練好三種功夫做好文秘工作

 
人類社會的領導部門為了頒布命令、制訂規章制度、記錄事件，以實施管理，由此產生了公務文書；公務文書需要有人擬制、處理、保管，由此產生了秘書人員和秘書工作。秘書最重要的就是為領導做好文秘工作。「政以文彰，文以輔政」，說的就是這個道理。如何做好新時期、新形勢下的文秘工作，當好領導的助手？我們要求秘書人員必須練好三種功夫，不斷提高文秘寫作水平。
一、練好深入實踐的功夫
黨委領導的工作思路、工作點子、工作實績來源於秘書工作生活、來源於秘書工作實踐。離開基層，脫離民眾，領導機關就會成為空中樓閣，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。正是這種工作的實踐性，決定了秘書要有全局的、戰略的思維方式和思考能力，對領導的思路進一步修訂完善，從理論上提煉和總結歸納。胡喬木同志曾精闢地論述：「秘書一定要正確觀察、分析、判斷形勢，尤其是政治形勢。只要頭腦中始終牢牢把握住這根弦，不論是處理領導交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動和工作上的成功。」如何才能作到正確的觀察、分析和判斷呢？唯一的方法就是深入基層，科學實踐。「問渠哪得清如許，為有源頭活水來」。為了培養秘書人員深入實踐的功夫，我們主動圍繞某地委出台的重大決策開展調研，並採取秘書到村社、社區掛職鍛鍊的方式，讓秘書深入到經濟建設主戰場和改革開放的最前沿，腳踏實地的深入到最基層的工人、農民、知識分子中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數據、情節，做到「打破沙鍋問到底」，真正從實踐中獲取新知。僅去年我們就共撰寫了具有一定深度的調研文章**篇，提出富有指導性意見「秘書工作」余條，起草對全某地工作具有指導性的檔案**個，對全某地工作產生了積極的影響。
二、練好善於領悟的功夫
黨委辦公室的工作主要是為黨委領導服務的，是黨委領導的視窗和紐帶，如果對領導的意圖缺乏領悟，是絕對做不好工作的。我們在文稿撰寫過程中，緊跟領導思路，貼近領導決策，在把握政策、推動實施上創新。
一是事前善借，為我所用。在網路時代、資訊時代，知識經濟、信息高速公路、自動化技術等新的課題讓人應接不暇，各種資料數據是成幾何倍數地增長，秘書工作的綜合性離不開智慧型結構的最佳化，需要廣博的知識積累。但如果只是一味地實行拿來主義，勢必會造成知識的泛濫和積壓。因此作為秘書，要賦予「借」字以更豐富的內涵,要懂得借鑑，善於借鑑，「為我所用」。在文稿起草前，我們先要研究領導關注的熱點是什麼，力爭上下思維對接，實現「同頻共振」，然後再按照領導的思路，有針對性地查閱、收集資料。我們為辦公室的每一位秘書都配備了一台微機，分類別、有針對性地儲存、整理和篩選適合各自所聯繫工作的原始資料。在起草工作前，秘書就會根據實際工作，結合借鑑吸收的內容，提供相關的基礎性材料，從而更加準確地把握政策，以便形成高質量的文稿。
二是事中善思，觸類旁通。「學而不思則罔，思而不學則殆。」善於思考，就是要善於開動腦筋，善於聯想，向主觀要效益，在現有材料中找米下鍋，通過觸類旁通，借別人的題材，做自己的文章。我們在積極貼近領導工作部署的基礎上，努力培養秘書人員做到「思考先半拍、行動快半拍」。先是思考巨觀，政治氣候有何特徵，上級有何要求，下級有何希望，都要心中有數；然後是思考微觀，其時其地有何特點，講話的對象是什麼人，也要瞭然在胸；最後才是在掌握的素材中進行取樣、加工，儘可能準確、嚴謹、獨到地理解和把握領導的意圖。
三是事後善結，摸索規律。這雖是一項務虛的工作，但它與前面兩點有著千絲萬縷的聯繫，它是善借的另一種形式，是善思的必然結果。對秘書來說，草擬的文稿所涉及的工作內容，某些時候是比較陌生的，囿於時間、人手等因素，難以在第一時間水落石出，一目了然。這時善結的作用就可以發揮了。我們在初稿形成後，並不是急於「交差」，而是要求秘書對領導工作思路進行歸納總結，努力摸索其中帶有規律性的東西，「關起門來當領導」，跟領導同步思維，互換角色。通過這種方式使文稿拔高層次、增加份量，讓人感到文稿是「在其中」與「在其外」的完美結合，是來自現實又高於現實的集中體現。XX年，我們共為某地委領導起草各類文稿「秘書工作」多篇。其中如《統籌兼顧開拓創新努力推動經濟社會持續快速協調健康發展》等大型會議文稿受到了領導的充分肯定。
三、練好精於表達的功夫
表達能力，是辦公室工作人員的基本功，是秘書素質的綜合反映。如果沒有較強的表達能力，就不能客觀地反映事物，體現領導的意圖。為了向領導提供更高質量的服務，我們從三個方面入手，鍛鍊秘書精於表達的能力。
一是在大型會議文稿撰寫過程中，採取「集中討論、分頭起草、統一串聯」的方式，堅持在擬定提綱時，通過集中討論，準確把握領導思路、表現領導主張、體現領導要求，做到「文如其人」；在分頭起草時，各位秘書堅持大量蒐集資料，各自在觀點、格式、語言上創新，集思廣益，形成初稿；文章雛形定型後，就由一名語言綜合能力較強的秘書進行串聯，通過加工、提煉、歸納，使文章前後渾然一體，具有「真、實、準、啟」的特點，讓大家聽後或看後能受到教育和啟迪。
二是在日常文稿的起草過程中，採取「一帶一」的方式，由一名經驗豐富的秘書與一名新進同志結對子。新進同志發揮思維敏捷、知識面廣的優勢，初步形成比較有份量的一稿；而老同志則著重在語言組合、內部邏輯順序上把關。通過優勢互補，既擴允了知識的全面性，又講求了文章的系統性，提高了文章的表達能力，達到了彰顯合力的目的。
三是在文稿修改過程中，採取「校讀」的方式，力求文章表達準確。在文稿初步形成以後，我們通常都會採取「校讀」的方式，由一名秘書作為演講者，其他秘書作為聽眾，進行現場演講，通過身臨其境的模擬，進一步對文章的語句順序、詞語組合搭配進行調整，增強文稿的感染力，表達領導意圖更為準確、精闢。