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시간 절약 : 회의 목적을 명확하게 정의하십시오.


시간의 소중함을 위해 고위 임원은 지침이 필요 없으며 결국 시간은 돈이라는 것을 알고 있습니다. 그러나 경영 컨설팅 회사 인 marakonassociates의 파트너 인 Michael Mankins는 많은 대기업들이 CEO가 함께 할 시간을 정하는 방법을 모르는 것이라고 생각합니다. 그는 "시간이 지나면 대처하는 태도는 자유로운 자원과 같다"고 말했다.
그의 견해는 총 시가 총액이 최소 10 억 달러 인 이코노미스트 인텔리전스 유닛 (Economist Intelligence Unit)이 전 세계 187 개 기업을 대상으로 한 조사를 기반으로합니다. 그러나이 연구의 결과는 그리 만족스럽지 않습니다.
회사의 최고 경영진은 한 달에 평균 21 시간을 소비하며 전략적 시간은 3 시간 미만입니다. 운영 시간, 전술, 정보 공유 및 무차별 토론 등 회사의 장기적인 가치와 관련된 20 % 미만의 문제를 논의하는 데 약 80 %의 시간이 소요됩니다.
응답자의 5 %만이 높은 잠재력을 지닌 것에 집중할 수있는 엄격한 프로그램을 보유하고 있다고 답했습니다. 일반적으로 회의의 의제는 근본적으로 현재의 위기를 보완하는 것입니다. 한 회사는 임원 회의에서 누가 가장 좋아하는 주제를 처음 언급했는지에 따라 의제를 결정합니다.
결과적으로,이 연구는 긴급 사태가 중요한 문제들로 가득 찼다는 것을 발견했습니다. 경영진의 약 60 %는 중요한 문제에 대한 합의에 도달하기 전에 다른 일에서 벗어나기를 원하며 22 %는 핵심 이슈를 언급 할 시간이 없다고 말합니다. . 오직 12 %만이 경영진 회의가 중요한 전략적 문제에 대한 의사 결정을 내릴 수 있다고 믿고 있으며, 53 %는 그러한 효율성에 대해 의문을 가지고 있습니다. 더욱이 많은 기관들은 회의에서 합의가 이루어 졌는지 알지 못하기 때문에 실제로 결정을 내리는 것이 어렵다고 말하고있다.
Mankins는 "많은 기업들이 회의를 효과적으로 조직하는 데 어려움을 겪고 있다는 것을 이미 알고있는 우리조차도 인수 합병을 비롯한 전략적 문제를 논의하는 데 월 3 시간 만 보내는 것이 놀랍습니다"라고 말했습니다. 자연은 강력한 징계 제약 조건을 제시 할 수 있습니다. 첫째, 누가 전략적 결정을 책임지고, 누구든지 의제를 담당합니다. 둘째, 아젠다가 크게 간소화되어야합니다. 최고 경영진이 결정을 집행하고 결정할 필요가없는 사항은 삭제됩니다. Mankins는 직원의 다양성과 만족도와 같은 많은 노동 문제가이 범주에 속한다고 생각합니다. 수십 년 동안 어떤 사람들은 이사회 의제에이 문제를 제기하기 위해 열심히 노력해 왔습니다.
그는 "노동 문제에 관한 대화를 보면 의사 결정과 관련이 거의 없지만 기본적으로 정보 공유와 관련이있다"며 "이는 다른 수단으로 해결할 수있다"고 말했다. 그는 회사의 가치에 따라 배분되어야한다고 말했다. 이 문제를 논의 할 시간.
마지막으로 전략적 및 운영상의 문제를 구분하고, 서로 다른 회의를 준비하여이 두 가지 문제를 별도로 논의하십시오. 네덜란드 은행이 해냈습니다. 과거 이사회는 일주일에 두 번씩 3 시간 씩을 만났습니다. 이제 이사회는 주간 회의 운영, 전략적 문제를 논의하기 위해 한 달에 1 회의 회의를 진행합니다.
다른 회사들은 자체 회의 기술을 개발했습니다. 하버드 비즈니스 리뷰 (Harvard Business Review) 기사에 따르면 Cadbury Schwitz CEO는 회의 5 일 전에 메시지, 토론 또는 보류중인 의제로 질문에 대한 의견을 나누어 참가자들에게 배포합니다. 참고 : 해결해야 할 항목에 우선 순위가 부여되며, 참여 경영진은 2 차 문제를 해결할 수있는 다른 방법을 제안합니다.
Brian Pitman 경 (卿)이 Lloyds Bank의 회장 겸 CEO를 역임했을 때 그는 회의가 결정을 내리기 전에 여러 옵션 세트를 준비해야한다고 주장했습니다. 그는 "당신이 받아들이는 것에 대한 확신을 갖기 위해서는 당신이 거부하고있는 것을 이해해야한다"고 말했다. 이코노미스트 인텔리전스 유닛 (Economicist Intelligence Unit)의 발견은 컨퍼런스의 단점에 대한 다른 연구 결과를 확인한다. WorldCom의 통신 회사 mci가 실시한 연례 조사에 따르면 미국에서 매일 XX 일간 진행되는 1 천 1 백만 건의 컨퍼런스에서 컨퍼런스의 관리자는 절반이 시간 낭비라고 생각했습니다. "컨퍼런스 전략"책에서 조지 데이비드 키퍼 (George David Kiefer) 변호사는 사고를 촉진하고, 참가자들에게 동기를 부여하며, 아이디어를 실용적인 것으로 전환시키는 데있어 회의를 효과적으로 만드는 방법을 배운 사람은 거의 없다고 말했다. 그는 "대부분의 전문가들은 자신들의 기관에 미치는 헛된 회의의 영향에 대해 진지하게 생각하지 않았다"고 단언했다.
그러나 유명한 예외도 있습니다. 인텔 칩 제조업체 인 인텔의 전 사장 겸 CEO 인 앤디 그 로브 (Andy Grove)는 한때 모든 신입 사원들에게 만나는 방법에 대한 간단한 교훈을주었습니다. 또한 모든 회의실에는 벽에 세 가지 질문이 있습니다. "회의의 목적을 알고 있습니까? 회의 의제가 있습니까? 회의에서 자신의 역할을 알고 계십니까?"

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