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비즈니스 서신의 특성 작성

비즈니스 서신의 글쓰기 비즈니스 서신을 작성해도 화려하고 아름다운 단어를 사용하지 않아도됩니다. 상대방이 당신이 원하는 것을 정확히 이해할 수 있도록 간단하고 평이한 언어로 정확하게 의미를 표현하기 만하면됩니다. 이 시점에서 우리는 몇 가지 측면을 요약하고 비즈니스 서신 작성에서 교훈을 얻을 수 있기를 바랍니다.
구어체 화 (colloquialization) <br> 각 서신 간의 서신은 귀하와 수령인이 교환하는 것입니다. 사람들은 감정적 인 편이므로 편지의 감정적 인 측면을 구현해야합니다. 그러나 많은 사람들은 비즈니스 편지를 쓰는 것이 특별한 "비즈니스 홀 (business cavity)"을 사용해야한다는 잘못된 생각을 가지고 있습니다. 따라서 따뜻하고 우호적이었던 편지는 지루하고 죽었습니다. 그들은 "편지를 받았습니다"또는 "귀하의 불만을 조사하고 있습니다"대신 "귀하의 서신이 접수되었습니다", "귀하의 불만 사항이 조사되었습니다"라고 쓰고 싶습니다. 사실, 우리는 편지가 상대방과의 대화가 아니라는 것을 이해합니다. 대화의 내용이 종이에 쓰여지는 것입니다. 간단하고 명확한 진술을 사용하고 나와 / us를 주제로 사용하여 두 친구 간의 대화처럼 단순하고 자연스럽고 인간 답게 열정과 친절로 편지를 읽을 수 있습니다.
상상해보십시오. 정해진 시간에 배송 할 수 없다는 이유로 전화로 파트너에게 사과하면 어떻게됩니까? 나는 당신이 "오늘 우리가 물품을 배달 할 수 없다는 것을 유감스럽게 생각한다"라고 말할 것입니다. 전화로이 사실을 말할 것이기 때문에 왜 "오늘 상품을 배달 할 수 없다는 사실이 유감입니다"라고 바꾸어야합니까? 이 소위 "비즈니스 홀"을 포기하고 편지가 단순하고 자연스럽고 인간적인 대화로 이어 지도록하십시오.
톤 톤 <br> 당신이 쓰는 글자는 목적이 있기 때문에, 당신의 편지에 사용 된 톤의 톤 또한 당신의 목적에 적합해야합니다. 글을 쓰기 전에 글씨를 신중히 생각하고 싶을 것입니다.이 편지를 쓸 때 어떤 목적을 달성하고 싶습니까? 어떻게받는 사람에게 영향을 미치고 싶습니까? 설득력 있고, 설득력 있으며, 단호하며, 요구합니다. 이것은 편지의 음색에 의해 전적으로 표현 될 수 있습니다.
성의 <br> 인생에서의 의사 소통이든 사업에서의 협력이든 성의가 가장 중요하고 근본적이므로 편지는 성실을 완전히 반영해야합니다. 무슨 말을하든 당신의 성실함을 말하면됩니다. 서면으로 된 편지를 가지고 다시 읽으십시오. 상대방이 귀하와 전화 통화 중일 경우, 귀하는 성격과 성의를 느낄 수 있습니다.
<br> <br> 귀하와 마찬가지로 귀하의 파트너는 매일 많은 편지 파일을 읽습니다. 따라서 서신은 간결하고 간결한 방식으로 작성해야합니다. 주제가 만족스럽지 않거나 편지 목적에 관심이없는 콘텐츠 인 경우 자비없이 포기하십시오. 이러한 내용은 원활한 의사 소통을 가능하게 할뿐만 아니라 청중을 혼란스럽게 할 수 있으므로 독자를 흥미롭게 만들지 못하게 할뿐만 아니라 성가신 분개로 만듭니다.
의례 <br> 우리가 여기서 말한 의례 는 당신의 친절한 질문, 당신의 존경 한 명령 같은 정중 한 표현이 아닙니다. 그것은 다른 사람들이 생각하는 태도를 반영하는 것이고 그것은 서로의 분위기와 상황을 더 잘 이해하는 것입니다. 이 태도를 사용하여 다른 사람들과 의사 소통하는 경우, 이번에 상대방의 요청을 거절하더라도이 친구를 잃지 않고 향후 협력 기회에 영향을 미치지 않습니다.
양 당사자의 견해가 통일 될 수 없을 때, 우리는 먼저 서로의 견해를 이해하고 존중해야 함을 유의해야합니다. 상대방의 조언이 불합리하거나 불공정하다면 자신의 주장을 밝히고 논쟁의 여지가 있지만 예의 주시하고 불쾌한 말을 피하십시오.
나는 또한 중국인들이 "너무 늦다"는 말을하고 있음을 상기시키고 싶다. 아무리해도 과장되면 효과가 좋지 않습니다. 머리 위의 의례는 아첨이 될 수 있으며, 진심으로 머리 위로, 순진해질 것입니다. 그러므로 가장 중요한 것은 원하는 효과를 얻기 위해 "정도"를 파악하는 것입니다.


간결한 <br> 앞서 언급했듯이 간단하고 명확하며 이해하기 쉬운 문자를 만들기 위해 간단하고 평이한 언어로 편지를 씁니다. 익숙하지 않은 단어 나 철자가 들어간 단어는 일반적인 단어를 사용하십시오. 단어를 표현할 수있는 문구는 사용하지 마십시오. 문장을 이해하기 쉽기 때문에 짧은 문장을 사용하십시오. 그러나 "and", "but", "but"및 "then"을 사용하면 문장을 길게 만드는 연결사를 만들 수 있습니다. 동일한 서신에서 동일한 의미의 여러 단어를 사용하지 마십시오. 예를 들어, "상품이 발송되었습니다"라고 쓰고 나중에 언급하면 ​​"앞으로"또는 "발송"과 같은 다른 단어를 사용하지 마십시오. 이 글은 독자들에게 단어가 다른 의미를 가지고 있는지 고려하도록 오도 할 것이기 때문입니다.
정확한 <br> 시간, 장소, 가격, 품목 번호 등과 같은 데이터 또는 특정 정보에 대해 가능한 한 정확합니다. 이렇게하면 통신 내용이 명확 해지고 프로세스 속도가 빨라집니다.
Targeted <br> 전자 메일에 다른 회사의 이름을 적거나 레터 헤드에받는 사람의 이름을 직접 기재하십시오. 이렇게하면 상대방이 전자 메일이 그 사람을위한 메일임을 알 수 있습니다.이 전자 메일의 중요성을 나타내는 순환 편지가 아닙니다. 물론,받는 사람의 이름이 확실하지 않은 경우 제목 열에 "친애하는 선생님"또는 "친애하는 선생님 또는 부인"이라고 적습니다.
언어는 간단합니다 <br> 우리는 이전에 비즈니스 서신이 멋진 단어를 사용할 필요가 없다고 말했습니다. 서양 언어 습관에 따르면, 그들은 간결하고 간단한 언어를 사용하는 것을 선호합니다. 따라서 서양인과 비즈니스 커뮤니케이션을 할 때 우리는 화려하고 복잡한 말을 피하려고 노력해야합니다. 예를 들어, "밝고 영광스러운 협력의 장래를 기대합니다."서양 언어 습관에 더 부합하는 "미래에 함께 할 수있는 기회를 가지기를 바랍니다"라고 쓰는 것이 좋습니다.

신속하고 신속하게 답변 <br> 구매자에게 회신 , 신속하고 신속하게해야합니다. 구매자는 대개받은 첫 번째 응답 만보고 있기 때문에 적절한 공급 업체를 선택하십시오. 적시에 응답하지 않으면 기회가 없어 비즈니스 기회를 잃을 수 있습니다.
제목 <br> 특히 전자 메일을 쓰는 데 적합합니다. 어쩌면 많은 사람들이 실제로 전자 메일의 제목이 매우 중요한 부분임을 인식하지 못하고 상대방에게 보내는 전자 메일의 첫 인상은 제목으로 처리됩니다. 제목에 내용이없고 스팸 메시지처럼 보이면 많은 구매자가 직접 삭제합니다. 예를 들어, "어때?", "함께 할 수 있니?"라는 제목은 "제안 : 밝은 아이디어 수입 - 절강 섬유의 파트너십 기회"또는 "소개 : 밝은 아이디어 수입을위한 우리의 제품 제공"으로 바꿀 것을 제안합니다. 이메일이 더 전문적으로 보일 것입니다.
교정 작업 <br> 필기를 마친 후에는 반드시 확인하십시오. 가장 기본적인 것은 맞춤법과 문법이 올바른지 확인한 다음 제공 한 사실, 데이터 등을 확인하는 것입니다. 우리는 모두 실수를하지만, 편지에 작은 실수가 있어도 의사 소통에 대한 신뢰를 떨어 뜨릴 수 있으며 귀하가 표현하는 다른 정보에 의심의 여지를 남길 수 있습니다.

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