회의 준비 및 좌석 배치

(1) 정리 : 회의의 단체 숙박을 처리하는 방법에는 여러 가지가 있지만, 가장 쉬운 방법은 참가자 자신이 숙박 시설을 마련하는 것이지만, 주최자가보다 효과적이고 경제적인 혜택을 누릴 수 있다면 주최자가 예약하는 것이 좋습니다. 사전에 회의실을 유지하면 다음과 같은 문제가 발생합니다.
1. 성수기에는 호텔이 방을 파는 경우 참가자가 장소에서 멀리 떨어져 살게됩니다.
2. 참가자는 할인을받을 수 없으므로 할인 된 가격을받지 못할 수도 있습니다.
3. 장소의 임대료는 높을 수 있습니다. 일반적으로 호텔은 예약 된 객실 수를 고려하여 임대료를 교섭 할 수 있는지 여부를 결정합니다.
숙박 프로그램 : 방을 예약 한 후에는 다음과 같은 4 가지 기본 숙박 프로그램을 결정하십시오.
1. 모든 참가자가 그룹 예약 카드 또는 신청서를 통해 머물고 있다고 호텔에 알려주십시오.
2. 모든 예약은 주최자의 숙박 양식을 기반으로한다는 것을 호텔에 알려주십시오.
3. 전문 컨퍼런스 서비스 회사에서 처리합니다.
4. 주최자의 숙박 팀을 책임지고 있습니다.
회의 예약 방법 : 회의 중 많은 수의 회의실이있을 수 있습니다. 사전에 예약해야합니다. 그렇지 않으면 성수기에 숙박 시설에 문제가 발생할 수 있습니다. 특히 방을 찾을 수 없을 수도 있습니다. 지시 사항을 알려주십시오.
예약 카드 : 회의에 머물 필요가있는 사람들의 수가 적다면 호텔이나 컨퍼런스 센터에서 무료로 예약 카드를 요청할 수 있습니다. 주최자는 회의 통지와 함께 예약 카드를 보내고 예약은 호텔에 직접 이루어집니다.
예약 카드 나 신청서는 기본 서식에 따라 사전에 인쇄 할 수 있으며, 인쇄하기 전에 임시 보관함을 작성하십시오. 가격, 보증금 및 기타 사항을 확인하십시오. 일반적으로 보증금을받지 못하면 입금을 확인할 수 없습니다. 또한 세금이나 서비스 수수료를 표시 할 수도 있습니다.
참석자들이 가능한 한 일찍 예약하도록 장려하기 위해 예약 기한을 강조하는 것도 중요합니다. 약속 마감 시간은 계약서에 서명하기 전에 호텔과 합의합니다.
숙박 : 숙박은 보통 주최자가 객실 비용을 지불하는 소규모 회의에서 사용됩니다. 초대 한 사람에게 양식을 보내고 동반자의 이름, 원하는 방, 도착 및 출발일을 기입하고 호텔에 양식 정보를 기입 한 다음 호텔에 지불 방법을 알려주십시오.
1. 룸 서비스 수수료 및 세금은 개인 또는 초대 단위가 지불해야 함을 나타냅니다.
2. 잡비를 책임지는 사람을 표시하십시오.
3. 이 객실은 도착 당일 오후 6 시까 지 예약되거나 초청 단위는 전적으로 책임이 있습니다.
4. 호텔은 확인 편지를 보내기 전에 초대 단원과 확인한 다음 개별적으로 보내야합니다.
객실 수를 결정한 후 숙박위원회 / 관광국은 귀하가 참조하고 선택한 호텔 정보를 제공 한 다음 주최자가 가격에 관해 호텔 담당자에게 이야기합니다.
가능하다면 실제로 호텔 객실에서 사용되는 장비를 살펴 보는 것이 가장 좋습니다. 가격을 협상하는 데 도움이 될뿐만 아니라 참가자가 질문 할 수도있는 질문을하고 호텔 직원에게 답변하고 호텔 예약 및 프런트를 알 수 있습니다. 서비스 상황.
특별 예약 : 일부 미팅 플래너는 모든 예약 된 방에 여러 개의 방 또는 그룹을 예약하고 특별 예약을 사용하여 총 400 개의 예약, 40 개의 VIP 및 대리인을위한 360 개의 특별 대우를 제공합니다 언론인과 출품자 중 일부는 매우 신중해야하기 때문입니다.
자세한 내용은 호텔 비즈니스 담당자와 세부 사항을 논의하고 텍스트에 의지하여 서로를 이해하십시오.
1. 얼마나 많은 객실, 특히 어떤 카테고리와 요금이 예약되어 있습니다.
2. 주문 프로그램.
3. 기한 내에있는 미사용 객실은 일반 예약으로 이전됩니다.
특별 예약을 결정하기 전에 다른 양식이 필요할 수도 있습니다. 출품자의 출품자는 색이 다양하거나 특별 기한이 적용될 수 있습니다 .VIP의 경우 다른 지위가 명시되고 숙박 계약은 직접 처리됩니다.
직원 객실 예약 및 무료 객실 : 일반 참가자 숙박 준비가 시작되기 전에 직원 숙박 및 무료 객실이 지정됩니다.
일반적으로 직원 및 무료 룸 주거 테이블은 이름과 주소, 직책 또는 직무 관련 역할, 회의실 유형, 필요한 객실 유형, 무료 객실이 아닌 경우 도착 날짜 및 출발 날짜 등을 호텔 비즈니스 직원에게 직접 보냅니다. 누가 방 및 부수적 인 비용을 지불합니다. 직원의 가격은 일반적으로 주최자 비용을 줄이기 위해보다 유리한 가격을 제공합니다.
호텔은 종종 주택 목록에 따라 VIP 특별 특권을 제공하기 때문에 신원을 밝히는 것이 가장 좋습니다. 직접 확인 편지를 보내고 VIP 또는 직원에게 다시 확인하십시오.
숙박 양식의 내용 : 숙박 양식은 일반적으로 주최자가 초안을 작성하여 주최자가 인쇄하지만, 양식 준비가 완료되기 전에 예를 들어 수령 기한, 주최자 또는 레스토랑에 확인 회신, 전화 문의 허용 여부 등 관련 운영 원칙이 확인됩니다. .
일부 숙박 시설은 특정 그룹에 대한 몇 가지 추가 정보가 필요하지만 일반 표준 양식에는 다음이 포함됩니다 :
1. 주최자의 이름입니다.
2. 회의 이름.
3. 회의 날짜.
4. 회의 장소.
5. 영수증 마감일.
6. 확인 편지 답장 주소.
7. 각 호텔의 가격.
8. 세금 세부 사항.
9. 호텔의 위치지도.
10. 항목 표시 :
호텔 환경 설정을 선택하십시오.
어떤 유형의 방.
예약의 이름.
도착 일과 시간.
날짜를 남겨주세요.
11. 보증금 지불을 나타냅니다.
12. 취소 및 변경 방법을 나타냅니다.
13. 누구가 확인 편지를 보낼 것인지 명시하십시오.
14. 전화 문의 및 예약을 수락하는지 여부를 나타냅니다.
15. 신용 카드를 수령하면 신용 카드, 번호, 만료일 및 서명을 표시하십시오.
16. 이름, 주소 및 전화 번호를 기입하여 확인 편지를 보내십시오.
17. 오해를 피하기 위해 객실 유형이 양식에 표시되지 않은 경우 숙소 정보를 제공하는 것이 가장 좋습니다.
싱글 룸 : 1 인 1 베드.
2 인실 : 2 인 1 실.
더 블룸 : 2 인 투숙, 2 인실.
운영 절차 : 기본적으로 숙소 배열은 다양한 유형의 방의 재고를 기록하고, 다양한 질문에 답하고, 개인 편의 문제를 해결하고, 주택 보고서를 호텔 및 회의 기획자에게 이전하는 등 다소 복잡하고 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 모든 운영 절차는 가능한 한 빨리 이루어져야합니다. 정확합니다. 호텔을 방문하여 마감일 이후에 숙소 예약을 처리하는 등 업무 절차에 익숙해지는 것이 가장 좋습니다.
현장 조사 : 귀하가 귀하의 숙소를 관리하기로 결정한 경우, 직원은 호텔에서 사용하는 장비를 알아야하며 숙박 시설 책임자를 호텔로 안내해야하며 호텔 비즈니스 직원이 참가자의 질문에 하나씩 답변합니다.
확인 : 참가자들에게 숙박 양식을 받고 객실을 확인하도록 알리십시오. 일부 주최자는 참가자에게 숙소 양식을 보내지 말고 호텔에서 직접 확인 편지를 보내십시오. 호텔이 나중에 확인 편지를 보내면 숙박 정보를 받으면 즉시 통지를 보내는 것이 가장 좋습니다.
회의 기획자로부터 종종 자주 제기되는 불만은 그들이 얼마 동안 확인되지 않은 이유입니다. 이 시간에 참가자는 주최자에게 이미 장거리 전화를 걸어 첫 번째 선택에 대해 문의하거나 호텔에 첫 번째 선택을 지정하지 않았고 참가자가 차례로 전화를 걸어 방 배치에 대해 질문 할 수 있습니다. 따라서 가능한 빨리 통지 나 방의 확인에 대한 응답을하면 장거리 전화에 대한 통화가 줄어들 수 있습니다. 또한 가능한 한 빨리 전화를 처리 할 수 ​​있다면 전화 수를 줄일 수 있습니다. 불필요한 전화를 줄이려면 숙박 양식을받은 후 며칠을 나타내는 것이 가장 좋습니다.
숙박 보고서 : 소위 숙소 보고서는 일정 기간 동안 호텔 예약을 요약 한 것으로, 예약 된 레스토랑 수, 각 호텔에있는 객실 수, 예약 된 객실 수, 예약되지 않은 객실 수 및 예약 기간을 표시합니다 숙소 보고서가 제공됩니다. 제공된 목록은 참석자 이름, 국가, 조직, 도착 날짜 또는 지리적 위치별로 정렬 할 수 있습니다. 회의가 끝나면 회의 준비위원회에서 각 호텔 숙박에 대한 전체 보고서를 제공하거나 각 호텔에 숙박 보고서를 비교하여 얼마나 많은 사람들이 일시적으로 취소하고 나타나지 않았으며 누가 마지막인지 완료된 방으로 예약 호텔을 사용하기로 결정하면 호텔 예약 양식과 숙박 형태가 각 호텔로 보내집니다.
가격과 객실 유형은 호텔 계약서에 자세히 설명되어 있습니다. 업무 효율을 높이기 위해 호텔에서 제공 한 가격이 특정 가격대가 아닌 가격으로 결정됩니다.
많은 호텔들이 주최자의 숙박위원회의 운영 방식에 익숙하지 않으므로 호텔에 자세한 설명을 첨부하여 호텔이 모든 예약 및 취소를 환불해야한다는 것을 알 수 있도록하십시오. 취소는 재배포 될 수 있으며 예약은 가능한 한 많이 유지됩니다. 숙소위원회에서만 예약을 수락 할 권리가 있으며, 호텔이 예약을 수락하면 중복 될 수 있습니다. 이는 주최자의 문제입니다.
숙박 서비스 : 수천명의 사람들이나 수만명의 사람들이 대규모 국제 회의에 참석할 수 있습니다. 방을 예약하는 데는 시간이 많이 걸리고 노동 집약적 인 일이 있습니다. 해외에는 숙소 국이 있으며, 숙박 관리국은 대개 회의국 아래에 있습니다. 정부 기관인 외국인 참가자의 편의를 제공하는 것은 무료 서비스를 제공 할 수 있지만 모든 국가에 주택 국이있는 것은 아닙니다. 일부 국가에서는 숙박 서비스를 제공 할 수 있지만 서비스 요금을 지불하는 숙박 서비스 회사가 있습니다. 그러한 서비스가없는 경우, 주최자는 외국 대표의 편의를 제공 할 수있는 숙박위원회를 구성해야합니다. 다음은이 세 가지 서비스의 내용입니다.
Accommodation Bureau : 일반적으로 대규모 회의는 숙박 관리국의 서비스를 사용할 것입니다 일부 국가에는 거주국이 없지만이 서비스를 제공 할 수있는 지역 관광청이 있습니다 일반적으로이 서비스는 무료입니다 회의실의 전제는 최소한 특정 수의 식당을 이용하십시오. 예를 들어 식당 3 개와 방 3,000 개를 사용하십시오. 이 숫자보다 적 으면 호텔이 직접 숙박 카드를 사용하는 것입니다. 그러나 여전히 예외가 있으며 여행국은 숙박 문제에 책임질 것에 동의합니다. 먼저 다음 정보를 제공해야합니다.
1. 과거의 예약 건수.
2. 얼마나 많은 방이 필요할 것으로 예상됩니다.
3. 도착과 출발.
4. 비용 고려 사항.
5. 위치에 대한 선호도.
6. 현재 참석자의 선호도가 이전과 다른 경우 관광국에 알려주십시오.
참고 : 대만에는 숙박 사무국이 없기 때문에 제한된 인력으로 인해 관광청은 위의 서비스를 제공 할 수 없습니다.
숙박 서비스 회사 : 해외의 일부 회사는 여행사가 대부분인 숙박 서비스를 제공하며, 항공권 및 호텔 숙박을 여행지로 바꾸지 만 일부 회사는 여행을 포함하지 않고 숙박 서비스를 전문으로 제공합니다. 그러나이 서비스 회사는 요금이 부과됩니다.
기본 서비스 내용 : 숙박 카드, 확인서, 진술서 처리, 일부 회사는 일반적으로 예약 보고서에 포함되지 않은 회의 후 숙소를 주선 할 수 있으며 숙소 및 체크 아웃의 원활한 진행을 결정하기위한 인력 현장 서비스를 제공합니다. 대만에서는 여전히 주최자가 처리하거나 컨퍼런스 플래너에게 호텔로 연락합니다.
자립 형 숙박위원회 : 위의 두 가지 종류의 숙박 서비스는 대규모 국제 회의에 더 적합하지만, 중소 규모 회의를 위해서는 여전히 외국인 참가자를위한 숙박 서비스가 필요하기 때문에 숙박위원회를 설립해야합니다. 그럼에도 불구하고 몇몇 주최측은 대규모 국제 회의를 위해 자체적으로 숙박위원회를 구성하고 있는데, 왜 그런가요? 숙박 프로그램 전체를 통제하고 각 호텔의 주거 상황을 즉시 파악하고 무료 객실 수를 즉시 파악하며 가장 중요한 것은 직접 고객에게 서비스를 제공하는 것입니다. 회원 자격에 문제가 있거나 특별한 필요 사항이있는 경우 즉시 처리 할 수 ​​있습니다.