告知函的格式及寫法
告知函的寫法.告知函和答覆函十分接近.它們的主要區別在於答覆函是答覆對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況.
告知函的正文通常包括兩項內容.一是告知原由.說明製發本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敘述告知對方有關事項的具體內容及應注意的問題.
函的結構和寫法
標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
正文
1．開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批覆的寫法基本相同。繼而，有的復函以「現將有關問題復函如下」一類文種承啟語引出主體事項，即答覆意見。
例一：
告知函
敬啟者：
我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要，務心將貨物於四月三十日前運達。
貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。
發函者
例二：
告知函
敬啟者：
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批准。貨物即於八至十天內製伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方確認書後，信用證就已開出，而貨物即行啟運並將檔案寄出，作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者
聯繫函範例
例一：
聯繫函
敬啟者：
信用證修改事項說明如下：
根據我方收到的信用證，其付款規定為見票120天付款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項規定已獲貴方同意並在貴方訂單上明確記載。因此，請貴方按單內說明修改。貨物將於本月二十交運，敬請貴方依照我方要求立即修改。
敬上
發函者
例二：
聯繫函
敬啟者：
貴方提醒我方於九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由於本地季節性貿易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。
此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行，本公司以電報發出，貴方可在一兩天內收到。本公司希望貴方能了解我方困境並給我方以協助。
發函者
請求函範例
例一：
請求函
敬啟者：
謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。
訂購數量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下８８～９８頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時沿，敬請貴方注意。
因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產品指示，儘速惠函告知。
發函者
例二：
請求函
敬啟者：
今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下，以示對閣下之敬意。並盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會同意我方認為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。
這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會發出一種醇厚而馥郁的味道，對食慾特別有效。這種上等酒是雪梨運來，保括運費在內每打美金20。
以一般信用證，給予的貿易折扣為20%茲隨本函附上特製卡式訂單表，請貴方將其填妥後投入信箱，以便我方處理。
發函者
2．主體。寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。
函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
⒊ 結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用「特此函告」、「特此函達」。若是要求對方復函的，則用「盼覆」、「望函復」、「請即復函」等語。請批函多以「請批准」、「請大力協助為盼」、「望能同意」、「望準予××是荷」等習慣用語收束。復函的結語常用「特此復函」、「特此回復」、「此復」等慣用語。也有的函不寫結語。
五、注意問題
1．注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示、批准事項用請示，而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。
2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。
3．一文一函，簡潔明了。
4．語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。