部門會議

一、部門會議的基本特點
1。部門會議是公司或企業各個部門內部召開的會議
2。通常是由部門主管召集，由部門的成員參加，有時邀請上級領導列席
3。會議的內容多是總結上一階段本部門的工作，並圍繞整個公司的規劃與總體計畫對下一階段的工作進行安排
二、如何提高部門會議的效率
1。會前
確定會議的目的並儘早告知參會人員。讓參會人員儘早知道會議目的，使其對會議所要討論的內容有所準備，可以提高會議的有效性。選擇合適的開會時間和地點會起到意想不到的作用。
會議時間和地點的恰當選擇往往是常被忽視的一個前置作業，會議召集人不能隨意制定一個開會的時間與地點，就要與所有的人配合，否則，「因故不能出席」的理由就會接踵而來。
選擇合適的會議方式也是提高會議成效的手段。部門會議採取的會議方式通常是集思廣益式會議。這是最常見的一種會議方式。
2。會中
一個好的開場白，往往不僅有畫龍點睛的作用，也能引發討論，也可以說是成功會議的基石。開場白是一段系統、簡潔、審慎、有明確宗旨的3分鐘～5分鐘的講話。其內容應包括開會目的、已知的重要資料及其議事方式。
好的開場白應符合的條件：
讓與會者清楚地知道開會的目的及程式。
讓與會者知道為何請他們來開會。
預先提示，避免討論和主題不相關的內容。
取得與會者對會議進行方式的認可。
會中最好有「扮黑臉」者。為了提高議事質量，主席可以指定一人在會中「扮黑臉」。其主要任務是提出反對意見，以幫助發言者修正其觀點。之所以在會中有人「扮黑臉」很重要，是因為許多下屬不敢提出跟上司相反的意見，甚至以為多說多錯，所以，把所有的問題都合理化，不加選擇地接受多數人的意見。尤有甚者，還會給其他提意見或建議的人帶上不肯合作的帽子，如此只會造成議事質量低的惡性循環。
「扮黑臉」者的秘訣
可以在批評之前，讓大家知道其角色定位。例如：
「如大家所知，我的工作是適時提出問題。我相信任何觀察力敏銳的與會者都會發現，「秘書工作」的發言缺乏證據。我不是在反對大家的意見，可是我們卻又不能忽視……」
通過一個有權威的與會者道出自己的批評。
常用「我們」而非「我」來陳述意見。
注意化解意見衝突。與會者本身若能自行化解意見衝突，則創造高效率的會議就不會是件難事。必要時，主席應公開處理互相衝突的意見，但要極力避免和與會者的對立。以下介紹幾種避免和化解意見衝突的辦法：
第一，闡明開會期望。
衝突的發生通常是有兩個或兩個以上的意見太過迥異，提議人都會視對方為其主張的障礙。其實這種情況的發生常是由於雙方對彼此意見一知半解所致；另外，這也與主席不當的會議主持方式有關，也就是僅聽取單方面意見，如此自然會造成不同意見者的反感。為避免此種情況，有以下幾點建議：
請發言者再簡短清楚地陳述一遍意見。
找出不同意見的相通點。
將會議期望再明確說一遍，看何種意見更比較符合此期望。
指出最不符合此期望的意見為哪一條。
第二，要求發言者提供更有力的佐證。
這是化解衝突的另一個辦法。主席可以將意見牴觸的部分整理出來，並要求發言者提供更有力的佐證。例如，向持反對意見的與會者要求：「你可以提出足夠的證據說明這個意見不合適嗎？」這樣的問題不僅有助於緩解緊張的氣氛，也能幫助與會者提出更具體的意見。
第三，就事論事，不要就人論事。
v避免將衝突發生的原因歸咎到人的因素，而是要找出使意見僵持不下的環境因素。主席對不同的意見以及可能對立的雙方都要適時安撫及協調。
第四，尋求其他解決方法。
儘可能找出其他解決方案，是化解衝突的一個辦法。在此，提供一個可能的方法，即把意見牴觸的部分，分解成幾個小衝突，再分別找出其解決辦法或折中方法。
第五，轉移話題或暫時休息。
會議因衝突而不得不停下來時，可以適時轉換話題。例如：主席再解釋一次會議的期望和已經達成的共識，或暫時休息讓大家再好好想一想，也可以請第三者來調停衝突，但千萬不要賭氣地獨斷專行作決定。
第六，會前預先排除衝突。
當主席知道會中可能發生意見相左且意見雙方不可能讓步時，有必要在會前與這些人進行溝通。假如還是無法化解不同意見，主席有必要表達對兩者皆不滿意的態度，請大家再好好思考一下。但同時也要避免讓與會者覺得，不滿意的態度是衝着某一個人而來的。