케이터링 서비스 계획 단계 회의

훌륭한 식사 준비가 컨퍼런스의 하이라이트입니다.
세부 사항 : 다음 체크리스트는 이벤트가 원활하게 진행될 수 있도록 우리에게 인도 될 수 있습니다 :
1. 예상되는 사람은 몇 명입니까?
2. 식탁보와 냅킨에 어떤 색을 선택합니까?
3. 메인 테이블과 다른 테이블을 장식하는 방법?
4. 메인 테이블에 얼마나 많은 사람들이 앉아 있습니까? 메인 테이블이 무대에 있습니까?
5. 메인 테이블에 연단과 마이크가 필요합니까?
6. 연단 위치는 어디이고 마이크가 필요합니까?
7. 메인 테이블을 제공해야합니까, 아니면 연예인이 식사 후에 옵니까?
8. 뷔페를 사용하는 경우 기본 테이블을 셀프 서비스로 사용할 수 있습니까? 아니면 서비스 직원에게 먼저 접시를 제공하도록 요청합니까?
9. VIP를 위해 다른 좌석을 예약해야합니까?
10. 연회 관리자에게 미리 알려서 "식사 쿠폰 샘플"을 제공하십시오.
11. 방문하는 사람에게 식사 바우처가 없다면 어떻게해야합니까?
12. 주 테이블에있는 사람들도 식사 바우처를 요청하고 있습니까?
13. 연회장 밖에서 체크인 데스크 또는 리셉션 데스크가 있습니까? 메인 테이블에 상금 테이블이 있습니까?
14. 저녁 메뉴, 테이블에있는 프로그램 목록 또는 입구에 배포 된 메뉴입니까?
15. VIP가 저녁 식사 전에 휴식을 취할 다른 방이 필요합니까?
16. 어떤 사람들은 가장 좋은 예고가있는 경우식이 요법, 채식 등 특별한 준비를합니다.
17. 배너 걸고 싶니?
18. 수납장이 필요 하신가요?
19. 수령인은 메인 테이블 또는 무대 아래에 앉아 있습니다. 후자 인 경우, 좌석을 예약 하시겠습니까? 어떻게 전원에 오습니까?
20. 수상자가 권력을 얻었을 때 조명을 투사해야하며, 그 빛은 연사 나 의식 주인에게 비치고 있습니까?
21. 국가를 연주하고 싶습니까? 필요하면 국기가 필요할 수 있습니다.
22. 시청각 장비를 설치 하시겠습니까?
23. 배경 음악이나 춤 음악이 필요합니까? 플레이어가 무대에 앉아 있습니까?
24. 공연 프로그램이 있고, 무대의 크기가 충분하며, 공연이 있다면 무대의 크기와 높이는 무엇입니까?
25. 무대 주변에 치마를 갖고 싶니? 카펫을 맨 위에두고 싶니? 리허설이 필요합니까? 언제?
27. 손님들이 들어올 때 언제 문을 열어 주나요?
28. 각 프로그램의 일정, 음악 또는 공연, 식사 시간, 공식 쇼 및 연설, 댄스 등을 예고합니다.
29. 욕실은 어디에 있으며, 아직 문 앞에 사람이 있다면, 어떻게 욕실에있는 사람이 돌아올 수 있습니까?
테마 프로그램 : 테마 프로그램은 단 하나의 밴드 연주로 매우 간단 할 수 있으며 특별한 프로그램을 세심히 준비 할 수 있습니다. 예산이 허락한다면 특별하게 설계 될 수 있습니다. 때로는 컨퍼런스의 지역 특성을 테마로하여 레스토랑이나 컨퍼런스 센터 연회 직원이 빌려야 할 경우 현지 테마를 유지할 수 있습니다.
연회 관리자와 함께 "주제"를 토론하십시오. 그들은 다양한 주제를 가지고 있으며, 과거에 성공한 사례를 제안하고, 똑같이 혁신적인 개념을 가지고 있습니다. 배치 나 오락을위한 개념이 없다면 연회 직원이 함께 할 수 있습니다. 책임이있는 경우 연회 직원에게 프로그램, 배경, 특수 가구, 조명, 시청각 장비와 같은 모든 준비가 아웃소싱되어 있음을 알리고 설치시기, 스테이지 배치 장소 및시기를 알려줍니다.
테마 이벤트의 위치지도는 입구에서 혼잡하지 않도록 특히 중요하며 식사 섹션에서는 각 위치에 필요한 공간의 양을 나타내는 평면도를 그립니다. 디자인 알림, 초대장 및 테마가있는 표지판.
고려해야 할 첫 번째 사항은 컨퍼런스 센터 부엌의 위치입니다. 서빙 경로는 무엇입니까? 대규모 행사 중 부엌과 연회장 사이의 거리는 큰 실수가 될 수 있습니다. 커피 스낵을 준비하는 방법과 같은 기본 서비스 요구 사항에 대해 토론하십시오. 대규모 회의는 단기간에 수천 가지 음식을 제공해야합니다. 컨퍼런스 센터 담당자 및 계약자와 세부적으로 논의하십시오. 아마도 호텔 호스팅을 고려할 수 있습니다.
컨퍼런스 센터가 와인을 위해 사용 가능한지, 때로는 특정 기간 동안 만 사용 가능한지도 알아야합니다. 일부 컨퍼런스 센터 조직자는 맥주 및 주류를 제공하기위한 임시 허가를 신청합니다.
회의장 외부에서의 식사 : 때로는 회의 주최자가 박물관이나 시청과 같은 컨벤션 센터 외부 또는 호텔 외부에서 행사를 주최 할 수도 있습니다. 이러한 장소에는 자체 특별 취사 서비스가있을 수 있으며, 그렇지 않은 경우 이전에 수행 한 취사 서비스에 대해 질문하고 정보를 얻으십시오. 해당 장소는 장소에 사용되지 않기 때문에 적절한 취사 서비스를 선택하는 것이 매우 중요합니다. 장소의 대부분은 부엌과 장비, 음식의 온도를 유지하는 방법을 가지고 있지 않으며 테이블, 의자 및 식탁보의 모든 것이 출하됩니다. 그러한 장소에서 이벤트를 개최하는 것은 시간 소모적이며 복잡하고 비용이 많이 듭니다. 장소 밖에서 활동을 조직하려면 다음 요구 사항을 고려하십시오.
1. 교통편, 자동차 렌트비 및 행사 종료 후 어디를 타야할까요?
2. 무엇을 가져오고 싶습니까? 테이블, 의자, 연단, 식탁보, 수저, 옷걸이, 냉동고, 분수를 마시고 있습니까? 전기 플러그가 충분합니까?
3. 화장실이 충분합니까? 위치는 어디입니까?
4. 냉난방 장비가 있습니까?
5. 실외가있을 경우 날씨가 나쁠 때 대안은 무엇입니까?
6. 술을 공급할 수 있습니까?
7. 충분한 음식 준비 구역이 있습니까?
8. 추가 청소 비용을 지불해야합니까?
9. 대개 연회 계약자 및 장소 예금을 지불하고, 서로 계약을 체결하고, 계약 조건을 자세히 읽으십시오. 조카를 수행하기 위해 경험이 많은 호텔을 선택하는 것이 가장 좋습니다. 장비 및 숙련 된 서비스 직원이 모두 있으므로 케이터링 품질이 부주의 할 수 있습니다. .
비용 관리 : 음식 외에도 음식, 음식, 좌석, 서비스, 청소 및 조명, 시청각 장비 등이 포함되어있어 교섭 공간이 작습니다. 몇 가지 다른 메뉴를 요구하고 메뉴 내용에 대해 토론하십시오. 동시에 다른 활동이있는 경우 동일한 메뉴를 사용하는 것이 더 저렴합니까? 도자기를 사용하는 것보다 티타임에 종이 컵을 사용하는 것이 더 쌉니까?
중요한 것은 내부 통제이므로 등록비에 식음료가 포함되어있는 경우 반드시 식사 쿠폰을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 일부 사람들은 반드시 모든 활동에 참여하지 않아 식사 쿠폰이 더 정확하기 때문입니다. 참석자 수를 확인할 수 있다면 낭비가 줄어들 것입니다. 일반적으로 사람 수가 특정 수치보다 낮 으면 식사 결정 전에 예산이 계산됩니다. 연회 관리자에게 예산이 얼마나 될지 물어보십시오. 백분율.
경험이없는 많은 사람들은 예산을 세울 때 세금과 팁을 포함하는 것을 잊어 버립니다. 회의에서 중요한 사람들에게 메뉴를 선택하도록 요청하면 가장 좋은 가격에는 세금과 팁이 포함됩니다.
보증 금액 : 연회 관리자는 대개 이벤트가 시작되기 48 시간 전에 보증 금액을 요청하지만 월요일 또는 화요일에 이벤트가 있지만 때때로 주말 전에 보장 된 금액을 결정해야합니다. 목록을 결정하거나 티켓을 판매하는 데 더 많은 시간이 필요할 경우 어쩌면 48 시간 전에 보증 금액을 지불하고 24 시간 전에 최종 금액을 제공하겠다고 동의하지만, 분명히 24 시간을 넘지 않아야합니다. 일반적으로 유연성은 약 3 % -5 % 정도이며, 일반적으로 5 % 정도를 기본으로합니다. 예를 들어 200 명을 210 개의 사본으로 준비하려면 메인 테이블과 직원을 추가하는 것을 잊지 마십시오.