當前民商事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序的調查報告

當前民商事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序的調查報告

訴訟文書材料是訴訟檔案形成的重要依據，其排序是否規範直接影響訴訟案件裝訂歸檔和訴訟檔案的利用。現行民商事一審案件卷內材料排序是按照1991年最高人民法院關於《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中民事一審「訴訟文書材料的排列」規定的卷內目錄的內容進行操作的。隨著民事審判大格局的形成，民事一審卷內目錄內容已顯現出一些不足。為進一步規範訴訟文書材料的排序，便於訴訟案件裝訂歸檔和檔案的利用，筆者通過相關調查研究，針對現行民商事一審案件卷內文書材料歸檔排序中存在的問題，並根據相關的法律法規，結合自身的工作經驗，對如何改進民商事一審案件卷內目錄內容及排序提出拙見，欲以司法同仁探討。

一、基本情況
1.《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》施行前，卷內材料的排序隨意性大。
2.《歸檔辦法》施行後至1997年，按照「訴訟文書材料的排列」規定，民事、經濟案件按照卷內目錄內容排序裝訂歸檔，卷內材料較為有序。
3.1998年，開始探索民事經濟審判方式改革，民事、經濟案件根據審判方式改革的需要，先後增加了「當事人訴訟須知」、「舉證須知」、「當事人權利義務須知」、「限期舉證通知書」等《歸檔辦法》中卷內目錄排序所沒有的材料，而卷內目錄的排序內容沒有變，審判人員隻是將新增材料隨意裝入卷內或附卷。
4.2002年，根據《最高人民法院關於民事訴訟證據的若幹規定》及程式法的相關規定，先後又增加「人民法院民事訴訟風險提示書」、「當事人送達地址確認書」、「證據交換通知書」、「轉換程式通知書」、「證據交換筆錄」、「追加當事人通知書」、「申請證人出庭、證據調查及批復」、「領取裁判文書通知書」等原卷內目錄排序中所沒有的內容。對此，在不改變《歸檔辦法》排序原則的基礎上，審判人員把出現的新材料按卷內目錄中相應的內容穿插排列，但很不規範。
二、卷內文書材料排序中存在的突出問題
《歸檔辦法》中「民事一審卷內目錄」與當前民商事一審案件卷內文書材料存在著脫節和不符現象，主要表現在：
1.《歸檔辦法》中「民事一審卷內目錄」有相當部分內容已不適應司法改革發展的需要。大民事格局形成以前，民事案件與經濟案件屬不同類別的案件，民事卷內的目錄內容隻有20項，經濟卷內的目錄內容有26項，二者內容完全相同之處隻有6項，不同之處有22項。隨著大民事格局的形成，經濟案件與民事案件統稱為民商事案件，而目錄內容無論是20項還是26項，均不適應當前民商事案件訴訟文書材料歸檔的需要。
2.大民事格局形成後，《歸檔辦法》中「民事一審卷內目錄」不能體現民商事一審案件卷內訴訟文書材料的新特點。隨著審判方式改革的深入，新增加了一些新的訴訟文書材料，如：立案時除了原有的受理案件通知書外，出現了立案審查、審判流程管理信息表、當事人訴訟須知、人民法院民事訴訟風險提示書、廉政監督卡、當事人送達地址確認書等；《證據規定》施行後，當事人依據《證據規定》申請法院調查取證、申請證人出庭作證等，法院根據當事人的申請作出答復的材料；經當事人申請、對於證據較多或者復雜疑難的案件，法院在開庭審理前要進行證據交換製作的證據交換筆錄；轉換程式通知書等與案件相關聯又必須附卷的相關材料，但卷內目錄又沒有這些內容。因此，卷內目錄急需增加這些新內容，以體現審判方式改革的新特點。
對訴訟文書材料的排序不重視
筆者經過調研發現，審判人員對卷內訴訟文書材料的排序問題重視不夠，沒有考慮卷內材料排序管理的規範性問題、排序裝訂的效率問題、以及訴訟檔案的利用問題，致使當前檔案裝訂的卷內文書材料排列順序隨意性大，出現零亂無序、不規範的現象，直接影響了檔案的質量和利用效率。
做法不統一
民事審判大格局形成後，對於民商事一審案件中出現的新材料、新訴訟文書，雖然採取了相應措施，但做法不統一，主要表現在：
1.有的分散放在卷內目錄的位置。雖然在卷內目錄反映了材料名稱，但顯積分散、零亂。
2.有的放在與卷內目錄相類似的位置，所作的調整不夠完整。雖對增加的一些新材料，如：「立案審查、審判流程管理信息表」，「當事人訴訟須知、人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡」、「延長舉證期限、調查收集證據、證據保全、證人出庭作證、重新鑒定的申請及法院的通知書或決定書」在「民事一審卷內目錄」作了一些修訂，但不夠完整，排列順序不統一。
三、改革民商事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序的建議
為了規範訴訟文書材料的排序，更好地發揮訴訟檔案為審判工作和其他工作服務的作用，筆者經過調查研究，結合相關法律法規的規定及自身的工作經驗，對民商事一審案件訴訟文書材料卷內目錄排序問題提出如下建議：
民商事一審案件卷內目錄的內容
筆者認為，民商事一審案件卷內目錄除了內容相同的6項應當保留外，其餘可用的、不同的、且內容不完整的部分應根據實際情況進行合並修改、補充，使民商事一審案件的卷內目錄更加完善。
1.「立案審批表」修改為「立案審查、審判流程管理信息表」，以符合最高人民法院關於司法統計信息管理的規定。
2.「起訴書或口訴筆錄」與「起訴書及附屬檔案」合並修改為「起訴狀及附屬檔案」。因為，把起訴書改為起訴狀，既符合民事訴訟法的規定，又符合當事人對它的一般稱謂。實踐中，一些不識字的當事人請人代書起訴狀，很少口頭起訴，因此，建議取消「口訴筆錄」。
3.「立案通知書」與「受理案件通知書」合並修改為「受理案件通知書」，並結合審判工作改革後增加的新的訴訟材料，如「當事人訴訟須知、人民法院民事訴訟風險提示書、當事人送達地址確認書、舉證通知書、廉政監督卡」等。這些新材料都是立案時，法院必須送達當事人，告知其訴訟的有關規定，需要附卷的材料。
4.「繳納訴訟費或免費手續」與「繳納訴訟費通知及預收收據」合並修改為「減、免、緩交訴訟費申請、審批手續及繳納訴訟費收據」。因為，有的案件當事人起訴時經濟上確有困難，提出減、免、緩申請及法院是否準許的審批手續都要附卷，而原目錄內容簡單，實踐中操作不便，補充完整後清晰明了，便於操作。
5.「應訴通知書回執」與「送達起訴書回執」合並修改為「應訴通知書」、「送達回證」，同時增加「送達起訴狀副本、開庭傳票公告及張貼依據」、「人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡等」、「當事人送達地址確認書」、「追加當事人通知書、第三人參與訴訟申請及批復」等內容。因為，有的訴訟文書必須送達給被告，有的案件因被告下落不明而依法公告送達；有的案件在審理中發現需要追加當事人；有的案件出現第三人申請參加訴訟，或者法院通知第三人參加訴訟，這些訴訟文書真實地反映了案件的程式問題，也必須附卷。
6.「原、被告訴訟代理人、法定代表人委託授權書、鑒定委託書及法定代表人身份證明」與「原告、被告、第三人法定代表人身份證明及授權委託書」合並修改為「原、被告、第三人訴訟代理人、法定代表人身份證明及授權委託書」。因為，該欄目是反映各方當事人法定代表人、訴訟代理人身份證明及授權情況，不應把「鑒定委託書」放在該欄目，應予以取消。
7.「原、被告舉證材料」修改為「證據收據、原、被告及第三人舉證材料」。因為，有的案件會出現第三人的舉證材料；《證據規定》要求法院收到當事人提交的證據材料，應當出具收據，因此，應增加第三人舉證材料和證據收據。
8.「訴訟保全或先行給付申請及本院裁定」修改為「財產保全申請、先予執行申請等材料、本院作出的裁定和復議文書、協助執行通知書及送達回證」。因為，這些材料是法院作出採取財產保全、先予執行裁定所必需的，應當在卷內目錄內容中加以反映。
9.「訴訟保全或先行給付的執行記錄」修改為「執行財產保全、先予執行的筆錄、協助執行通知書及送達回證等材料」。因為，這些材料涉及法院執行財產保全、先予執行的執行情況和當事人的合法利益，必須在卷內目錄內容中加以反映。
10.「詢問、調查取證材料」與「詢問、調查筆錄及調查取證材料」合並修改為「詢問、調查筆錄及調查取證材料」，同時增加「申請證人出庭作證、申請法院調查收集證據手續及批復」。因為，當事人依據《證據規定》申請證人出庭作證、申請法院調查收集證據的申請書及法院是否準予的批復是反映審判改革出現的新材料，符合程式法關於證據的有關規定，應當在卷內目錄內容中加以反映。
11.「調解筆錄及調解材料」修改為「證據交換筆錄、調解筆錄、轉換程式通知書及送達回證」。因為，《證據規定》施行後，證據交換通知是普通的通知，不是必經程式，可以不附卷；而證據交換筆錄，反映了審判改革的內容，應當附卷。適用簡易程式審理的案件出現了新情況，需要轉為普通程式時，就需要使用轉換程式通知書，因此，將轉換程式通知書放在證據交換後比較妥當。
12.「撤訴書」修改為「撤訴申請書」，同時增加「口頭裁定準許撤訴筆錄、終結訴訟通知及送達回證」。因為，這樣修改符合民事訴訟法的規定。
13.「鑒定委託書及鑒定書」修改為「鑒定申請書、法院決定對外委託鑒定情況表、鑒定委託書及鑒定結論」。原此項內容沒有「鑒定申請書、法院決定對外委託鑒定情況表」，根據司法實踐，應當增加此內容；「鑒定結論」的稱謂符合民事訴訟法和有關司法解釋的規定，將「鑒定書」修改為鑒定結論較好。
14.「開庭通知書、傳票及開庭公告底稿」與「開庭通知、傳票、開庭公告底稿」合並修改為「預備庭筆錄，開庭通知、傳票、合議庭成員通知及送達回證，開庭公告底稿」，以符合民事訴訟法的規定。
15.「開庭審判筆錄」修改為「開庭審判筆錄、代理詞、證人作證保證書」。因為，代理詞是訴訟代理人在開庭時對案件作的陳述詞；證人作證保證書是證人出庭時，在法庭上對案件事實所作的證言承擔法律責任的保證。因此，這些訴訟文書必須附卷。
16.一審簡易程式的「判決書、調解書、裁定書」應增加「判決書、調解書、裁定書原本」的內容，普通程式的案件有副卷，原本已裝訂入副卷，而簡易程式的原本卷內目錄沒有此內容，法院亦裝訂附卷。因為，大多數民商事一審案件都是適用簡易程式審理的，故增加此項內容較為合適；適用普通程式的調解、撤訴或按自動撤訴處理的合議案件，可以不另立副卷。因為調解、撤訴的合議案件是當事人真實意思表示，是可以公開的，故這類案件的合議筆錄也可以裝訂入正卷。
17.「判決書、裁定書、調解書送達回證」與「送達回證」合並修改為「送達回證及其他送達手續材料」。因為，訴訟中的其他送達材料，如委託送達手續，函件、信封等與送達有關的材料都應與送達回證排在一起，便於查閱。
18.「抗訴案件移送函存根」與「抗訴案件移送書存根」，是下級法院用來備查抗訴案件去向的，法院一直都不附卷，因此，卷內目錄中的此項內容應當取消。
19.保留「司法建議書」。因為，人民法院在審判民事案件中，發現有關單位存在重要問題，需向該單位或其上級領導機關提出解決問題和改進工作的書面建議，應當予以保留。
20.「證物處理手續」、「執行手續」與「證物處理手續材料」合並修改為「證物處理及執行手續材料」。因為，民商事一審案件歸檔後會有個別案件增加一些後續材料，此時，補充附卷後應有明確的排放位置，方便查閱。
21.取消「備考表」。法院原來要求將「備考表」附卷，後考慮其實用價值，沒有裝訂了，筆者建議予以取消。
卷內目錄的排列順序
1.卷內目錄內容的排列順序
訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程式的客觀進程形成文書時間的自然順序，兼顧文書之間的有機聯系進行排序。因此，根據上述分析，筆者建議，民商事一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序如下：立案審查、審判流程管理信息表；起訴狀及附屬檔案；受理案件通知書、人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡等及送達回證、當事人送達地址確認書；減、免、緩交訴訟費申請、審批手續及繳納訴訟費收據；應訴通知書、人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡等及送達回證，送達起訴狀副本、開庭傳票公告及張貼依據，當事人送達地址確認書等；答辯狀及附屬檔案；追加當事人通知書、第三人參與訴訟申請及批復；原、被告、第三人訴訟代理人、法定代表人身份證明及授權委託書；證據收據、原、被告及第三人舉證材料；財產保全申請、先予執行申請等材料、本院作出的裁定和復議文書、協助執行通知書及送達回證；執行財產保全、先予執行的筆錄、協助執行通知書及送達回證等材料；申請法院調查收集證據、申請證人出庭作證手續及批復； 詢問、調查筆錄及調查取證材料；證據交換筆錄、調解筆錄、轉換程式通知書及送達回證；撤訴申請書、口頭裁定準許撤訴筆錄、終結訴訟通知及送達回證；鑒定申請書、法院決定對外委託鑒定情況表、鑒定委託書及鑒定結論；預備庭筆錄，開庭通知、傳票、合議庭成員通知及送達回證，開庭公告底稿；開庭審判筆錄、代理詞、證人作證保證書；簡易程式判決書、調解書、裁定書原本；判決書、調解書、裁定書正本；調解、撤訴合議筆錄；宣判筆錄；送達回證及其他送達手續材料；司法建議書；上級法院退卷函；上級法院判決書、調解書、裁定書；證物處理及執行手續材料等；證物袋。
2.對於移送、重審案件的排列順序
對於其他法院移送的、上級法院發回重審的民商事案件，在裝訂排序時，可將移送函和移送的材料、發回重審的裁定書等材料排放在「起訴狀及附屬檔案」的欄目即可。這樣既能解決此類材料的排序問題，也有利於檔案利用時方便快捷。
為了進一步使法院檔案工作規範化，筆者萌生撰寫本調研文章，從規範民商事一審案件卷內目錄為起點，有針對性地對「民事一審卷內目錄」內容進行調查研究，從中發現普遍存在的問題，結合相關法律法規的規定及自身的審判工作經驗，對民商事一審案件訴訟文書材料卷內目錄排序問題提出上述建議，目的在於規範民商事一審案件卷內材料內容及目錄排序，便於民商事一審案件裝訂歸檔和檔案的利用，更好地發揮訴訟檔案為審判工作和其他工作服務的作用，使法院檔案工作規範化，推動法院的檔案管理工作向更高水準邁進。

附：民商事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序表

民商事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序表
序號訴　訟　文　書　材　料　名　稱
1立案審查、審判流程管理信息表
2起訴狀及附屬檔案
3受理案件通知書、人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡等及送達回證、當事人送達地址確認書
4減、免、緩交訴訟費申請、審批手續及繳納訴訟費收據
5應訴通知書、人民法院民事訴訟風險提示書、舉證通知書、廉政監督卡等及送達回證，送達起訴狀副本、開庭傳票公告及張貼依據，當事人送達地址確認書等
6答辯狀及附屬檔案
7追加當事人通知書、第三人參與訴訟申請及批復
8原、被告、第三人訴訟代理人、法定代表人身份證明及授權委託書
9證據收據、原、被告及第三人舉證材料
10財產保全申請、先予執行申請等材料、本院作出的裁定和復議文書、協助執行通知書及送達回證
11執行財產保全、先予執行的筆錄、協助執行通知書及送達回證等材料
12申請法院調查收集證據、申請證人出庭作證手續及批復
13詢問、調查筆錄及調查取證材料
14證據交換筆錄、調解筆錄、轉換程式通知書及送達回證
15撤訴申請書、口頭裁定準許撤訴筆錄、終結訴訟通知及送達回證
16鑒定申請書、法院決定對外委託鑒定情況表、鑒定委託書及鑒定結論
17預備庭筆錄，開庭通知、傳票、合議庭成員通知及送達回證，開庭公告底稿
18開庭審判筆錄、代理詞、證人作證保證書
19簡易程式判決書、調解書、裁定書原本
20判決書、調解書、裁定書正本
21調解、撤訴合議筆錄
22宣判筆錄
23送達回證及其他送達手續材料
24司法建議書
25上級法院退卷函
26上級法院判決書、調解書、裁定書
27證物處理及執行手續材料等
28證物袋