會議流程

★準備工作
1接到會議意向後，合理報價立即回復，並提出我方的合理化建議。
2可為客戶進行會議的設計與策劃服務。
3根據要求預定酒店，會議場地、車輛等。
4準備會務用品：代表證、會徽、紀念品。
5提供公關禮儀、文秘、翻譯服務，代租會務所需設備。
★會議接待
1會議場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。
2按客戶需要安排接送與會賓客，協助會務組辦理賓客簽到等工作。
3會議用餐及宴會安排。
4會後旅遊、娛樂考察等活動。
5提供返程飛機票、火車票。
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一般而言，作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經過以下幾個環節：
1、策劃作為專業的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。
2、諮詢在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算範圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、考察如果您認為溝通後可以相信我們，那麼我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計畫、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。
4、確定這個時間需要的是耐心與細緻——我們得一一推敲構想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協定。
5、執行嚴格而又人性化地執行協定，將是雙方合作精神的高度升華。不管構想如何完美，任何計畫都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協定以外的服務視為協定的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。
6、結算雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協定執行核算。