現代企業制度對企業秘書的新要求

現代企業制度是指適應社會化大生產的需要，反映建立社會主義市場經濟體制的要求，使企業真正成為面向國際國內兩大市場的法人實體和市場競爭主體的一種企業體制。在建立市場經濟體制，實現兩個根本性轉變、深化企業改革的新形勢下，對企業秘書提出了新的要求。
一、解放思想，更新觀念
企業要適應正在形成的社會主義市場經濟體制，首要任務是解放思想，更新觀念。從過去計畫經濟條件下形成的舊傳統、舊觀念中解放出來，秘書要適應新形勢，為企業進入市場競爭服務。
第一要確立社會主義市場經濟的觀念。加強社會主義市場經濟理論的學習，從理論上提高認識。建立現代企業制度是發展社會化大生產和市場經濟的必然要求，從生產力方面看，必然要適應社會化大生產的需要，從生產關係方面看，必然要反映社會主義市場經濟體制的要求。在工作中，增強開拓進取精神，大膽探索、積極主動、深入研究企業在進入市場後所遇到的新情況、新矛盾、新問題，為企業領導的科學決策提供高質量、有價值的資料，真正當好企業領導的參謀助手。
第二要確立經濟效益的觀念。隨著現代企業制度的逐步建立、企業經營機制的轉換，作為直接為領導服務的企業秘書，必須切實樹立起以經濟效益為中心的思想，其市場經濟意識和經濟效益觀念的強弱與否，對領導決策和企業經營戰略有著很大影響。企業秘書的一切工作都應以提高企業經濟效益為出發點，經濟效益是企業的生命，市場是企業的生存空間，要增強經營意識、市場意識、效益意識，辦文、辦會、辦事都要突出企業的經濟效益。
第三要確立精幹高效的觀念。企業在深化改革、轉換機制的過程中，秘書必須改變過去那種按部就班的工作作風，樹立高效率出高效益的觀念。掌握現代化辦公工具，實現辦公自動化，利用計算機來提高工作效率，研究企業生產經營的動態和市場瞬息萬變的形勢，以快捷的反應、準確的分析預測，高節奏、高效率地為領導提供服務。急事急辦，特急特辦，簡化辦文、辦會、辦事的程式，提高工作效率，適應新形勢的需要。
二、適應市場，收集信息
建立現代企業制度是發展社會化大生產和市場經濟的必然要求，是社會主義市場經濟體制的基礎和重要組成部分，企業改革就需要建立一種與社會主義市場經濟體制相銜接的、相適應的企業體制。在深化企業改革，建立現代企業制度的過程中，企業秘書也必須適應新形勢的需要。
首先，在當今科技高度發展的時代，企業正在進入市場經濟軌道，想要立於不敗之地，就需要不斷地研究市場、開拓市場；需要不斷地促進企業的現代化管理，而現代化管理的重要內涵，即對信息的收集、處理、決策。在這種新情況下，信息作用將直接影響著企業的生產經營活動。在企業的整個生產經營活動中，始終貫穿著兩種運動過程：物流――勞動者利用勞動工具作用於勞動對象，加工產品的過程；信息流――各種檔案、情報、資料、數據在各生產經營環節之間的傳遞。而在兩者之間，信息流指揮著物流的運動。企業秘書要適應新形勢，按照社會主義市場經濟的要求，及時準確地收集各種信息，只有掌握了大量準確的信息，才能對企業生產經營調控起到有效的作用。
其次，信息工作是企業進入市場後必不可少的。面對新形勢，企業在生產經營活動中，應注意收集與企業經營活動相關的各種信息，這些信息主要來自兩方面：企業內部信息和企業外部信息。內部信息是指生產經營中的產品質量、銷售計畫、用戶情況、資金投向、成本費用、設備物資管理、統計資料等。這些信息為企業合理組織生產活動提供了必要的依據；外部信息是指國家的經濟政策、區域經濟發展戰略、經濟結構、產業結構、企業面臨的市場情況、原材料供應、競爭對手和市場需求變化及其發展趨勢等。企業秘書應開拓信息工作的新領域，改變傳統的工作方法，運用科學知識、技術手段，對所收集的各種浩如煙海、紛繁複雜的信息進行整理歸納，把高質量的信息提供給領導，作為企業領導科學決策的依據。
再次，在建立市場經濟體制、實現兩個根本性轉變、深化企業改革的新形勢下，企業秘書的一個重要工作就是圍繞企業的生產經營，深入開展調查研究，及時掌握生產經營動態，全國準確地反饋生產、經營、銷售渠道、市場需求等動態信息，協助做好生產經營活動中的分析、判斷、預測，理出思路，提出建議供領導決策。因為，決策風險是企業最大的經營風險之一，現代企業制度下的企業秘書應成為企業領導的信息庫、資料庫。沒有各種信息為依據，領導進行科學決策就只能是一句空話。收集、整理、綜合、分析信息，為領導做好服務工作，是現代企業制度對企業秘書提出的迫切要求。
三、圍繞經營，拓展職能
企業制度實際上是通過企業反映的一種生產關係，而最主要的是企業和外部聯繫的各種關係。轉換國有企業的經營機制，推動企業進入市場，增強企業活力，提高企業素質，是建立社會主義市場經濟體制的中心環節。企業秘書不但要完成原來意義上的各項工作，恪盡職守，服務於領導，而且要圍繞企業的經營方針，拓展企業秘書的職能。
一是協調上下、內外，提高工作效率。企業秘書的一切活動都是為了給企業領導的工作提供良好的條件，保證領導的經營意圖能順利執行。由於企業秘書處在企業機構中的重要部位，參知要務，掌握機密，聯繫上下，協調內外，所以對企業的經營活動，具有一定影響。企業秘書應圍繞企業的經營方針服務於企業的領導，服務於企業的生產經營。對各種事務性工作的處理應具有創造性，靈活性，疏通渠道，反饋信息，當好領導的參謀、助手，為領導順利開展工作創造有利的外部環境。
二是強化公關意識，樹立良好企業形象。建立現代企業制度，企業的形象至關重要。世界上的著名企業，它的形象就是一種無形資產。形象的優劣，直接影響其產品在市場競爭中的成敗。企業要利用與外界聯繫的機會，廣泛宣傳、介紹本企業的產品及經營方針，經營理念圍繞企業生產經營的中心任務，挖掘具有全局性和重大影響的新聞報導及先進經驗。利用多種形式，不失時機地對外宣傳，把企業發展的面貌反映出來，對外起到擴大影響、提高企業知名度，對內起到凝聚人心、鼓舞幹勁的作用。
三是實現辦公自動化，為企業生產經營服務。現代企業制度是國有企業改革的必由之路，是一種適應生產發展方面生產關係。企業的生產經營正不斷向集約化、現代化邁進，產品的科技含量不斷提高，在這種背景下，企業秘書如果停留在過去那種抄抄寫寫、忙上忙下的工作方法顯然是不行的。現代企業生產規模大、自動化程度高，生產過程、設備管理、技術開發、能量監控都使用計算機來實現，也就是說，實現了「工廠自動化」，這就要求必須實現「辦公室自動化」，才能與之相適應。因此，企業秘書應掌握電腦、傳真機、影印機等現代化辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術，以適應現代企業制度對企業秘書的新要求，充分發揮企業秘書的職能，不斷提高工作效率和質量，更好地為企業的生產經營服務。