秘書部門的功能與職能

一、秘書部門的基本功能
什麼是功能，什麼又是職能?這是常易被混為一談的問題。這裡講的功能，是指事物主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物內在的索質及其結構組成所決定的。簡言之，功能是某一事物所能發揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛國家與管理國家。或者說政府的行政功能主要有：保衛功能、管理功能、服務功能等。當其一個組織機構建立、出現的時候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意願隨意變化的。好比秘書部門通常不是行政執行部門,如果領導人硬要把它當作行政執行部門去使用，那就必須改變它的內在組成狀況與改變它的內部結構才行，而經過這樣改造後的機構，實質上成為行使政府職權的機構，已經不再是原來意義上的秘書機構了。
職能與功能既有聯繫，又有區別。職能通常指領導、上級根據其需要與某一機構的功能，而要求、交付給這一機構的職責任務。功能與職能都含有我們通常所說的「作用」的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意誇大某一種機構的功能，例如說秘書部門具有行政管理的功能,就不準確；職能則含有外在的領導賦予性，上級可以賦予下級某些職能，不過最多不能超過上級本身的職能許可權，職能的概念比功能小，不能超越功能的範圍，比如要求秘書部門發揮保衛祖國的職能，顯然也是不準確的。
秘書部門的基本功能是「服務」與「輔助」
l.秘書部門的基本功能是「服務」，這是1985年以來歷屆全國秘書長座談會精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領導人設定秘書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的秘書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調的秘書部門「三服務」——為領導服務，為各部門服務，為人民民眾服務的根本指導思想，也是從秘書部門的功能出發，並反映了這一功能的。
人們通常說秘書職業是服務性職業，秘書部門是服務性部門，秘書是服務人員，就是從其功能的角度講的。
2.秘書部門的職業性功能是「輔助領導」的「輔助功能」。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是「服務」，這是不錯的。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用範圍極其廣闊。可以說幾乎沒有什麼行業與服務無關的。小平同志說「領導就是服務」。我們說教師為學生服務，醫生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。秘書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現為人民服務的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領導的「輔助」功能，秘書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，秘書部門應當發揮輔助領導進行領導工作的功能。由於助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，xx總書記在1990年全國秘書長座談會上，稱秘書部門為領導的「左右手」，這就較之籠統地談助手更明確了。領導的助手很多，而「左右手」部門則只此一家。
「左右手」是形象化的語言，它說明的有兩點含義：一是秘書部門處於領導核心的左右，具有「近身」的特點，也有人稱之為「圍核性」，這種位置可說是秘書部門所獨有的位置，人們說秘書部門居於領導機關的樞紐地位、是領導同外部接觸的橋樑等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領導人如無左膀右臂輔助，就會耳目不靈，事務纏身，可以說連一個通知也發不出去，一個電話也接不進來。顯然就不能正確決策與貫徹決策。
秘書部門輔助功能的兩大方面
秘書部門輔助功能有兩大方面，其一是發揮事務助手作用；其二是發揮智力助手作用。　
1.協助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設定秘書部門的本來用意，事務性工作也是秘書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書部門第—位的功能。我們設定秘書部門的分支機構，培訓提高秘書人員的工作素質，都要首先考慮到這一基本功能的發揮。
「辦事、辦文、辦會」這「三辦」中當然也含有大量的智力服務內容，「三辦」都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程式化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，並無輕視秘書的文字工作之意，而是說辦文雖系最傳統意義上的秘書工作,但作為群體的現代秘書機構，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級領導的機要秘書、民間的私人秘書，絕大多數時間也是在辦事，只有少數專門的「秀才型」秘書，才以寫文章為主。至於辦會，是因為我國的會議具有多、大、長特點，成為領導活動和領導方法中極為為的一種，消滅會海尚屬遙遙無期，必須依靠一批秘書來辦會，提高會議的質量，發揮會議的效果。
２.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書部門輔助功能的另一方面，也是現階段各級領導所特彆強調的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現，也是領導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經出現過「大躍進」、「文化大革命」等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的信息支持，也就離不開秘書部門發揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質來說，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地並不是靠的秘書部門這一家，更不是靠的某一個秘書個人。秘書並非各種專業領域的專家，例如外貿、司法、土壤、建築等等許多專業，一般的黨政秘書大概是都不大精通的。秘書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書或偏政偏文的秘書，所以秘書部門並不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個信息加工廠。秘書部門並非領導的信息源，而是信息與領導的中介，能夠做好信息加工工作就算發揮了很大的參謀作用了。同理，秘書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱秘書為他的「高參」，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河；還有的學者寫文章要求秘書做領導人的「諫客」，像魏徵諫唐太宗李世民那樣發揮參謀作用，其實魏徵是專職的諫議大夫，後來是太師，是進入了領導核心的幾個高級領導之一，而並非現今意義上的高級秘書或辦公廳主任。有的學者要求秘書當領導的諫客，顯然也是超越了秘書功能的信口開河。正確的說法只能是「參謀提醒」，這已經是很高的要求了。
秘書部門發揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要。
二、秘書部門的基本職能
秘書部門的職能，也就是領導或上司根據領導工作的客觀需要，也根據秘書部門的功能、能量的主觀因素，所要求秘書部門發揮的作用與承擔的職責任務。職能與功能有時是交叉一致的，比如說秘書部門具有辦事與參謀的職能或功能，就比較一致並無矛盾。但職能的含義範圍顯然應當小於功能，而大於具體的各項任務。有的同志把職能與工作任務完成等同起來，因而得出秘書部門有辦文、辦會、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過於繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開放中，典型的秘書部門的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質相近情況，分述如下：
後勤保障的職能
1.後勤保障的職能，是任何領導機關秘書部門都有的基本職能之一。各種各類秘書部門，其他職能也許有時不那麼強調，比如有的單位文字與文書工作可能很少，有的單位沒有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個單位只要是一個實體，有領導、有職工，有日常工作在每天運轉，這種「運動」就要不停地消耗能源與物資，而領導與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質，必須有後勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領導機構，每天消耗的物質與能量，諸如房屋設備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬於秘書部門的工作，由秘書長統轄。例如各地市的機關事務局、行政科、交際科、房產科、維修科、總務處、一伙食團，大單位的附屬醫院、職工俱樂部等，一般都屬於大秘書工作的範圍。中央領導同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機關的日常運轉，明確了後勤工作的意義。
2.後勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。廣義的機關行政管理的內容很寬，主要的有機關財務管理、物資設備管理、房產管理、基本建設管理、醫療保健管理、環境管理、車輛管理、產權管理、機關所屬產業管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機關機器的正常運動，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機關常需再細設分技職能機構或科室專管，如附屬醫院、一伙食團等；財務科則通常由一位領導分工領導，秘書長協助具體管轄。
3.後勤工作是科學性很強的一系列工作，秘書部門要發揮好後勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認識後勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹立「三服務」的服務思想；二是要加強後勤改革，理順關係，轉換機制，提高管理水平，實行部分後勤工作的社會化，保障後勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學管理，掌握現代化先進技能的後勤隊伍；四是要充實後勤服務手段與必要的設備、設施。
辦理文書的職能
l.辦理文書的職能是秘書部門傳統的職能，古代領導人使用秘書的一個重要原因，就是為了協助領導人處理文書事務。由於隨著領導人的政務日繁，各級政權機構的文書越來越多，而且辦理文書的專業性也越來越強，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產生了各級機關領導身旁專門處理文書事務的秘書機構。如秦代的御史大夫寺專門「掌天下文書」，兼「主柱下方書」；唐代的翰林院等官員「協理批答四方章表疏議，起草制詔書敕」；明代內閣設中書科起草公文，設制敕房繕寫公文等。及至到了現代社會，由於各種各樣的機構單位數量激增，辦文要求更為嚴格與規範，這就使得辦理文書成為機關單位秘書部門的一項經常性的也是基礎性的工作。
2.辦理文書的職能又可分為四個方面的系列工作：
起草撰寫公文與其他套用文書。任何實體機構，或多或少都有一定的文書撰寫任務，如請示問題、報告情況、制定計畫……等。過去人們稱秘書為「秀才」、「筆桿子」，就是指此。
文書處理工作，又包括收文與發文兩大方面。文書只有經過處理，才能產生作用。
檔案工作，也就是把辦完而有查考價值的文書，經過秘書部門或其他業務部門立卷歸檔，最後移交給檔案部門保管。檔案工作是辦文的最後環節，是大秘書的範圍。
信息工作，本來主要是各種文書資料的加工工作，由於它的地位作用越來越強，將於後專門介紹。
我國各級辦公廳下設的秘書局、處、科，實際上就是辦理文書的處室。黨和國家對於文書處理有專門的條例規範。
信息加工的職能
信息一詞被廣泛使用，不過是八十年代以來的事，但信息工作巳經成為秘書部門的重頭工作，秘書信息是領導掌握外部情況，認識客觀社會的主渠道。中央要求秘書部門發揮好對領導的參謀作用，主要是依靠秘書信息工作與調查研究相結合，向領導提供科學決策的依據。秘書參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書和秘書部門本身並不是信息源，而只是「加工廠」，所以，對信息加工然後提供給領導，成為秘書部門輔助領導正確決策的—項重要職能。
1.信息是至今人類尚未完全認識的東西，也還沒有公認的科學定義，廣義的信息很難準確下出定義來，最早把信息概念推廣到人、動物與機械之中的科學家維納認為,「信息是人們在適應外部世界並使這種適應反作用於外部世界過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱」。這話不大好懂，日本學者把它簡化發展成一句話：「信息是生活主體同外部客體之間有關情況的訊息」。以上說法有三個要點：
信息是指反映客觀世界中客觀事物的特徵及其變化的表徵；
信息是客觀事物的狀態經過傳遞後的再現；
信息對於接收者是一種有用的知識。
也就是說，信息是指具有新內容、新知識的訊息。信息是關於事物運動狀態的表述。信息包括自然信息與社會信息，諸如星星閃動，颳風下雨，機器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書處理的信息的範圍顯然要狹小得多，我們把它定義為「秘書信息」。這樣，使用秘書信息這一詞語，有助於明確秘書向領導提供的信息的範圍與重點：即凡屬一般秘書部門所必須掌握，為領導決策提供輔助、服務的信息，均屬秘書信息，這就是秘書信息的特定範圍。　
有些領導同志要求秘書部門提供的信息「越多越好」，有的秘書部門也要求下屬提供信息條數越多越受表揚，這其實是不科學的方法，會使大量信息無法加工套用，甚至造成信息污染，勞民傷財，這是信息工作的誤區。
2.秘書部門的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息、研究信息、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環節的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調查研究兩方面，都是秘書部門的重要工作。
對於秘書部門來說，信息學是一門十分重要的學問，如何加工信息，如何提供對路信息，如何精簡一般信息，如何處理憂信息，如何開發信息，都是有待進一步解決的課題。
綜合協調的職能
1.綜合是秘書部門的特點，有人稱秘書部門是唯一具有「綜合權」的部門。秘書部門位居領導近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權，使秘書部門能夠發揮綜合的職能作用。協調則是協同動作，統一行為的意思。領導人要使所屬範圍內外矛盾儘量縮小，工作步驟儘量一致，改善組織之間、工作之間、個人之間的關係使之和諧一致，就必須掌握運用綜合協調的藝術。由於秘書部門前述的近身、超脫、綜合等特點，使秘書部門成為協助領導開展協調工作的最佳部門。
秘書部門發揮好綜合協調的職能，無論從促進科學管理，減少內耗，實現目標的角度，或從改善公共杜會形象的角度，都是非常重要的。
2.綜合協調工作。貫穿於秘書工作的許多方面，而不可能設立一個專門科室來做，這是和其他許多職能工作不同的特點。比如信息、保密、檔案、文書等都可設立等門科室專司其事；而協調卻存在於全部秘書工作之中動。辦文有辦文中的協調，辦會有會前、會中、會後的大量協調，就是處理一件具體內部矛盾事務，比如各個科室之間分配電扇、安排人打掃衛生，也得做好協調才能減少阻力，順利完成任務。
協調總的講是領導的職責任務，秘書部門是處於做好輔助事務，輔助領導協調的地位。但對於純粹機關內部非政策性事務的協調，如前所說的分配電扇一類事情，則秘書長、辦公室主任應當大膽負責，把它搞好，這也是減少領導負擔的一種服務方式。
督促檢查的職能
督促檢查是一種領導行為，科學的領導離不開督促檢查，領導督查是決策落實的「第一推動力」。歷史上雖然秘書機構有時也承擔有「奉旨督查」，「刷卷督查」和「催報督查」等形式，但在多數時代和情況下，秘書部門不是監督部門，也沒有很重的督查任務，更多是限於文書的催辦而已。80年代以後，由於形勢的需要，中央再次強調了秘書部門要協助領導做好督查工作，賦予了秘書部門新的職能，使督促檢查成為秘書部門輔助領導的一項長期工作，它對於克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領導同志的指示，如果只有決策、部署而沒有督促檢查，就叫做任務只完成了「一半」。這在秘書工作中叫做應樹立「一半」意識，成為一個專門的新術語。
經過十幾年的發展，秘書督查工作已經積累了一定經驗，中央制定了有關督促檢查工作的條例，各級領導機構的辦公廳建立了督查處科。在新時期，秘書部門要加大督查力度，維護黨和國家的重大方針政策的健康落實。
「不管部」的職能
在各種領導機關中，還有許多無法歸給某一職能科室管理的工作，也會有一些全面性的重要任務，無法交給哪一個科室去完成，領導通常把這類任務交付給秘書部門，這就使秘書部門常常發揮著一種「不管部」的職能。
「不管部」職能內容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規性的，指機關內遇到的沒有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時任務。諸如前些年各單位發行公債，宣傳部門只管宣傳，財經部門只管財務，但總還得有個部門協助領導統籌總管，自然非秘書部門莫屬。另一種是指執行機關公務中遇到的重大新情況、新問題，領導也常常交給秘書部門去代表或協助他調查處理，這在現實中也是很多的，特別是高層次的秘書長、辦公廳主任，常常從事這類授權的特殊工作。
「不管部」職能使秘書工作產生了有限無窮的延伸，有限是講它不能超越本機關、本級領導的職責許可權；無窮是講具體的事務各種各樣，時刻可能發生，甚至可能趕過本來的工作量。秘書對此應有正確認識與思想準備，把發揮不管部職能作用看作是份內之事，才能有所準備地、積極愉快地完成這些任務。
三、秘書部門如何發揮它的職能作用
需要進一步科學地明確規範秘書部門的基本職能。隨著時代的前進、事業的發展、領導人素質的變化，秘書部門的基本功能沒有變化，但職能任務則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過程中做到科學合理，是一個重要的尚未引起有關方面充分注意的問題。秘書部門的職能應當明確集中，保證機關運轉，保證領導重點，主要為領導決策與貫徹決策服務，其他的宜於縮減，不斷地延伸會帶來「力不從心」的結果。
秘書部門的內部結構，需要進一步科學合理，理順上下、縱橫、左右、內外的關係。改善內部人員結構，以求發揮整體功能，才能在長期人少事多的情況下達到「l+1>2」，做好工作。
提高秘書人員素質，是發揮秘書部門職能作用的基礎，需要重視的問題主要有兩個方面：一是秘書隊伍從工農型到秀才型、經驗型，偏政偏文是必要的，但實務技能的培養也是刻不宜緩的問題。沒有良好的職業意識與良好的職業技能，均將難以適應現代領導人的需要。比如不懂經濟、不會外語、不能操作現代辦公與通訊設備的秘書，無疑將難以充分發揮參謀助手作用。另一方面是秘書觀念的現代化問題，也是秘書培訓教育工作的重點，特別在民間、私人秘書中，效率與效益是一回事。是民間企業生命攸關的頭等問題，沒有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現代秘書的資格的。還有現代秘書的思維規律問題，也是值得研究的。
加強秘書工作與秘書部門的有關規章制度的建設，如秘書的資格認定與晉升、秘書的工作方法與紀律、秘書工作中許多方面的標準化與程式化、秘書教學大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務還較艱巨，需要國家有一個機構專門考慮這方面的問題。