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회의 용어 및 회의 예방 조치 및 회의 준비


회의는 사람들이 공통의 문제를 해결하거나 다른 목적을 위해 토론하거나 의사 소통하기 위해 모이는 활동으로, 특정 규모의 사람들의 움직임과 소비를 수시로 동반합니다. 컨벤션 및 전시 산업의 중요한 부분 인 대규모 회의, 특히 국제 회의는 도시의 이미지를 향상시키고 시립 건설을 촉진하며 경제적 이익을 창출하는 데 특별한 역할을합니다.
원래 이벤트 관리, 회의 관리 또는 회의 관리 등으로 번역 된 이벤트 관리라고도하는 컨퍼런스 관리는 특정 컨퍼런스의 주최자 또는 컨퍼런스 주최자가 만들고 관리하는 특별 웹 사이트입니다. 일반 웹 사이트와 달리 컨퍼런스 관리는 세부 회의의 날짜, 시간 및 장소, 참가자의 요구 사항, 케이블상의 티켓 등록 및 구매. 대개 회의 주최자가 관리하며 새 회의 업데이트 또는 뉴스가 때때로 발표됩니다. 일반적인 회의 관리는 텍스트, 이미지, 비디오 및 기타 주제 관련 미디어를 결합합니다. 참가자는이 회의의 정보를 온라인으로 간단하고 효과적으로 이해할 수 있습니다. 컨퍼런스 관리는 소셜 미디어 네트워크 및 디지털 컨퍼런스 서비스의 일부입니다. 컨퍼런스 관리 서비스에는 복잡한 브랜드 홍보, 그룹의 목표 찾기, 참가자의 데이터 마이닝까지 포함됩니다. 회의가 끝나면 관련 데이터가 분석되어 투자 수익을 보장합니다.이 전문 프로세스는 시장 활동을 주도하는 중요한 이벤트가되었습니다. 최근 전세계 컨퍼런스 및 이벤트의 성장으로 인해 마케팅 및 고객 관리가 이전처럼 단일화 될 수 없습니다. 지구 온난화 정상 회의 (Global Warming Summit), 아시안 게임 (Asian Games) 등과 같은 회의 및 행사는 경우에 따라 각 지역 사회 및 국가 전체에 막대한 영향을 미쳤습니다. 회의 관리의 규모는 명확하게 정의되지 않았으며 현재 올림픽에서 5 명으로 떨어지는 사업 사람들을위한 모든 아침 파티를 포함합니다. 많은 산업 분야를 포함하여 자선 단체 및 이익 단체는 자체 홍보, 비즈니스 관계 구축, 기금 모금 또는 축하를 위해 자체 회의 및 회의를 개최합니다.
현재 중국에서 회의 관리를 생성하는 주요 방법은 두 가지입니다. 하나는 네트워크 회사의 전문 웹 사이트를 찾는 것이고 다른 하나는 회의 활동 관리 시스템을 사용하여 자동으로 생성하는 것입니다. 네트워크 회사를 찾는 데 드는 비용은 주로 회의 관리 가격에 따라 약 XX ~ 5 천 위안이며, 개발주기는 약 15 근무일입니다. 웹 사이트 스타일 템플릿 및 기능은 회의 주최자의 요구 사항에 따라 독립적으로 설계 될 수 있으며 개발 회사와 통신하여 회의 주최자의 개인 설정 요소를 추가 할 수 있지만 현재 국내 네트워크 회사는 특별히 회의 관리를 작성하지 않습니다. 웹 사이트,하지만 개발주기, 비용 및 웹 사이트의 재사용 성을 고려하지 않고 생성하는 주류 CMS 시스템을 사용하여 웹 사이트의 스타일을 수정하는 것은 점점 더 인식되지 않게되었습니다. 회의 이벤트 관리 시스템은보다 지능적이고 저렴하며 일반적으로 외국에서 이벤트 관리 소프트웨어라고하며 주로 활동 관리에 사용되며 선진국의 일부 활동, 회의 및 모임이 더 많이 개발되고 보편화되어 이러한 관리 및 응용 시스템도 태어나고 태어났다. eventbrite, regenline, 심지어 메일 마케팅을 전문으로하는 거대한 consintcontact와 같은 외국인도 올해 초에 이벤트 마케팅에 참여하기 시작했습니다. 국내에는 mymova가 있습니다. mymova는 주로 회의 고객 용이므로 외국 서비스보다 적합합니다. 전문가의 경우 생성 된 웹 사이트도 완벽합니다.
현재 대부분의 회의 주최자는 개발주기를 절약 할뿐만 아니라 비용이 저렴하고 웹 사이트의 스타일과 스타일을 사용자 정의 할 수 있으며 온라인 등록 링크가 더 독립적 인 회의 관리를 위해보다 집중적 인 회의 이벤트 관리 시스템을 구축하는 데 관심이 있습니다. 개발은보다 안정되고 신뢰할 수 있어야합니다.
예방 조치 컨퍼런스 개최, 특히 대규모 컨퍼런스의 개최를 고려할 때, 회의 참석자가 외국인 고객이나 회사 출하 여부에 관계없이 참여할 수 있는지 여부 등 다양한 측면을 고려해야합니다. 그 사람이 대리인과 연락 방법을 가지고 있는지 여부, 회의 주재자, 의장, 기록 직원, 현장 서비스 요원 및 기타 관련 인력이 적절하게 준비되었는지 여부, 회의에 필요한 보조 장비, 책임자, 회의 개최 기간 등. 사전 준비 만하면 모임 장소를 원활하고 성공적으로 마무리 할 수 ​​있습니다.
회의장에 적합한 장소를 선택하는 데는 여러 가지 방법이 있으며, 가장 일반적인 방법으로는 회사의 회의실이 있으며 때로는 직원들이 주말에는 아름다운 휴양지로 이동하고 회의 및 휴가를 가지며 크고 중요한 회의에는 직원을 배치합니다. 호텔을위한 장소를 빌릴 수 있습니다. 사용 방법에 관계없이, 장소에 대한 기본 요구 사항은 동일합니다 : 즉, 장소는 편안하고 넓은, 좋은 방음, 좋은 조명 및 환기, 다른 간섭, 바람직하게는 커튼과 함께 있어야 투영 데이터를 배치 할 때 쉽게 볼 수 있습니다. 시끄 럽지 않고 좋은 에어컨, 소켓, 전원 공급 장치, 화이트 보드, 마이크 및 기타 장비.
회의에서 관련된 문제를 기록 회의 준비 중에 회의 시간, 장소, 회의 의제 등과 같은 모든 회의 관련 사항은 쉽게 후속 작업을위한 단어로 기록되어야합니다. 회의에 관한 결정, 통지 등은 인쇄하여 관련 직원에게 보내야하며, 말로만하면 안됩니다. 말처럼 "아무 말도 할 방법이 없습니다."간부는 여러 부서의 책임자에게 통보하지만 때로는 바쁘다고 잊어 버리는 사람들도 있습니다. 따라서 신중하게 작업해야합니다.
회장 현대화를위한 장비는 다양한 보조 장비와 불가분의 관계에 있으며, 회의 전에 모든 종류의 보조 장비를 준비해야합니다.
테이블과 의자, 유명한 브랜드, 차 테이블과 의자는 회의의 필요에 따라 둥근 테이블 또는 보고서 유형이 될 수 있습니다. 회의에 참석하는 사람들이 많으면 일반적으로 보고서 유형을 사용해야하며 좌석 카드를 준비 할 필요가 없습니다. 인원수는 비교적 적고, 일반적으로 원탁형을 채택하고 있으며, 참가자가 편리하게 앉을 수 있도록 좌석 카드, 즉 유명한 브랜드를 만들어야합니다.
미팅을 마친 차 음료는 모든 사람의 취향이 다르기 때문에 차를 마시고 싶은 분, 마실 것을 좋아하는 사람, 커피를 마시는 사람 등 미네랄 워터를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 특별한 요청이 없다면 미네랄 워터 모두가 받아 들일 수있는 선택입니다.
체크인 도서, 명단 및 회의 의제 체크 인 책의 역할은 참가자가 참석자의 수를 파악하는 것을 도와 주최자가 누군가 결석했는지 확인하고 다른 한편으로는 주최자가 체크인 도서에 따라 정리할 수있게하는 것입니다. 식사, 숙박 등 원스텝 작업 인쇄 된 명단은 회의의 의장과 참가자들이 참가자들의 관련 정보를 신속하게 파악하고 서로의 이해와 친숙 함을 심화시킬 수 있습니다.
칠판, 화이트 보드 및 펜 일부 경우에는 참가자들이 칠판이나 화이트 보드에 글쓰기 또는 그려서 문제를 설명해야합니다. 시청각 장비가 빠르게 개발되고 있지만 전통적인 표현은 여전히 ​​많은 사람들에게 사랑 받고 있습니다. 칠판이나 화이트 보드의 표현에는 즉석과 편의성이 있습니다. 또한 분필, 보편적 펜 및 지우개와 같은 도구도 필수적입니다.
다양한 시청각 장비의 최신 기술 개발로 인해 프로젝터, 슬라이드 프로젝터, 비디오 레코더, 레이저 스타일러스 또는 지시 막대와 같은 시청각 장비가 사람들에게 큰 편의를 제공했습니다. 회의 전에 먼저 다양한 장치를 사용할 수 있는지 확인해야하며, 슬라이드 프로젝터를 사용하려면 미리 슬라이드를 만들어야합니다. 레코더와 카메라는 회의의 프로세스와 내용을 완벽하게 기록 할 수 있으며 회의의 결론이나 권장 사항을 즉시 인쇄해야하는 경우도 있습니다. 작은 복사기 또는 프린터가 필요합니다.
정보, 견본 회의가 사업 보고서 또는 제품 소개 인 경우 관련 자료와 견본이 필수적입니다. 예를 들어 신제품을 출시 할 때 구두 일반화로 사람들에게 깊은 인상을 심는 것은 불가능합니다. 특정 샘플을 보여 주며 그 샘플의 특성과 장점을 샘플과 함께 소개하면 모두에게 남겨 둡니다. 인상이 훨씬 깊어 질 것입니다.

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