寧波貿促會出證識別工作自查報告

寧波貿促會出證識別工作自查報告 

根據貿促法第15號檔案《關於開展出證識別調研和檢查工作的通知》精神，我們對出證識別工作進行了一次全面的自查，現將情況匯報如下： 
一、  產地證部分 
1、出證識別管理部門 
印章的管理：對總會下發的每一枚印章我們都進行編號，並都有專人保管。 
檔案的存放：對總會下發的檔案，除原稿一份存檔外，影印件也存檔一份，並及時下發到科裏的每位簽證員和各簽證代辦點。 
原產地證書空白格式的征訂與使用：所有的原產地證書空白格式都向總會征訂，並及時上交各項費用。今年共協助國外海外查詢三批原產地證書真偽事件。 
對企業的年度審查及培訓：我們每年7-10月份對註冊企業進行年度審查，對於不符合原產地證申領資格和二年未參加年檢的企業一概予以移除。每年舉辦1-2期出證識別業務培訓班。 
是否認真組織下鄉核查：由於來我會註冊的企業大多是一般貿易性質的企業，其他類型的貿易比較少，對部分來料加工企業，我們覺得有疑問的，將加以核查。 
EDI開展情況：我們於2001年3月開展EDI網上簽證工作以來，以其方便、快捷的方式贏得了企業的信任，減少了單證員因錯單而來回奔跑的時間，也使得產地證申領過程更快捷、準確。 經過五年多的實踐運用，分會的EDI網上簽證率基本已達到100%，各簽證代辦點已基本實行網上簽證。 
2、簽證人員 
簽證員是否經過培訓取得上崗證：2006以前每年選派1-2名簽證員參加總會組織的培訓，並取得上崗證。今年新增加人員也會參加總會的業務培訓。 
簽證工作是一項經常性的法律業務，也是我們貿促會與企業聯系比較緊密的視窗部門，在一定程度上代表了貿促會的品牌和形象。因此，我們要求每名簽證人員要以飽滿的熱情，親切的態度，過硬的工作技能，優質高效的服務為企業排憂解難，急企業所急，想企業所想，在不違反規則的前提下，想方設法為企業著想，企業的需求就是我們的追求。良好的服務贏得了企業的信賴，也為我會的簽證量在激烈的市場競爭中保持了持續穩定的成長。 
3、對簽證代辦點的管理 
簽證代辦點作為分會的基層單位，代辦點工作質量的好壞，直接影響到整個分會的發展，因此平時很註重對他們的業務指導，不定期對代辦點進行核查，及時轉發總會檔案，每年都協助餘姚簽證點、慈谿簽證點、象山簽證點、鄞州區簽證點、開發區簽證點舉辦一期業務培訓班。每年舉行一次簽證工作會議。 
二、  商事證明部分 
1、        系統內監督檢查 
機構設定： 我們設立兩個點受理國際商事證明業務，一個點在寧波貿促會所在的天寧大廈的一樓，另一個點在保稅區商務大廈通關中心一樓，兩個點都以辦證視窗形式設立，由具有法律專業知識、熟悉外經貿工作、精通外語的專業人員組成，其中天寧大廈這個點有出證識別工作人員4名，共配備6台電腦、5台印表機、1台傳真機、7部電話，通關中心這個點有工作人員2名，配備2台電腦、一台印表機、2部電話。兩個點都設立在周圍企業密集的、交通便捷的寫字樓的一層，出證識別標示牌明顯，方便企業辦理出證識別業務。 
人員管理：寧波貿促會出證識別處的工作人員都嚴格經過總會授權批準備案，其中國際商事證明的手簽人員和經辦人員都接受總會的出證識別業務培訓並取得了合格證書，再加上這些工作人員多年來一直工作在出證識別視窗，與企業緊密接觸，平時刻苦鑽研業務知識，與總會經常保持業務交流，所以每個人業務水準普遍較高，每個人都能回答企業提出的一系列出證識別問題、熟練操作出證識別管理系統。 
收費情況：寧波貿促會出證識別處嚴格按照國家有關部門和寧波市財政局、物價局的相關規定計收商事證明識別費，其中加急件1個工作日每份150元，平件5個工作日每份100元。 
費用上繳：按規定每次購買商事證明相關文本、工具的時候向中國貿促會上繳費用。
製作的商事證明書的標準格式文本、所用工具、所用印章都由中國貿促總會統一印製、製作、刻製下發下來，並且實行嚴格的專人管理製度，作廢的格式文本由證明書經辦人員負責整理、統一保管。 
國際商事證明書的經辦人員在辦理商事證明中都能按規定對重大、復雜的證明事項及時請示、上報貿促總會，並且按時於每年的一月十五日上報證明書統計資料和分析報告。
按總會規定建立證明書檔案管理製度，那些已出具證明書的檔案嚴格存檔備案，儲存期不少於三年。 
2、對外辦證流程檢查 
對申請人主體資格的審核：經辦人員在辦理商事證明中嚴格審核申請人主體資格，凡是中華人民共和國境內外的自然人、法人或其他經濟組織，可以根據需要，自行或委託他人向寧波貿促會申請辦理證明書。 
嚴格審核申請人提交的申請材料，根據《商事證明書管理辦法》的有關規定受理或不受理材料。 
遵循《管理辦法》的出證原則出證，證明事實性證明的材料，出證前先咨詢總會相關人員，出證後嚴格落實向總會備案製度；在審核證明書外文譯本一致性和檔案影印件與原件相符性的材料時嚴格對照是否內容一致。 
證明書的出證過程符合總會的相關要求，使用出證識別EDI管理系統製作國際商事證明檔案，證詞格式整齊規範，蓋章清晰，加蓋鋼印美觀。 
每年1-2次舉辦出證識別業務培訓，培訓內容包含國際商事證明檔案的相關內容，並且不定期在辦證視窗宣傳窗刊登一系列最新的與商事證明相關的資料，讓企業隨時查閱，在辦證視窗設立意見箱，擺放服務對象評議表，讓企業填寫，以便及時了解辦證服務的滿意度，更好改進工作。 
單據識別的範圍嚴格執行總會的相關規定，凡是L/C項下的未加附註內容的發票、裝箱單、船公司出具的格式提單、保險公司出具的正式保險單才能作單據識別；單據識別的形式也嚴格執行總會規定，加蓋「單據證明專用章」和「單據說明章」，並「單據說明章」上簽上經辦人員姓名、簽發日期。 
寧波貿促會法律部 
2006年5月20日