會中工作

本文講述的是日常工作會議主要流程之二：會中工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳請請閱讀本文。1．會議簽到
按會議簽到工作的基本要求完成會議的簽到工作。
為了隨時掌握報到人數，要認真做好籤到工作。
秘書人員在會議召開前應準備好籤到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。
1)簿式簽到
簿式簽到是指與會人員到會時，在簽到簿上籤上自己的姓名、單位、職務等內容，以表示到會。簿式簽到方式簡便易行，但容易在會場門口造成擁擠現象。因此，簿式簽到方式比較適合於小型會議或慶典性會議。
2)卡片式簽到
卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預先印製好的卡片提前發給與會者，入場時，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會者進入會場時，手持事先領取的磁卡，送進電子簽到機里，簽到機便即時將其姓名、號碼等內容輸入計算機，與會者入場完畢後，簽到情況便立即在計算機螢幕上顯示出來。卡片式簽到方式適用於較大型會議。
2．協助正確使用會場設備並發放會議用品
會場內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備以及必要的安全設施等。秘書人員應當會使用錄音、攝像等設備，秘書人員還應提供會場用品，包括發放會議所需文具，隨時提供主席台與會場人員飲用的茶水、飲料等。
3．協助完成與會人員的食宿安排
與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會議召開前食宿工作都已準備就緒，但與會人員到會後，仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見，秘書人員應當虛心聽取這些意見，儘可能滿足與會者的要求，做到主動熱情服務。例如，有的與會者由於種種原因提出調整房間的要求，秘書人員應儘量給以調換，實在做不到的，也應耐心給予解釋，並表示歉意；有的與會者可能對飲食不習慣而提出意見，也應儘量改進。總之，應儘量採納合理的意見要求，並給以滿足。
4．會議記錄
1)為會議記錄做好準備工作
作為一個秘書，應在會議期間做好記錄和筆記，擔任好會議的記錄員。會議記錄員應協助主持人進行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務必準確、完整和條理清楚。
準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。
準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄。
要備有一份議程表和其他的相關資料檔案，需要核對相關數據和事實時隨時使用。
提前到達會場，了解與會人員的座點陣圖，便於識別會議上的發言者。
在利用錄音機的同時必須手工記錄，這樣可以防止錄音機中途出故障。
2)會議記錄的內容
會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。
與會者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最後。
會議過程。宣讀上次會議記錄、在會議記錄中產生的問題、通信情況、一般事務，決議應包括會議上的確切措辭、其他事務——按在會上進行的順序記錄、下次會議日期。
主席、記錄員簽名。
3)會議記錄的方法
會議記錄的重點應將主要討論的觀點、決議、決定，重要的聲明、修正案內容、結論一字不漏地記錄下來，而其他的內容可簡要概括地記錄。
漏記的內容可事先做出記號，然後對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發言者重複內容或對某一術語做出簡要的解釋。
與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。
4)會議記錄的修改
在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經他簽字批准。
如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經會議批准，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。
會議記錄一經簽名，任何地方都不能再做改動。
5)會議記錄的要求
真實。正式的會議記錄具有法律效力，要確保內容的真實可信，準確無誤，一旦會議主席簽名和全體成員通過，就不得再改動。
完整。會議記錄必須體現會議的實際進程，要將所有要點完整地記錄下來，不能遺漏。
簡潔。會議記錄不同於一份詳細報告，而是將會議進程以簡明扼要的形式表達出來。
準確。會議記錄應做到條理清楚，內容表述要準確無誤，不能含糊，不能有任何內容錯誤。
6)會議記錄的結構與寫法
會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。
標題。
①會議名稱+文種，如「「秘書工作」集團公司第三屆董事會會議記錄」。
②文種，如「會議記錄」。
正文。
正文的結構是：首部+主體+結尾。
①首部。會議概況，包括會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人簽名等。以上6項應在主持人宣布開會前填寫好。
②主體。會議內容，包括以下內容。
會議議題如果有多個議題，可以在議題前分別加上序號。
發言人及發言內容。記錄每人的發言時都要另起一行，寫明發言人的姓名，然後加冒號。
會議決議。決議事項應分條列出。有表決程式的要記錄表決的方式和結果。
③結尾。另起一行，寫明「散會」，並註明散會時間。
尾部。
右下方寫明「主持人：」、「記錄人：」。
例文
天地公司項目會議記錄
時間：6月10日上午9:00
地點：公司第一會議室
出席人：各分公司與直屬部門經理
主持人：趙亮
記錄：董晴
一、主持人講話：今天主要討論一下前期工作的問題。
二、發言：「美廉娛樂城」的興建立項以及如何開
第一分公司齊總：該項目的選址應定位在亞運村以北，清河以南……
第二分公司劉總：該項目應以體育健身為龍頭，帶動其他餐飲娛樂項目。
市場部郭總：匯報市場調查與預測的結果。
財務部黃總：匯報公司的資金狀況。
技術部王總：匯報建築項目投、招標情況。
三、決議：
～
四、散會
5．編寫會議簡報
會議簡報反映會議進程、動態和主要問題，旨在協助領導掌握會議的全局和主要信息，以便及時指導，開好會議。寫會議簡報要做到簡要明確，迅速及時。
簡報的結構是：報頭+報核+報尾。
1)報頭
報頭設在第一頁的上方，與正文部分隔開。約占全頁三分之一的位置，下邊用橫線。報頭有如下內容。
簡報名稱。一般用套紅印刷的大號字型，如有特殊內容而又不必另出一期簡報時，就在名稱或期數下面註明「增刊」或「××專刊」字樣。秘密等級寫在左上角，也有的寫「內部檔案」或「內部資料，注意保存」等字樣。
期號。寫在名稱下一行，用括弧標註。
編印單位。在期號下、間隔線上居左書寫。
印發日期。寫在與編印單位平行的右側。
再下面，用間隔橫線將報頭與報核隔開。
2)報核
即簡報的中間部分，主要結構是：+標題+導語+主體+結尾。
按語。部分簡報在標題上端加注編者「按語」，以說明編髮這份簡報的目的，或對文中所列事項進行評價。
標題。簡報的標題類似新聞的標題，要揭示主題，簡短醒目。
導語。簡報的導語應簡明扼要地概括全文的主旨或主要內容，給讀者一個總的印象。導語一般有4種寫法：提問式、結論式、描寫式、敘述式等。導語一般要交代清楚誰、什麼時間、幹什麼、結果怎樣等內容。
主體。即簡報的主要內容。用足夠的、典型的、有說服力的材料將導語的內容加以具體化。
結尾。或對主體部分進行歸納和概括，或提出希望及今後的打算。
3)報尾
在簡報最後一頁下部，用間隔橫線與報核隔開，橫線下居左寫明傳送範圍，最後在間隔橫線下居右的括弧內註明共印多少份。
例文
鐵通公司××分公司
會議簡報
第期
鐵通××分公司辦公室

編者按：6月13日，鐵通公司總部召開了貫徹信息產業部精神文明建設及行風建設領導小組會議精神的電視電話會議，這是鐵通公司成立以來召開的精神文明建設和行風建設的第一次電話會議，會議內容很重要。本期《情況簡報》轉發「秘書工作」副書記的講話要點，望各單位接到《情況簡報》後立即著手這方面的工作，待公司總部正式發文後，分公司再根據實際情況做出具體安排。
會上鐵通公司副總經理「秘書工作」傳達了會議精神及信息產業部精神文明建設領導小組和行風建設領導小組下發的關於規範市場秩序，深化創建活動的檔案。鐵通公司黨委副書記「秘書工作」就如何貫徹會議精神做了重要講話，他提出4點意見。
一、提高認識，統一思想，把精神文明建設當作企業的一項重要工作來抓。
二、結合實際，突出重點，抓好當前精神文明建設的重要任務。
三、運用媒體，抓住典型，把精神文明創建活動引向深入。
四、加強領導，形成機制，把精神文明建設落到實處。
最後再次強調，開展這項活動，一定要和建黨80周年活動以及公司上下正在開展的主題活動結合起來，統一起來。在通信工作會議上已經形成了這樣的共識，即鐵通公司的思想政治工作要緊密地圍繞企業效益最大化來展開，所以，凡屬政治工作的內容，都要緊密地結合企業的經營、生產與管理活動，避免「兩張皮」，克服「假、大、空」。
送：××辦公室、公司各部
6．做好會議值班、保衛工作
會議值班制度要健全，人員要堅守崗位。中大型會議一般要有會務秘書堅持24小時值守，以保證會議順利結束，並隨時應付各種突發事件。
①在會議中協助蒐集有關情況，整理檔案和資料，傳遞各種信息。
②要控制與會議無關人員隨便出入會場，特別是保密性較強的會議，更不能讓外人隨意進出。
③手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題時，及時與之聯絡、請示。
④要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等後勤服務部門主管人員的電話通訊錄。
⑤要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。
⑥必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者提供各項具體的服務。
⑦做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。
⑧必要時，應建立主管領導帶班制度。
2)會議保衛工作。會議安全保衛應包括如下內容。
①與會的重要人員人身的安全保衛。
②會議重要檔案的保衛。
③會場和駐地的保衛。
④會議的各種設備用品的保衛。
⑤與會者私人貴重物品的保衛。