會議期間的文書與服務

    
一、編寫會議簡報
會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導性檔案，要求及時、準確編寫。
編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括："快、新、實、短"。
"快"，是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間，不拖拉，一般要求當天的情況當天整理，當天發出，最遲也要當天整理，第二天發出。一些大型會議一天要發出簡報一至二期。
"新"，這是簡報的交流性和指導性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況，新問題和新經驗，並反映在文字上應注意使標題醒目、吸引人。
"實"，是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準確、不能隨意誇大或縮小。
"短"，簡報本身從字面上解釋就是簡短的報導。長了就不能稱其為簡報。而且也會影響到"快"。因此，會議簡報的行文特色應當是：開門見山，直接敘事，一語中的，儘可能一事一議，少做綜合報導。簡報一般字數在幾百字至多不過千字。
二、能夠收集、編髮會議信息
會議的新聞報導工作可以有多種方式：
第一種，由會議秘書組撰寫新聞報導稿件，然後經領導審定後，向媒體傳送；
第二種，在會議召開期間，邀請有關報社，電台、電視台派記者親自隨訪，發布訊息；
第三種，在會議結束時，召開記者招待會，由領導人直接介紹會議情況並親自回答記者提出的各種問題。
三、能夠組織擬寫會議紀要
會議紀要是根據會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的檔案。並非所有會議都要產生會議紀要。會議紀要有兩個目的：一是讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據；二是上報，使上級主管部門和有關單位了解會議的情況或予以轉發。
擬寫會議紀要應做到：
1.忠實於會議實際；2.內容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。
相應知識
會議紀要有兩種類型：
一是例行會議紀要。如經理辦公會議紀要、廠長辦公會議紀要。這種類型的會議紀要是將會議形成的決議下發，或讓上級了解會議的精神，因此要求簡明扼要。
二是工作會議紀要。是指各機關、部門或地區就重大工作問題召開專門會議，交流情況，統一認識，研究政策措施之後，需要整理出會議紀要，上報下發，或請求上級批轉。
會議紀要的內容包括兩部分：
一是會議情況簡述。包括召開會議的根據、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。
二是對會議主要精神的闡發。這是會議紀要的主體部分。
注意事項
擬寫會議紀要應當做到：
第一，記實。即實事求是，忠於會議實際。為此，必須以會議紀錄為依據。對與會者的發言可以進行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內容。
第二，記要。即抓住要點，對會議的中心議題和圍繞議題所做的決定進行集中概括，去粗取精，集中歸納最有說服力的典型事例，引用最精彩的情節和語言，使全文突出重點。
第三，要有條理，眉目清楚，使人一目了然。
四、做好會議的值班工作與保密工作
具體做法
一些大中型會議，會場配有專門的服務人員，但秘書應當督導和協助服務人員做好以下工作：
1.與會人員入場時的驗證與收票工作。
2.保持會場內的秩序，維護場內設備。
3.為會場內人員提供開水、飲料以及其他服務。
4.觀注會場內各種設備的使用情況。
5.做好會場內安全保衛工作。會場內安全保衛工作主要包括：
防止與會議無關的人，隨便進入會場；
觀注會場內的設備運行情況，消除火災隱患，防止意外事故的發生；
保證會場內人員的安全與健康，發現與會者中身體不適或突發疾病者，要及時請保健醫生或送往附近醫院或聯繫急救中心；
做好會議的保密工作。
注意事項
1.應有相應的值班制度與要求。
2.保密檔案的分發、收回以及會議內容的保密問題。
五、協助領導做好會議總結工作及會後的反饋工作
1.做好會議的總結工作
會後總結工作應當做到及時、全面、客觀、公正。可以採取個人總結、小組評議、領導評價相結合的方法，並在此基礎上，儘可能召集全體工作人員開個總結會，交流經驗、表彰先進。
2.會後反饋工作是指秘書人員根據領導的交辦或會議上的決定，將會議所做出的決策或決議在實際貫徹執行中的所得到的結果、引起的反應以及造成的影響等情況，回報給主辦會議的領導機關的活動。會後反饋可以用口頭或書面催詢的方式，必要時還可以直接深入到有關單位或部門進行實地檢查與催詢。會後反饋工作是會議善後工作的一項重要內容，也是整個會務工作的一個重要組成部分。這項工作雖然是在會議結束之後進行的一項工作，但對整個會議來說都是非常重要也是十分必要的，因為，它能夠直接反映出會議效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實處。
注意事項
1.總結要注意收集書面總結材料，以便立卷歸檔。
2.反饋工作要注意形式多樣化，多方面掌握反饋信息。