當代秘書活動的基本特徵

秘書活動的基本特徵問題，一直是學術界關注的一個焦點之一，但秘書學家們幾乎無一例外地陷入了一個怪圈，那就是單方面誇大秘書的服從與輔助特徵而忽視其個性特徵。究其原因，主要有兩方面的缺陷:一是分析方法不科學。大多數研究者一方面只顧將秘書活動同領導活動進行比較分析，難免將某個特點無限擴大升華出以偏概全的結論；另一方面又多從傳統的認識入手，而沒有對秘書活動本身進行歷史地分析和開掘，單純的以古證今從而使得秘書活動特徵理論僵而不化。二是分析角度不夠科學。研究者大多站在領導的角度分析秘書活動特徵，過分強調領導的地位，忽略了秘書的地位。這兩方面的原因使得我們的秘書特徵理論顯得蒼白而陳舊。
我們認為，對秘書活動特徵的探索，可從以下幾個方面入手：
首先要用歷史的眼光分析問題，因為歷史畢竟是歷史，現實畢竟是現實，秦始皇統一天下時，王賁、白起、李斯等助手的功勞不能抹殺；劉備爭得一方天下時，諸葛亮的卓越功勳不能忽略。自然，說他們的基本特徵是綜合輔助性就不足為怪了。然而當今天下再也不是振臂一呼群星蜂起時代了，領導者們也早已不是揭竿而起的虎適之雄，可以說當今秘書是領導最得力的合作者――為了集團的利益，為了發展中的中國。秘書們再也不僅僅是「文抄公」、「三辦公務員」，他們早已向複合型、協作型人員轉化，可以說他們是既「謀」又「參」，由為他人做嫁衣的後台走向前台。
其次，要探討秘書活動的基本特徵，必須立足於秘書活動本身，必須把秘書活動當作一個獨立的研究對象去分析。而不能總是把秘書活動當成一個附庸物。許多學者也都有如此看法。縱觀秘書活動的產生、演變、發展的歷史，我們會發現，其實秘書活動的基本特徵非常鮮明，而且具有明顯的時代特徵，我們將其概括為三大特徵，即：創造性、協作性、專業性。
創造性高於服務性
「一個沒有創造力的民族是沒有希望的民族」，因此，當今社會特別注重提倡創造性人才的培養，作為許多社會變革的直接參與者的秘書自然也不例外。
正如許多專家所言，中國進入wto後，對秘書的要求更高了。只有高智慧型的秘書才能做好領導的參謀和助手。創新性人才的提倡要求當代秘書必須具有超前意識。秘書活動從它發生的時候起，就具備了超前預測性，而在當代中國成為了秘書最主要的特徵。從戰國時代商鞅的變法圖強到舉世聞名的里根總統答謝會，從秦朝李斯力排眾議到北京市副市長徵婚95對信任集體婚禮，無不鮮明地體現了秘書活動的超前性特徵，這也正式「領導」們立於不敗之身國富民強的重要法寶。當代社會秘書們活動範圍擴大，內容繁雜，但超前性特徵並未減弱。秘書在其職能活動中，輔助領導決策、處理信息、協調關係、掌管文書、組織會議等方面的創造力是不言而喻的。
誠然，秘書也要服從於領導的指揮，但聽從決然不是盲從、僕從。我們認為，當代社會是一個知識經濟的社會，要想在各種經濟活動中取得「雙贏」，創新意識的提倡就顯得尤其重要。創新型秘書人才，具有強烈的開放型思維和創新精神。當今社會是一個知識經濟的社會，人才競爭激烈，在工作崗位上，必須常有新創意、新發明、新發現，才能為不同層次的服務對象不斷提供新點子、新構想；唯有超越競爭，才能夠發現更有戰略價值的新領城、新課題、新技術、新產品，不斷形成最具創意與活力的「人無我有」的優勢，這是民族的靈魂。
協作性優於輔助性
在秘書活動特徵的研究中，大多認為輔助性是秘書活動的基本特徵之一，但我認為，較之輔助性特徵，秘書活動最鮮明的是它的協作性特徵。
社會有種種社會角色，秘書也不例外。秘書的角色意識，是秘書人員對秘書責任、義務自我感知的心理活動。如果說古代的商秧輔秦穆公、諸葛亮佐劉備更多地體現出他們的輔助性的話，那麼當代秘書活動則主要表現為團結協作精神。如果缺乏主動性和團結協作的精神，秘書人員便成為一個機械履行秘書職能的「機器」，就無法發揮秘書由強烈的社會責任感而引發的主觀能動作用了。
常言道：「秘書是關起門來做領導」，然而這「領導」的做法就大有學問了，也就是要合理把握一個「度」的問題。誠然，與領導活動相比，秘書活動處於被動的從屬的地位，但被動從屬並非秘書活動的全部，這就需要秘書要成為新時代的協作型人才。
當今這個時代最明顯的特徵是合作取勝、協作競爭，即是「雙贏」時代，是共同發展的時代。幹事業需要一批人而不是幾個人，在知識經濟的條件下，人與人之間的協作由於個人獨立性的加強而顯得更為重要。有的人能力很強，但是性格古怪，自視甚高，很難與人共事；有的人才華橫溢，但私心過重，也很難委以重任。西漢初年劉邦在會集群臣時說：「運籌於帷幄之中，決勝於千里之外，吾不如子房；鎮國家，撫百姓，給饋銅，不絕於道，吾不如蕭何；連百萬之軍，戰必勝，攻必取，吾不如韓信。此三者，皆人傑也，吾能用之，此吾所以取天下也」劉邦的話正道出了秘書活動的另一大特徵――協作性特徵。普通人所說的「智囊團」、「思想庫」本身就是對協作特性的最好註解。
專業性強於綜合性
正如許多學者所言，從秘書工作的內容看，秘書活動具有綜合性、系統性的特點，普通人更樂意通俗地稱秘書為「雜家」。秘書活動涉及面寬，具有綜合性、全面性或廣泛性，各色人等千人千面，大千世界千變萬化，這就要求秘書人員必須是多面手，隨時能獨當一面，或同時解決若干問題，要求秘書人員成為「雜家」或「通才」。
誠然，秘書的確需要廣納百川式的知識結構，然而，當今社會迅猛發展，各類新思潮、新事物、新現象層出不窮，但人的精力是有限的，因此秘書不可能對浩如煙海的社會和學科全盤了解，要求他們真正做到「上通天文地理，下知雞毛蒜皮」，也是強人所難的事情，我們認為秘書更應當以「專業性」為主要特徵。當然，秘書活動的專業化不同政治家、文學家、哲學家、美術家、音樂家等的專業化，現實實用更是秘書活動專業化特徵的要求，秘書的「專」是協調人際關係、適應社會發展方面的「專」；秘書的「專」是處理信息、「辦文辦會辦事」、組織活動等方面的「專」；是協調種種關係這一特定領域的「專」。「雜」主要是對秘書人員在知識內容、業務能力等方面的要求，它與專業性並無衝突。
「專業化」是迅猛發展的社會對當代秘書提出的新要求，國內國際莫不如此。從國際形式來看，由於秘書工作分工細，要求的技術含量就高，如美國41個分工種類，光工資等級就分14種，從低層次秘書到專職秘書，到秘書的管理階層，形成規範化體系，故專業性強，從而視核行業為終身職業的人也趨多。中國古代的「食客」們正是憑自己的一技之長立足於當時的「社會」，當代社會秘書活動的專業性特徵同樣需要強化。因為沒有專業性，秘書活動也就失去了它的個性；沒有專業性，秘書活動就難以為繼。因此，我們要深刻認識秘書活動的專業性特徵，突出地強調它，重視它，實踐它，這樣才能便秘書活動與時俱進、適應迅猛發展的當代社會，這樣才能使我們的秘書工作得到更加完善更加健康的發展。