行政文秘工作者必須掌握的
一、紅頭檔案的製作及標準
1．進行頁面設定
選擇「檔案」——「頁面設定」選擇「頁邊距」附簽，上：3．7厘米下：3．5厘米左：2．8厘米右：2．6厘米。選擇「版式」附簽，將「頁眉和頁腳」設定成「奇偶頁不同」,在該選項前打「√」。選擇「文檔格線」附簽，「字型設定」，「中文字型」設定為「仿宋」；「字號」設定成「三號」，單擊「確定」按鈕，選中「指定行格線和字元格線」；將「每行」設定成「28」個字元；「每頁」設定成「22」行。然後單擊「確定」按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2．插入頁號
選擇「插入」——「頁碼」，「位置」設定為「頁面底端」，「對齊方式」設定為「外側」。然後單擊「格式」按鈕，「數字格式」設定為全形的顯示格式，單擊「確定」按鈕，再次單擊「確定」按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線；並將頁碼字號設定成「四號」；字型任意；奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。
3．發文機關標識製作
選擇「插入」——「文本框」——「橫排」選單項，滑鼠將會變成「┼」，在wordXX版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文本框，單擊滑鼠右鍵——「設定文本框格式」，在這裡來設定紅頭的屬性。
選擇「顏色和線條」附簽，「顏色」設定成「無填充顏色」。選擇「大小」附簽，「高度」設定成「2cm」；寬度設定成「15．5cm」。註：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇「版式」附簽，單擊「高級」按鈕，水平對齊：「對齊方式」設定成「居中」，「度量依據」設定成「頁面」；垂直對齊：「絕對位置」設定成「頁邊距」，「下側」設定成「2．5cm」——平行文標準，「8．0cm」——上行文標準，註：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊「確定」。
選擇「文本框」附簽，左、右、上、下都設定成「0cm」，單擊「確定」完成。文本框屬性全部設定完成，單擊「確定」按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設定成「紅色」，字型設定成「小標宋簡體」，字號根據文本框的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭製作完成。
4．紅線製作
首先將「視圖」——「工具列」——「繪圖」選中，單擊「繪圖」工具條的直線工具，滑鼠會變成「十」字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇「設定自選圖形格式」，紅線的屬性在這裡進行設定。選擇「顏色和線條」附簽，「顏色」設定為「紅色」；「虛實」設定為「實線」；「粗線」設定為「2．25磅」。選擇「大小」附簽，「寬度」設定為「15．5cm」。選擇「版式」附簽，單擊「高級」按鈕，水平對齊：「對齊方式」設定成「居中」，「度量依據」設定成「頁面」，垂直對齊：「絕對位置」設定成「頁邊距」，「下側」設定成「7cm」——平行文標準，「13．5cm」——上行文標準，註：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5．文號製作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字型；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。
註：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇「插入」——「符號」——「符號」附簽，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊「插入」按鈕即可。
6．主題詞製作
選擇「表格」——「插入」——「表格」，選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——「表格」附簽，「對齊方式」設定為「居中」；然後單擊「框線和底紋」按鈕，在「預覽」視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7．保存成模板檔案
單擊「檔案」——「保存」，「保存類型」：選擇「文檔模板」；「檔案名稱」：給模板命名；「保存位置」：模板所在路徑。至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇「檔案」——「打開」，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設定的，然後單擊「打開」按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1依據模板建立新公文：選擇「檔案」——「新建」——「常用」附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2製作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟體中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：
標題——二號小標宋字型，居中顯示；主送機關——三號仿宋字型，頂格，冒號使用全形方式；
正文——三號仿宋字型；
成文日期——三號仿宋字型，右空四個字的距離，「○」和六角符號的輸入方法一致，不能使用「字母o」或「數字0」代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字型填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。