秘書行業分析報告

秘書，一般是指黨政機關、企事業單位設定的一個職稱或職務，是直接協助單位機關或部門領導人處理日常工作的人員，秘書工作是直接為機關或部門領導人提供綜合服務的輔助性管理工作。本文就秘書工作的基本屬性、秘書人員的主要任務和素質要求作簡要論述。
一、秘書工作的基本屬性
輔助性。在我國，秘書工作與行政管理有著不可分割的關係，從管理的層次上看，任何一級領導都是直接從事管理工作的，而秘書工作本身則是處於從屬地位的輔助性管理活動，其本質就是為領導服務。作為各級部門中的秘書，從一開始就始終處在一種輔助其領導工作的位置上，可以說秘書工作是龐雜的、具體的、瑣碎的各種服務工作，其不僅是領導體力的輔助，還是領導腦力的輔助。
秘書工作依附於領導工作而存在，是為領導工作服務的。但它不像領導擁有決策、組織和指揮各項工作的職責和權力，而是為領導的決策提供依據，提出意見和建議；為領導的組織和指揮起上情下達、下情上報、督促檢查作用；為領導機關和領導者處理日常事務提供工作條件和便利等。因此，在秘書工作中必須注意兩點：一是只能為領導提供情況、材料、政策依據和建議意見，絕不能自作主張，強加於領導；二是不能隨意插手、干擾和影響職能部門的工作。
政治性。秘書工作的政治性，主要取決於領導工作的政治性。秘書工作的政治性主要體現在三個方面：
1、階級性。秘書工作首先是為統治階級、領導集團服務的。國家的方針、政策法令、決議、指示等檔案，都是為了貫徹一定的政治意志，達到一定的政治目的，實現一定的領導作用而制定的。各級黨政機關和企事業單位的領導，都是政治意志的體現者。我國新時期的秘書工作就是為人民民主專政的國家政權、為社會主義現代化建設服務的，這本身就具有鮮明的階級性。
2、政策性。秘書工作的內容大都關係到政策問題。如調查研究、既涉及政策的制定和貫徹執行，也涉及執行中的信息反饋等到；再如信訪工作，更是具體執行和落實各項政策。
3、機要性。各級領導中樞，都集中了國家大量的現行機密。經辦或管理這些機密的文電，是每一個秘書部門為領導提供服務的重要工作之一。秘書人員一般都是信息最靈通、掌握機密情報最多的人，特別是國家工作人員，他們對於保守黨和國家的機密擔負著直接的、重大的責任。
服務性。我國黨政機關的秘書部門，歷來堅持「三服務」的宗旨，即為領導機關服務，為各部門服務，為人民民眾服務。秘書工作廣泛的服務領域，是現代社會中任何一種職業都無法比擬的，如收錄整理、錄入列印、信息傳送、會務服務、事務管理等多種服務手段。現代科技的發展使秘書工作手段不斷開拓與創新，將為其工作開闢更為廣闊的服務空間。
二、秘書工作的主要任務
秘書工作的任務是龐雜的，根據其各項工作的具體性質，可分為「政務」和「事務」兩類主要任務。
政務類。主要有辦理公文、信息的收集和處理，調查研究與情況綜合，辦理領導的指示與會議決定，催辦、查辦和處理來信來訪。
事務類。主要有檔案的收發、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，檔案的清繳與銷毀，承辦會議、接待來訪，印章管理，公務接洽等。
三、秘書人員的素質要求。
素質要求是一個人的品質和能力的要求，通常包括一個人的政治、思想、作風、知識、技能等方面理論和實踐所達到的水平。
政治要求。一個合格的秘書人員必須具備一定的政治思想覺悟和堅定的馬克思主義理論。
1、具有強烈的事業心。首先表現在工作的獻身精神，二是要有積極向上的精神，三是要有開拓進取的精神。秘書工作是繁雜辛苦的，只要有強烈的事業心才能做到不辭勞苦，不畏困難，不拈輕怕重，無論工作多麼緊張繁重，始終保持精神飽滿的狀態，心情愉快地去工作。
2、具有堅定的信念。秘書工作作為領導工作的組成部分，在思想上表現為要有堅定的理想信念，有鮮明的政治立場，牢記為人民服務的宗旨。秘書工作具有較強的原則性，辦事要講原則，不講情面，不拉關係，敢於抵制不正之風，在輔佐領導活動中，要注意自己的言行，實現領導的意圖，維護領導權威，不能越權或借領導的名義謀取個人私利。但秘書對領導的錯誤不能無原則地服從，應注意在適當的場合和時間進行勸諫，既不越權，又不失職。做到原則性與靈活性的結合。
知識理論水平要求。秘書是領導的助手，既要輔佐領導的決策，以要協助領導處理各種事務，因此，秘書人員的理論知識水平要比一般的機關工作人員水平要求高，這樣才能適應領導工作的要求。提高知識理論水平非一日之功，要不間斷的學習時政，掌握黨的路線方針政策，熟知國家的法律法規，有較深的文化理論功底、感知能力和分析能力，恰當穩妥的處理問題，提高秘書工作水平。
情感意志要求。秘書人員的情感修養表現在應具有正義感、責任感、使命感、義務感、榮辱感，要具備高尚的道德情操，對真善美的熱愛，對醜惡現象的憎恨。秘書人員要提高自己的工作質量和效率，成為能手和行家，就必須充分發揮自己的主觀能動性、果斷性、堅韌性和自控性。秘書人員從屬於領導，具有一定的被動性，但要將被動變為主動，正確估計工作的發展方向，提前作好各項準備工作，將被動變主動；當出現意外問題時能當機立斷，冷靜地處理突發事件；由於秘書工作的瑣碎與繁雜，凡事不可能一帆風順，有時還會很棘手，因此，要求秘書人員要有一定的堅韌性和自控性，使自己無論在順境或逆境、成功或失敗中，始終從容面對，不因一時的衝動而感情用事，給工作帶來不應的的損失。
作風要求。包括思想作風、工作作風和生活作風。這三個作風要求秘書人員工作要踏實、細緻、不能粗枝大葉，處理事情要井井有條，考慮問題要詳盡周到，辦事要講效率，敏捷勤快，不拖泥帶水；要密切聯繫民眾，實事求是，文明禮貌，謙虛謹慎，對上不阿諛奉承，對下不傲慢矜持，大方得體，保持一個和藹可親的形象，讓人感到真誠、正派、淳樸可親，平易近人,只有這樣，才能算得上是一個合格的秘書人員。