。如站著則先於客人問話而致以問候或歡迎辭。
單個人問候標準語如下：
「先生，您好！」或「先生，早上好！」
「小姐，您好！」或「小姐，早上好！」
「您好！歡迎來到「秘書工作」公司。」
來者是二人，標準問候語則為：
「二位先生好！」
「二位小姐好」
「先生、小姐，你們好！」
來者為三人以上，標準問候語則為：
「各位好！」或「各位早上好！」「各位下午好」
「大家好！」或「大家早上好！」「大家下午好！」
對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：
「x先生好！」
「x小姐好！」
對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用「單個人問候標準語」並看到客戶點頭或聽到客戶跟說「你好」之後，還可選用如下標準問候語：
「先生，我記得您前不久來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！」
a)引導客戶或來訪者到諮詢廳就座，遞上茶水，送上公司行銷宣傳資料；
b)當場解答或電話通知相關業務接待人員出現，介紹時先介紹主人，後介紹客人；
c)引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，並隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；
d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入後，回手關門；
e)介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。
當值前台為女性，著職業套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。
禁忌：頭髮髒且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛生。
電話：
1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；
2．聽話時先問候，並自報公司、部門。標準語如下：
「您好，「秘書工作」公司！」或「您好，這裡是「秘書工作」公司！」
對方講述時留心聽並記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨後根據對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。
諮詢家裝業務：先生，關於這方面情況，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務吧，他可以全面、專業地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。
聯繫業務：與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員；無關聯業務，則直接回答：先生，我們公司現在沒有這方面需要，請您聯繫其他公司吧，謝謝！
找人：先生，您找的x先生名字叫什麼？您跟他預約了嗎？請您稍等。
不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，並馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人；
通話簡明扼要，不應長時間占線。
結束時應說「謝謝！」，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。