談判禮儀

      談判禮儀     基層公務員因為工作的需要，經常需要代表自己所在的單位、部門，與其他部門、其他單位、其他行業的人士進行接洽商談，以便維護各自一方的利益，並就某些問題達成一致。比較正規的工作性洽商，即可稱之為談判。     所謂談判，又叫做會談，它指的是有關各方為了各自的利益，進行有組織、有準備的正式協商及討論，以便互讓互諒，求同存異，以求最終達成某種協定的整個的過程。     從實踐上看，談判並非人與人之間的一般性交談，而是有備而至，方針即定，目標明確，志在必得，技巧性與策略性極強。雖然談判講究的是理智、利益、技巧和策略，但這並不意味著它絕對排斥人的思想、情感從中所起的作用。在任何談判中，禮儀實際上都一向頗受重視。其根本原因在於，在談判中以禮待人，不僅體現著自身的教養與素質，而且還會對談判對手的思想、情感產生一定程度的影響。     一般而言，談判的禮儀重點涉及談判地點、談判座次、談判表現、簽字儀式等具體方面。     一、談判的地點     在正式談判中，具體談判地點的確定很有講究。它不僅直接關係到談判的最終結果，而且還直接涉及到禮儀的套用問題。具體而言，它又與談判的分類、操作的細則等兩個問題有關。     談判分類     假如按照談判地點的不同來進行劃分，則談判可分為以下四類。     1.主座談判。所謂主座談判，指的是在東道主單位所在地所舉行的談判，通常認為，此種談判往往使東道主一方擁有較大的主動性。     2.客座談判。所謂客座談判，指的是在談判對象單位所在地所舉行的談判。一般來說，這種談判顯然會使談判對象占盡地主之利。     3.主客座談判。所謂主客座談判，指的是在談判雙方單位所在地所輪流舉行的談判。這種談判，對談判雙方都比較公正。     4.第三地談判。所謂第三地談判，指的是談判在不屬於談判雙方所在單位所在地之外的第三地點進行。這種談判，較主客座談判更為公平，更少干擾。     顯而易見，上述四類談判對談判的雙方的利與弊往往不盡相同，因此各方均會主動爭取有利於己方的選擇。     操作細則     對參加談判的每一方來說，確定談判的具體地點均事關重大。從禮儀上來講，具體確定談判地點時，有兩個方面的問題必須為有關各方所重視。     1.商定談判地點。在談論、選擇談判地點時，既不應該對對手聽之任之，也不應當固執己見。正確的做法，是應由各方各抒己見，最後再由大家協商確定。     2.做好現場布置。在談判之中，身為東道主時，應按照分工，自覺地做好談判現場的布置工作，以盡地主之責。     二、談判的座次     舉行正式談判時，有關各方在談判現場具體就座的位次，要求是非常嚴格的，禮儀性是很強的。從總體上講，排列正式談判的座次，可分為兩種基本情況。     雙邊談判      雙邊談判，指的是由兩個方面的人士所舉行的談判。在一般性的談判中，雙邊談判最為多見。     雙邊談判的座次排列，主要有兩種形式可供酌情選擇。     1.橫桌式。橫桌式座次排列，是指談判桌在談判室內橫放，客方人員面門而坐，主方人員背門而坐。除雙方主談者居中就座外，各方的其他人士則應依其具體身份的高低，各自先右後左、自高而低地分別在己方一側就座。雙方主談者的右側之位，在國內談判中可坐副手，而在涉外談判中則應由譯員就座    2.豎桌式。豎桌式座次排列，是指談判桌在談判室內豎放。具體排位時以進門時的方向為準，右側由客方人士就座，左側則由主方人士就座。在其他方面，則與橫桌式排座相仿。     多邊談判     多邊談判，在此是指由三方或三方以上人士所舉行的談判。多邊談判的座次排列，主要也可分為兩種形式。     1.自由式。自由式座次排列，即各方人士在談判時自由就座，而毋須事先正式安排座次。     2.主席式。主席式座次排列，是指在談判室內面向正門設定一個主席之位，由各方代表發言時使用。其他各方人士，則一律背對正門、面對主席之位分別就座。各方代表發言後，亦須下台就座    三、談判的表現     舉行正式談判時，談判者尤其是主談者的臨場表現，往往直接影響到談判的現場氣氛。一般認為，談判者的臨場表現中，最為關鍵的是講究打扮、保持風度、禮待對手等三個問題。     講究打扮     參加談判時，基層公務員一定要講究自己的穿著打扮。此舉並非是為了招搖過市，而是為了表示自己對於談判的高度重視。     1.修飾儀表。參加談判前，應認真修飾個人儀表，尤其是要選擇端莊、雅致的髮型。一般不宜染彩色發。男士通常還應當剃鬚。     2.精心化妝。出席正式談判時，女士通常應當認真進行化妝。但是，談判時的化妝應當淡雅清新，自然大方。不可以濃妝艷抹。     3.規範著裝。基層公務員在參加正式談判時的著裝，一定要簡約、莊重，切切不可「摩登前衛」、標新立異。一般而言，選擇深色套裝、套裙，白色襯衫，並配以黑色皮鞋，才是最正規的。     保持風度     在整個談判進行期間，每一位談判者都應當自覺地保持風度。     具體來說，在談判桌上保持風度，應當主要兼顧以下兩個方面。     1.心平氣和。在談判桌上，每一位成功的談判者均應做到心平氣和，處變不驚，不急不躁，冷靜處事。既不成心惹談判對手生氣，也不自己找氣來生。在談判中始終保持心平氣和，是任何高明的談判者所本應保持的風度。     2.爭取雙贏。談判往往是一種利益之爭，因此談判各方無不希望在談判中最大限度地維護或者爭取自身的利益。然而從本質上來講，真正成功的談判，應當以妥協即有關各方的相互讓步為其結局。這也就是說，談判不應當以「你死我活」為目標，而是應當使有關各方互利互惠，互有所得，實現雙贏。在談判中，只注意爭利而不懂得適當地讓利於人；只顧己方目標的實現，而指望對方一無所得，是既沒有風度，也不會真正贏得談判的。     禮待對手     在談判期間，基層公務員一定要禮待自己的談判對手。具體來講，主要需要注意以下兩點。     1.人事分開。在談判中，必須明白對手之間的關係是「兩國交兵，各為其主」的。指望談判對手對自己手下留情，甚至「裡通外國」，不是自欺欺人，便是白日做夢。因此，要正確地處理己方人員與談判對手之間的關係，就是要做到人與事分別而論。也就是說，大家朋友歸朋友，談判歸談判。在談判之外，對手可以成為朋友。在談判之中，朋友也會成為對手。二者不容混為一談。     2.講究禮貌。在談判過程中，基層公務員不論身處順境還是逆境，都切切不可意氣用事、舉止粗魯、表情冷漠、語言放肆、不懂得尊重談判對手。在任何情況下，談判者都應該待人謙和，彬彬有禮，對談判對手友善相待。即使與對方存在嚴重的利益之爭，也切莫對對方進行人身攻擊、惡語相加、諷刺挖苦，不尊重對方的人格。      四、簽字的儀式     簽字儀式，通常是指訂立契約、協定的各方在契約、協定正式簽署時所正式舉行的儀式。舉行簽字儀式，不僅是對談判成果的一種公開化、固定化，而且也是有關各方對自己履行契約、協定所做出的一種正式承諾。     位次排列     從禮儀上來講，舉行簽字儀式時，在力所能及的條件下，一定要鄭重其事，認認真真。其中最為引人注目者，當屬舉行簽字儀式時座次的排列方式問題。     一般而言，舉行簽字儀式時，座次排列的具體方式共有三種基本形式，它們分別適用於不同的具體情況。     1.並列式。並列式排座，是舉行雙邊簽字儀式時最常見的形式。它的基本做法是：簽字桌在室內面門橫放。雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之後並排排列，雙方簽字人員居中面門而坐，客方居右，主方居左    2.相對式。相對式簽字儀式的排座，與並列式簽字儀式的排座基本相同。二者之間的主要差別，只是相對式排座將雙邊參加簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面    3.主席式。主席式排座，主要適用於多邊簽字儀式。其操作特點是：簽字桌仍須在室內橫放，簽字席仍須設在桌後面對正門，但只設一個，並且不固定其就座者。舉行儀式時，所有各方人員，包括簽字人在內，皆應背對正門、面向簽字席就座。簽字時，各方簽字人應以規定的先後順序依次走上簽字席就座簽字，然後即應退回原處就座    基本程式     基層公務員在具體操作簽字儀式時，可以依據下述基本程式進行運作。     1.宣布開始。此時，有關各方人員應先後步入簽字廳，在各自既定的位置上正式就位。     2.簽署檔案。通常的做法，是首先簽署應由己方所保存的文本，然後再簽署應由他方所保存的文本。     依照禮儀規範，每一位簽字人在己方所保留的文本上簽字時，應當名列首位。因此，每一位簽字人均須首先簽署將由己方所保存的文本，然後再交由他方簽字人簽署。此種做法，通常稱為「輪換制」。它的含義是：在文本簽名的具體排列順序上，應輪流使有關各方均有機會居於首位一次，以示各方完全平等。     3.交換文本。各方簽字人此時應熱烈握手，互致祝賀，並互換方才用過的簽字筆，以志紀念。全場人員應熱烈鼓掌，以表示祝賀之意。     4.飲酒慶賀。有關各方人員一般應在交換文本後當場飲上一杯香檳酒，並與其他方面的人士一一乾杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規性做法。