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회의 도중의 도구 및 서비스


I. 컨퍼런스 브리핑 세션 준비 중 중요한 서류 작업은 컨퍼런스 브리핑의 준비 작업이었습니다. 컨퍼런스 브리핑은시기 적절하고 정확한 작성을 필요로하는 대화식 및 가이드 아카이브입니다.
회의 개요를 작성하기위한 기본 요구 사항은 "빠르고, 새롭고, 실제적이고, 짧습니다"라는 4 가지 단어로 요약 할 수 있습니다.
"빠름"은 회의 시간 제한에 따라 결정됩니다. 즉, 회의 브리핑 준비는 끌기가 아니라 시간을 벌어야한다는 것을 의미합니다. 일반적으로 하루의 상황을 같은 날, 즉 같은 날, 정렬 할 최신 날, 다음날에 소팅해야합니다. 일부 대형 회의에서는 하루에 1-2 회 브리핑을 할 것입니다.
"New"는 브리핑의 의사 소통 및 인도 결정입니다. 즉, 브리핑을 작성하는 것은 새로운 상황, 새로운 문제 및 새로운 경험을 제안해야하며, 제목에 눈길을 끌고 매력적으로 보이도록 텍스트에 반영되어야합니다.
"Real"은 모든 공식 문서의 최소 요구 사항입니다. 브리핑에 반영된 상황과 문제점이 진실이고 정확하며 과장되거나 과장되어서는 안됩니다.
"Short"브리핑 그 자체는 말 그대로 짧은 보고서입니다. 길다면 브리핑이라고 부를 수는 없습니다. 또한 "빠름"에도 영향을 미칩니다. 그러므로 회의 브리핑의 특징은 다음과 같아야합니다. 문을 열어 서술을 직접 말하고 가능하면 최대한 논의하고 덜 포괄적 인보고를해야합니다. 브리핑에서 일반적인 단어의 수는 많아야 수백 단어지만 천 단어는 아닙니다.
둘째, 회의 정보 회의를위한 뉴스 보고서를 수집하고 컴파일하는 많은 방법이 있습니다.
첫 번째 유형은 컨퍼런스 비서 그룹에 의해 뉴스 보고서를 작성한 후 지도력이 심사되고 승인 된 후에 언론에 보냅니다.
두 번째로, 회의 중에 관련 신문, 라디오 및 TV 방송국이 후속 조치 및 메시지 게시에 초대되었습니다.
셋째, 회의가 끝나면 기자 회견이 열리 며, 지도자들은 회의를 직접 소개하고 기자가 제기 한 질문에 직접 답합니다.
셋째, 회의록 준비를 조직 할 수있는 능력 회의의 의사록은 회의의 주요 목적을 토대로 정확하고 세련된 언어를 사용하여 주요 요점의 서면 자료를 포괄적으로 설명합니다. 이것은 회의의 의사록을 기반으로하며, 회의의 정신과 회의 결과를 반영하여 아카이브를 요약하고 분석, 합성 및 정제합니다. 모든 회의에 회의록이있는 것은 아닙니다. 회의의 의사록은 두 가지 목적을 가지고 있습니다. 하나는 회의 참가자의 정신을 전하는 기반으로, 두 번째는 상급 당국과 관련 부서에보고하여 회의 상황을 이해하거나 전달하는 것입니다.
제안 된 회의록은 다음과 같아야합니다 :
1. 회의의 실제 상황에 충실 2. 집중, 일반화 및 정교 3. 논리적 조직이 명확해야한다.
해당 지식 회의 분에는 두 가지 유형이 있습니다.
첫 번째는 정기 회의록입니다. 예를 들어 관리자 회의록 및 회의실 회의록을 분입니다. 이러한 유형의 회의록은 회의가 결의 한 내용을 발표하거나 상급자가 회의 정신을 이해하도록하기 때문에 요구 사항이 간결합니다.
두 번째는 작업 회의록입니다. 주요 업무 문제, 정보 교환, 통일 된 이해 및 정책 수단 연구에 대한 여러 기관, 부서 또는 지역에서 개최되는 특별 회의를 말하며, 회의록을 정리하거나보고하거나 상위 기관에 승인을 요청해야합니다.
회의록의 내용은 두 부분으로 구성됩니다.
첫 번째는 회의에 대한 간략한 설명입니다. 여기에는 회의의 기초, 목적, 시간 및 장소, 회의 참석자, 회의에서 논의 된 문제 및 회의 결과가 포함됩니다.
두 번째는 회의의 주된 정신을 설명하는 것입니다. 이것이 회의록의 주요 부분입니다.
회의록을 준비하기 위해주의가 필요한 사항을 수행해야합니다.
먼저 기록하십시오. 그것은 회의의 실제 상황에 충실한 사실로부터 진리를 추구하는 것입니다. 이를 위해 회의록에 근거해야합니다. 참가자들의 연설은 요약, 요약 및 정제 될 수 있지만 변조 내용을 추가해서는 안됩니다.
둘째, 기억하십시오. 그것은 주요 요점을 파악하고, 컨퍼런스의 중심 이슈에 초점을 맞추고, 주제를 중심으로 한 의사 결정, 거칠고 훌륭한 것을 취하고, 가장 설득력있는 전형적인 예에 ​​집중하며, 가장 흥미로운 플롯과 언어를 인용하여 전체 텍스트가 주요 포인트를 강조합니다.
셋째, 조직화되어야하며, 눈썹이 분명하여 눈에 확연히 드러납니다.
넷째, 임무와 기밀 유지에 관한 업무에 능숙하다. 대기업이나 중소 규모의 회의에서 전문 서비스 인력이 근무하고 있으나, 비서는 다음과 같은 업무를 수행하기 위해 서비스 인력을 감독하고 지원해야한다.
1. 참가자가 장소에 입장 할 때 확인 및 청구서 작성.
2. 장소 내에서의 질서를 유지하고 장소에서 장비를 관리하십시오.
3. 장소에서 참가자들에게 끓는 물, 음료 및 기타 서비스를 제공하십시오.
4. 장소에서 다양한 장비의 사용을 관찰하십시오.
5. 경기장에서 보안 및 보안에 대한 훌륭한 업무를 수행하십시오. 개최지에있는 안전 일은 주로 포함한다 :
회의와 관련이없는 사람들을 예방하고 부담없이 회장에 입장하십시오.
장소에서 장비의 작동을 관찰하고, 화재 위험을 제거하고 사고를 예방하십시오.
참가자가 건강에 좋지 않거나 갑자기 병이 나면 즉시 건강 관리 종사자에게 질문하거나 가까운 병원에 보내거나 응급 센터에 연락해야합니다.
회의 기밀 유지.
예방 조치
1. 해당 의무 시스템 및 요구 사항이 있어야합니다.
2. 기밀 콘텐츠의 배포, 복구 및 기밀 유지.
V. 회의의 요약 작업과 회의 후 피드백 작업에서 지도자를 돕는다.
1. 회의 작업을 요약 한 후, 요약 작업은시기 적절하고 포괄적이며 객관적이며 공정해야합니다. 개인적 요약, 그룹 평가 및 지도력 평가의 조합을 채택하는 것이 가능하므로 가능한 한 많은 직원을 모집하여 경험을 교환하고 추천하는 요약 회의를 열어야합니다.
2. 회의 후 피드백 작업은 지도자의 결정이나 회의에서의 결정에 따라 실제 구현에서 비서가 내린 의사 결정 또는 결의안의 결과, 반응 및 영향을 나타냅니다. 회의 주최 기관의 활동으로 돌아갑니다. 회의가 끝나면 피드백은 구두 또는 서면으로 할 수 있으며 필요한 경우 관련 부서 또는 부서로 직접 가서 현장 검사 및 문의 할 수 있습니다. 회의 후 피드백 작업은 회의 후 작업의 중요한 부분이며 전체 회의 작업의 중요한 부분입니다. 이 작업은 회의 이후에 수행되는 작업이지만 전반적인 회의의 효율성을 직접 반영 할 수 있고 회의의 정신이 떨어질 수 있기 때문에 회의 전체에 매우 중요하고 필요합니다. 실용적입니다.
예방 조치
1. 요약 파일을 제출하기 위해서는 서면 요약 자료의 수집에주의를 기울여야합니다.
2. 피드백 작업은 형식의 다양 화에주의를 기울여야하며 여러 측면에서 피드백 정보를 파악해야합니다.

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