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사무실 직원이 전화에 응답하는 방법


사무실 업무는 작은 문제가 아닙니다. 사무실은 당사자들을 업로드하고 배포하고, 조정하며, 전화에 응답하는 역할을 담당합니다. 전화에 응답하는 것은 간단합니다. 작업이 신중하지 않으면 문제가 발생하면 작업에 영향을 미치고 조직의 이미지에 영향을 미칩니다.
전화를받을 때 가장 먼저 할 말은 "여보세요, 여기에 특정 단위가 있습니다. 뭐하고 있니? 너 누구 찾고있어?". 수신되는 세 가지 주요 유형의 호출이 있습니다.
첫째, 상급 또는 관련 단위가 통지서를 발급합니다. 발신자는주의 깊게 듣고 기록을 남겨야합니다. 회의 통지서 인 경우에는 "회의 시간, 장소, 내용, 참가자, 통지 한 부서 및 요원"의 여섯 가지 요소를 기록해야하며, 필수 불가결하고 모호한 경우 즉시 질문해야합니다. 적시에 사무국 장에게보고하십시오.
둘째, 공공 협의 정책 또는 문제를 반영합니다. 대중과의 협의 정책에 즉각적으로 답변 할 수 있다면 심각한 답변을 제시해야하며, 관련 정책이 정확하지 않은 경우 그 이유를 알려야합니다. 대중은 추가 답변을 위해 사업부 전화 번호를 알릴 수 있습니다. 문제를 국민에게 알리려면 사람들의 이름과 연락처를 신중하게 기록하고 기억해야합니다. 사람들이 관련 지도자 또는 부서에 문제를보고 한 후에는 즉시 대중에게 피드백을 제공해야합니다.
세 번째는 전화를 받아 리더를 찾는 것입니다. 사무실은 종종 장거리 전화와 같이 지도자로부터 전화를받는 경우가 많습니다.이 전화는 일반적으로 요청되며, 귀하의 이사는 누구입니까? 아니면 확실한가요? 그는 거기 있지 않니? 그의 휴대 전화 번호는 무엇입니까? 그러한 전화는 조심스럽게 다루어 져야합니다. 먼저 "무엇이라고 부릅니까?"하고 물어보십시오. 다른 사람의 이름과 부대에 물어보십시오. "기다리십시오, 지도자가 없다면 보겠습니다." 해당 리더에게 전화가 왔는지 확인하려면 리더에게 문의하는 데 불편한 점이 있는지 확인하십시오. "리더가 회의에 출퇴근을 이끌고 있습니다"를 거부 할 수 있습니다. 상대방이 여전히 휴대 전화 번호를 찾으려면 "죄송합니다. 리더의 전화 번호 당신에게 뭔가있는 것이 있으면 사무실에 전화 할 수 있다고 말하는 것이 편리하지 않습니다. " 무역은 낯선 사람에게 지도자의 상황을 알리고 지도자에게 수동적 인 태도를 유발할 수 있습니다. 특히 제품 판매를 위해 지도자를 자주 부르면 많은 시간을 낭비하고 지도자들이 짜증을 내게됩니다.
요약하면 전화를해야합니다 : 신중하고, 예의 바르며, 예의 바르며, 융통성 있고 유연합니다.

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