회의 효과의 평가 방법

회의의 다른 단계에서 효과 평가 회의는 특정 시간과 공간에서 개최되며, 회의 효과에 대한 다양한 요인의 영향은 지속적인 과정입니다. 성공적인 회의를 개최하기 위해서는 회의 시작부터 회의 종료까지 다양한 요소의 영향에주의를 기울여야합니다. 긍정적 인 요소를보다 잘 보호하고 부정적인 요인을 제거하기 위해서는 회의의 효율성에 영향을 미치는 여러 요인을 평가하여 트레이드 오프 기준을 설정하고 논의 할 가치가없는 청구서에 시간을 낭비하지 않아야합니다.
I. 전회 평가
회의 전에 다음 요소가 회의에 영향을 미칩니다.
◆ 목표 또는 부정확 한 목표의 부족 ◆ 의제 부족 ◆ 부적합한 후보자 또는 참가자 수가 너무 많거나 적음 ◆ 부적절한 모임 시간 및 장소 ◆ 부적절한 모임 알림 시간 ◆ 안내 된 모임 알림 ◆ 불쌍한 모임 장비 ◆ 참가자가 완전히 준비되지 않았습니다. ◆ 회의 종료 시간과 각 주제의 시간 할당이 지정되지 않았습니다. ◆ 회의가 정각에 시작되지 않습니다. ◆ 이전 회의가 너무 많아 참석자가 회의를 듣고 지루할 수 있습니다. ◆ 회의 횟수도 너무 많습니다. 적은, 각 회의마다 너무 많은 주제 만들기
둘째, 회의에서 효과 평가
회의 중에 다음과 같은 요소가 회의의 효율성에 영향을줍니다.
◆ 회의에서의 커뮤니케이션 활동 ◆ 외부 간섭 ◆ 참가자 탈선 ◆ 주최 이혼 ◆ 장소에 머물 필요가없는 참가자가 현장에 머무르게 ◆ 정보 부족, 편파적 결정 ◆ 소규모 독점 모임 ◆ 참가자 간 참가 ◆ 참가자는 실제 감정이나 의견을 나타내지 않습니다. ◆ 참가자 간의 논쟁 ◆ 참가자는 의장과 논쟁합니다. ◆ 시청각 장비는 실패합니다. ◆ 참가자는 열정이 없습니다. ◆ 회의가 예정 시간을 초과합니다. ◆ 주최자가 회의 결과를 요약하지 못했습니다.
셋째, 회의 후 효과 평가
회의가 끝나면 다음과 같은 상황이 종종 발생하므로 피해야합니다.
◆ 회의 기록 부족 ◆ 비효율적 인 결의안 실행 ◆ 회의의 성공 또는 실패를 요약하지 말 것 ◆ 작업을 완료 한위원회 또는 작업 그룹을 해산하지 말 것 ◆ 회의에 불만족 함 회의가 끝난 후
1.이 회의의 목표는 무엇입니까?
2. 회의 목표가 달성 되었습니까?
예 □ 아니오 □ 일부 달성 □
3. 어느 목표를 달성하지 못 했습니까? 왜 완전히 달성되지 못했습니까?
시간
1. 회의의 목표는 최단 시간 내에 달성됩니까?
예 □ 아니오 □ 확실하지 않음 □
2. 최단 시간에 목표를 달성하지 못하면 가능한 한 짧은 시간에 목표를 달성하십시오.
참가자
1. 각 참가자의 이름을 열거하고 회의 후 만족도를 평가하십시오.
2. "만족스럽지 못한"또는 "매우 불만족 한"참가자가 "만족스럽지 않음"또는 "매우 불만족스러운"이유를 찾아보십시오.
같은 회의를 다시 주최한다면 아래 표에서 계속 유지 될 것입니다. 새로운 이니셔티브는 무엇입니까?
회의의 각기 다른 각도의 효과 평가
회의 개최에는 다음과 같은 공통된 특성이 있습니다 : 첫째, 회의 기간 동안 일정한 가격을 지불해야하며, 둘째, 회의에는 특정 목적이 있어야하며, 회의가 끝나면 성공 여부에 관계없이 어느 정도 사람들을 줄 수 있습니다 계시를 통해 사람들은 특정한 경험과 교훈을 얻습니다. 회의의 효율성은 정적 개념이 아니며 다른 각도에서 평가해야합니다. 아래에 간단한 소개가 나와 있습니다.
먼저, 가격 지불의 관점에서 평가하십시오.
실제 비용이 회의에서 얼마나 지출되었는지 계산하기 쉽습니다. 회의 비용 계산 방법은 회의 비용 = 평균 시간당 임금의 3 배 × 2 회의 참가자 수 × 회의 시간입니다. 물론, 회의의 실제 비용에는 회장 임대료, 데이터 요금, 유틸리티 요금 등이 포함됩니다. 과학을 평가하기 위해 과학을 평가하려면 다음 공식을 사용할 수 있습니다.
이 수식에서 c는 각 참가자의 회의 참여 비용을 나타내며, t는 여행 경비를 나타내며, a는 숙박 시설 및 숙박 시설 비용을 나타내며, p는 위치, 장비, 슬라이드 및 비디오의 대여를 포함하여 준비 비용을 나타냅니다 부자료 등의 제작비 위의 숫자를 d로 나눈 값을 참가자 수로 나눈 값을 더하면 각 참가자의 비용과 동일한 cd 값을 얻을 수 있습니다.
이 비용 중 참여자의 기여도 c는 과소 평가 될 가능성이 큽니다. 이것에 대한 많은 이유가 있으며 여기서는 그다지 설명하지 않겠습니다.
각 참가자가 얼마나 많은 돈을 썼는지 파악한 후에는 돈이 최첨단에 쓰이고 있는지를 이해해야합니다. 그 목적은 직원의 작업 상태를 조정하는 것이므로 효과를 평가하는 것이 더 쉽습니다. 예를 들어, 회의가 끝난 후 직원들이 판매하는 자동차 수가 증가 했습니까? 잠깐. 효과가 달성되면 회사가받는 추가 이익은 회의에 기인합니다.
회의의 목적이 사기를 높이고, 직원에게 상황을 알리거나 직원을 훈련시키는 것이면 즉시 재정적 이익을 보여줄 수 없습니다. 이 경우 직원의 실무 교육 프로그램의 일부로 회의를 생각하는 것이 가장 좋습니다.이 프로그램은 회사의 미래에 대한 투자로 간주되어 가능한 한 많은 가치를 창출합니다. 장기적으로 인력과 재원의 일정 부분을 투자하는 것은 가치가 있습니다. 회의 취소와 같은 다른 방법을 사용하는 경우 결과는 사기가 낮거나, 용납 될 수없는 변경 또는 생산성 저하가 발생해야합니다.
전통적으로 많은 회의가 덜 신중하게 진행되는데, 일반적으로 말하자면 신중하게 선택된 부서장과 직원을 5 성급 호텔로 보내 창의적인 아이디어를 듣는 것입니다. 보고서 ... 이러한 모임은 평범한 사람들이 참가자들이 휴가를 가질 수 있도록 고려합니다. 이제 모든 주요 회의가 끝나면 사람들은 "이 회의는 가치가 있습니까?"라는 질문에 반영하는 데 익숙합니다. 회의 의사 결정권자로서이 문제는 심각하게 다루어 져야합니다.
회의가 가치 있는지 여부를 평가하는 것은 가치가 있으며, 회의 비용에 국한되어야 할뿐만 아니라 회의가 작동하는지, 즉 회의가 의도 된 목적을 달성했는지 여부를 고려해야합니다.
둘째, 회의의 품질 측면에서
회의의 효율성을 높이기 위해 회의의 각 부분을 개별적으로 평가하고 판단 할 수 있습니다. 평가 회의 품질 목록은 아래에 나와 있으며 평가를위한 참고 자료로 사용할 수 있습니다.
Listing 1의 시작 부분에서 회의의 의도 된 목적을 간략하게 언급한다. 이 평가 보고서를 작성할 때 이것을 잊지 마십시오.
인쇄물이 디자인 및 레이아웃에 만족합니까? 내용이 정확하고 명확하게 명시되어 있습니까? 인쇄물은 제 시간에 제공됩니까? 보람있는 비용은 보냈습니까?
장소 회의 장소의 위치가 적절합니까? 적절한 크기입니까? 숙소, 음식 및 서비스의 수준은 무엇입니까? 시설이 적합합니까? 직원이 기꺼이 도와 줄 수 있습니까? 참가자들의 의견은 무엇입니까?
운송 차량이 잘 관리되고 있습니까? 차량은 정시에 있습니까? 이동성이 그렇게 높습니까? 운전자는 예의 바르고 도와 주겠습니까?
장소 레이아웃 표지판, 세트, ​​조명 및 회의 장소의 장식 수준은 무엇입니까? 장소에서 설계 한 프로젝트가 적시에 제공되고 설치되어 있습니까? 참가자가 디자인 레이아웃에 대해 무엇을 말해야합니까?
장비 및 장비의 단위 작업은 어떻게 제공됩니까? 장비를 설치하고 작동하는 사람은 얼마나 효과적입니까? 장치 고장이 있습니까? 그 이유는 무엇입니까?
연사의 연설이 사람들의 마음에 닿아 있습니까? 강의 스타일이 적절합니까? 내용이 명확합니까? 강의는 어떻게 제공됩니까? 보조 장비에 관한 정보가 편리합니까?
참가자의 의견 회의 ​​스타일이 적절합니까? 장소 디자인과 음악이 적합합니까? 회의 시간이 적절합니까? 보람있는 비용은 보냈습니까?
셋째, 교훈의 관점에서
방금 결론을 낸 회의에 대한 평가는 다음 회의를보다 생산적이고 비용이 적게 듭니다. 평가 단계를 건너 뛰거나 처음으로 미팅을 계획 할 계획이라면 미팅을 줄이거 나 도움을 얻을 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.
◆ 회의는 짧아야한다. 하루 회의를 열 예정이라면 반나절 만 열 수 있으므로 한밤의 숙박이 필요합니다.
◆ 회의의 가치를 극대화하기 위해 더 많은 활동을 마련하십시오. 뷔페를 더 많이 준비해야하며 정식 오찬을 줄여야합니다. 출석률을 높이기 위해 소규모 회의를여십시오. 가능한 경우 저녁 모임을 활용하십시오.
◆ 위치에 특별한주의를 기울이십시오. 회의 장소의 기술 시설이 개선되고 설비가 좋은 장소는 장비 대여 비용을 절약 할 수 있기 때문에 더 가치가 있습니다.
◆ 참석자 목록을 잘 유지하십시오. 참가자를 회의에 가장 기여할 가능성이 큰 사람들로 제한하십시오. 소수의 사람들은 집회 장소가 작아 임대료, 숙박 및 식음료 공간을 절약 할 수 있음을 의미합니다.
◆ 홍보 회사에 회의 구성을 요청하면 더 많은 질문을 읽어야합니다. 일부 회사는 기성품 세트 및 옵션 장비를 포함하여 저렴한 가격으로 다양한 특별 할인 상품을 제공합니다.
◆ 컨퍼런스 호스팅 회사의 작업에 만족한다면 오랫동안 작업을 고려하십시오. 파트너십을 유지하면 비용을 절감 할 수 있습니다.
◆ 교섭. 먼저 자신의 가격을 결정하고 가장 가까운 가격을 얻는 방법을 찾아야합니다.
위에서 언급 한 경험은 회의 주최자가 참조 할 수 있도록 도움이됩니다. 회사의 내부 자원을 사용하여 다음 회의를 준비하는 경우 먼저 수행해야 할 작업과 피해야 할 작업을 명확히해야합니다. 홍보 회사가 조직하는 경우, 어떤 형태의 평가를 받았는지 질문 할 수 있으며,이 요구 사항을 만족시킬 수 있습니다. 대부분의 컨퍼런스 호스팅 회사는 고객이 컨퍼런스의 흥분과 스타일에 대해 덜 우려하고 있으며 컨퍼런스가보다 효과적인 변화를 일으킬 수 있는지 여부를 알고 있습니다. 따라서이 분야의 경험 요약이 강화되고 있습니다.
회의에서 배운 교훈의 내용에는 회의가 효과적 이었는지, 회의에 실패했는지, 개선이 필요한지, 참가자의 입장이 포함되어야합니다. 연사의 성과는 무엇이며, 모든 사람에게 회의의 성공을 보여주십시오.
회의 계획 및 구성, 리허설 및 설득력있는 연설자, 강력하고 숙련 된 기술 지원은 기획자, 참가자 및 모든 이해 관계자에게 진정으로 만족스러운 경험이 될 수 있습니다.
다른 사람들에 의한 회의의 효율성 평가
평가 회의에는 3 가지 주요 출처가 있습니다. 하나는 사회자이고 다른 하나는 잘 훈련 된 회의 전문가이며 세 번째는 출석자입니다.
전문가 및 참가자의 컨퍼런스 평가는 광범위하고 객관적입니다.
회의 진행자 평가
회의가 끝난 후 사회자는 "내 호스트는 어떤가?" "어떤 주제가 잘 진행되고 있습니까?" "왜 그 부분이 있습니까?"등의 의견을 구해야합니다.
이것은 중재자가 최소한 고려해야 할 질문입니다. 이러한 세부 사항에 대해 깊이 생각할 시간을 가지면서 자기 평가가 도움이됩니다.
잘 훈련 된 회의 전문가 평가
잘 훈련 된 회의 전문가는 효과적인 회의의 구성, 객관적인 평가 기술 및 평가에 대한 응답에 대해 잘 알고 있습니다. 회의 전문가들은 일반적으로 회의실 뒤에 앉아 평가 양식을 사용하여 메모를 작성합니다. 평가 양식은 일반적으로 회의 진행 순서에 따라 설계됩니다.
회의가 끝나면 회의 전문가는 자신이 관찰 한 내용을 모든 참가자에게보고하고 다음 회의 개선 방법에 대해 의견을 나누도록 요청할 수 있으며 비공개로 사회자와 의견을 교환하고 개선 할 부분을 논의 할 수 있습니다.
참가자 평가
참가자는 평가 회의의 가장 적합한 후보자입니다. 그들은 회의 내용, 회의 중 일어난 일 및 주최자의 공연에 대해 느끼고 반응합니다. 회의에서의 공개 토론은 일반적으로 참석자로부터 피드백을 얻는 가장 좋은 방법입니다.
회의 참석자의 직접적인 반응은 평가 회의의 가치를 지니지 만, 이러한 반응은 회의 분위기에 맞는 색을 띠게됩니다. 참가자의 생각과 자신의 아이디어를 얻으려면 회의가 끝난 후 며칠이 걸릴 수 있습니다. 설문지를 작성하도록 요청하십시오. 설문지는 간단해야하며 몇 가지 관련 질문만을 언급하고 회의의 주된 의도가 받아 들여지고 이해되는지 여부를 테스트하는 방법을 채택하는 것이 가장 좋습니다.
이 질문들에 덧붙여, 설문지는 또한 참가자들이 다음과 같은 질문에 대해 어떻게 생각하는지 알아 내려고 노력해야한다 :
◆ 위치 - 적절한 위치입니까? 손이 닿기 쉬운가? 충분한 주차 공간이 있습니까? 편안하니? 서비스와 식단이 좋습니까? 직원의 서비스는 무엇입니까?
◆ 회의 조직 - 회의 전에 회의 내용에 대한 지식이 있습니까? 여행 준비는 얼마나 효과적입니까? 좌석 배치가 만족 스럽습니까? 일정, 투표 용지 및 뉴스 레터와 같은 지원 자료가 잘 작성 되었습니까?
◆ 회의 - 회의가 잘 준비되어 있습니까? 회의에서 명확하고 명확하게 볼 수 있습니까? 연사가 인상적입니까? 보조 장비는 좋은가요? 질문 할 충분한 시간이 있습니까? 참가자들은 회의에 완전히 참여했다고 생각하니? 회의에서 무엇을 배웠습니까?
◆ 후속 조치 - 공식 후속 조치가 있습니까? 그렇지 않다면 그러한 행동이 있어야합니까? 회의의 직접적인 결과는 무엇입니까? 추가 조치를 취할 계획입니까?
주최자는 회의의 목적을 결정하는 초기 계획 단계에서 설문지를 디자인하는 것이 가장 좋습니다. 회의 계획에 더 많은 돈을 투자할수록 원래 아이디어가 분명해질 가능성이 커집니다.
모두가 일을하고 나서 바쁠 것이므로 참가자들이 설문지를 작성하기가 어려울 수 있습니다. 이 문제에 대한 해결책은 소형 테이프 레코더를 방문하거나 설문지를 가지고 상금 경연 대회에 참가하거나 참가자의 분노를 피하기 위해 지속적으로 촉구하는 것입니다.