函的格式

函的一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。

標題　函的標題是全要素標題，即包括發文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。

正文　函的正文是檔案的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然後提出希望、請求或要求。最後明確提出「以上意見可否，請函復」，「敬請函復」，「特此函告」等。「事項」部分基本是敘述和說明的寫法，是什麼就寫什麼，應簡單扼要，又要交待清楚。「要求」部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項複雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的檔案名稱稱、發文字號、主要內容。如「貴廠×字×號文悉」這樣的格式，也可以直接寫「電悉」「函悉」，然後寫答覆的主要事項，所答覆的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上「此復」「特此函復」等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答覆：同意或不同意，同意將怎麼辦；不同意是什麼原因或應該怎麼辦，不應該怎麼辦等。文中用語應言簡意賅。

落款與日期　函的正文寫完之後，最後要有簽署和日期，並要加蓋公章。