外貿信函的實例

例一：    150 Kensington Road    Brooklyn，New York 12②，N．Y．③    June 10 1985    例二：    Established 1900    TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE    SS：    CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO    Ref．No．  CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：    March 16 1982 ALL CODES    RENTLEY』S PRE    FERRED    註：實例中央上面Established 1900是指該公司創立於1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被採用。中間大寫的是公司名稱「芝加哥信封公司」和公司所在地「伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號」。左邊的細小字是電話號碼，Ref．No是「信件編號」，其用途是便於索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為「索引號碼」。右邊的細小字電報掛號，用於發收電報。這個公司只有「ENVELOPE CHICAGO」二個字就夠了，其手續費和電報費均能節省。即「使用電訊密碼簿」。即「在所有密碼簿中，請選用密碼簿」。    例三：    17．Philpot Lane，London，E．C．①3，    25 April，1991    寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫為「2ndMay，1995」按美國習慣是「May 2，1995」。    收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：    Messrs．Allen ＆ SonPty，Ltd．，    155，Flinders Lane，    Melbourne，    C．①1．    Australia    March 16，1991    Messrs．Smith ＆ James，Inc．    500 Nort    on Bldg．    Seattle 4，Wash    U．S．A    寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。    稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這裡所指的稱呼，相當於中文書信「敬啟者」，例如：    Dear Sir Dear sirs，    Dear Madam，Dear Ladies，    Gentlemen： Dear Mesdames，    Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen：    在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen和Dear sirs二種。可見，在商貿英文書信的稱呼中，由於在「稱呼」前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dear sirs或Gentlemen即可。只有在雙方關係較為密切時，才加上人名，如Dear Mr．Small。在這裡，Dear Sirs就相當於中文信件的「敬啟者」之類的禮節性用語，是公文中常用的，不宜直譯為「親愛的先生」。另外，由於英、美習慣的不同，還要注意在「Dear Sirs」之後，通常用「，」號，而美國式「Gentlemen」之後，則套用「：」號。    正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個「C」，即禮貌、簡潔、明了、正確和完整，以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的齊整格式。同時，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿英文書信原則上應符合「一事一信」的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敘述，以利於所談事情能及時得到處理。    結束語。是指在正文之後，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最後一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yours truly，Yours sincerelyYours faithfully，等等。    在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中，還可用Yours most Cordially或Yours respectfully等。    簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當於我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用於個人簽字，通常是既有簽名，又有列印名，以便易於辨認簽名；第三行常用於簽名人的頭銜。例如：    Yours truly，    FIDELITY TRADING CO．ING．        H．B．Haslehurst    General Manager    Very truly yours，    I．T．INPORMATION        Director h    ose M．Net    Very truly yours，    UNITED EXPORTERS COMPANY        Max de Hes    Very truly yours，    LEWERS ＆ COOKE，LIMITED        E．W．Twelmeyer    Purchasing Department    Very truly yours，    STERN，MCRGENTHAU     ＆ CO．，INC．        Edward N．Megay    Machinery Division    在商貿英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是列印的，也要親自簽名。在簽名後列印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。    商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外，有的信還要註明收發信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附屬檔案等，都有其固定的位置。如下圖：    發文編號    收文編    號    信頭    日期    收信人名址    特別指定閱信人    稱 呼    書信主題    正 文    結 尾    簽 名    附 件