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좋은 회의 예산을 만드는 방법


■ 예산 회의 및 전시회 예산은 개념이 아닙니다. 일반적으로 회의 예산에는 다음과 같은 측면이 포함됩니다.
1. 운송 비용 운송 비용은 다음과 같이 세분화 될 수 있습니다.
출발 지점에서부터 회의장까지의 교통비 - 비행기, 철도, 고속도로, 여객선 및 목적지 역, 공항, 숙박 시설에 대한 터미널, 운송 비용 - 주로 숙박비를 포함한 교통비 클럽 하우스로의 교통, 클럽 하우스에서 식사 장소로의 이동, 클럽 하우스에서 비즈니스 통신장으로의 운송, 비즈니스 여행 및 교통, 다른 참가자가 사용할 수있는 예정된 교통.
, 항공료, 철도, 고속도로, 여객선 및 숙박 시설을 공항, 역, 항구 운송 비용으로 환송하는 운송.
2. 회의실 / 사무실 비용은 다음과 같이 세분화 할 수 있습니다.
회의장 대여 - 일반적으로 장소 임대에는 레이저 포인터, 사운드 시스템, 테이블과 의자, 연단, 화이트 보드 또는 칠판, 유성펜, 분필 등 일부 공통 시설이 이미 포함되어 있지만 일부 비 전통적인 시설 투영 장비, 임시 장식, 디스플레이 랙 등과 같이 보상 대상이 아닌 경우 추가 비회원 라인이 필요할 때 추가 예산이 필요할 수 있습니다.
회의 시설 임대료 -이 부분은 주로 프로젝터, 노트북, 모바일 동시 통역 시스템, 공연장 디스플레이 시스템, 멀티미디어 시스템, 비디오 녹화 장비 등과 같은 일부 특수 장비를 임대하는 것이 일반적으로 임대 할 때 일정 금액을 지불해야합니다 예금의 사용에는 장비의 기술 지원 및 유지 보수 비용이 포함됩니다. 임대시 장비의 다양한 유형의 전력 매개 변수에 대한 특정 요구 사항을 만들어야하며 그렇지 않을 경우 회의에 영향을 줄 수 있습니다. 또한, 다른 브랜드, 기원과 옛 것과 새로운 때문에, 이러한 임대 시설은 가격이 크게 다를 수 있습니다.
, 장소 레이아웃 비용 - 특별한 요구 사항이 아니라면 일반적으로 비용의이 부분은 장소 대여 비용에 포함됩니다. 특별한 요구 사항이있는 경우 전문 컨퍼런스 서비스 제공 업체와 협상 할 수 있습니다.
기타 지원 비용 - 일반적으로 광고 및 인쇄, 예절, 비서 서비스, 운송 및 보관, 엔터테인먼트 및 건강 관리, 언론, 홍보 등이 지원됩니다. 이러한 지원의 일시적인 성격을 고려할 때 컨퍼런스 주최자가 각 산업 분야의 지원을 따로 찾으면 비용이 시장 가격보다 높아질 수 있습니다. 전문 컨퍼런스 서비스 제공 업체가 임명되면 비교적 저렴한 가격과 전문적인 지원을 받게됩니다.
이러한 개별 서비스 지원을 위해 주최자는 가능한 한 요구 사항을 수정하고 별도의 서비스 계약서에 서명해야합니다.
3, 숙박 비용 숙박 비용은 매우 잘 이해되어 있어야합니다 - 숙박 비용 중 일부는 정가이며 부가적인 정부 세가 필요하다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 회의의 경우 숙박비가 주요 비용 중 하나 일 수 있습니다. 전문 전시회 서비스 제공 업체를 찾는 것이 일반적으로 더 좋은 할인을 얻습니다.
호텔의 등급, 객실 유형 및 기타 요인 외에도 일반 숙박 요금은 객실 내 장거리 통신, 세탁, 미니 바, 세탁물 일회 변경, 인터넷 과일 공급과 같은 서비스가 열려 있는지 여부. 회의 주최자는 호텔을 폐쇄하거나 열어야하는 서비스 품목 및 범위를 지정해야합니다.
4. 케이터링 비용 회의의 식사 및 경비는 회의 의제 및 회의의 목적에 따라 간단하거나 복잡 할 수 있습니다.
조식은 일반적으로 뷔페 식으로 제공되며, 테이블 식 식사도 가능합니다. 인원수에 따라 비용을 계산할 수 있습니다. 중식 및 중식은 기본적으로 저녁 식사이며, 뷔페, 테이블 예산 - 테이블 스타일의 예산을 수용 할 수 있습니다. 주최자가 와인 소비가 레스토랑에서가 아닌 자체 구매를 원하면 레스토랑에서 일정 금액의 서비스를 청구 할 수 있습니다.
, 음료수 및 서비스 수수료 일반적으로 고급 호텔 호텔 레스토랑에서 식사를하는 경우 주최자는 음료수를 가져갈 수 없으므로 레스토랑에서 서비스 수수료를 추가해야합니다. 상급 호텔에서는 회의 및 연회가 개최되며, 기본 소비 수준에 따라 15 %의 봉사료가 부과됩니다.
장소에서의 커피 휴식 비용은 기본적으로 인원수에 따라 결정되며, 예산은 여러 시간대에 차 휴식을위한 음식 및 음료 조합을 제안하는 데 사용될 수 있습니다. 주최자가 말한 차 휴식의 가격에는 대개 서비스 직원의 비용이 포함되며, 주최자가 비 프로그램 서비스를 필요로하는 경우 예산이 필요할 수 있습니다. 서양식은 기본적으로 커피, 홍차, 서양식 스낵, 과일 등으로 나누어지며, 중국식은 녹차, 녹차 또는 꽃차, 과일 차, 과일, 커피 등을 끓여 먹는 것이 일반적입니다. 과일과 스낵이 주류입니다.
사실, 네트워킹 칵테일 파티 / 댄스의 예산은 개별 연회보다 복잡합니다. 연회가 연회의 크기와 크기로 설정되어있는 한 예산은 계산하기 쉽습니다. 그러나 칵테일 파티 / 댄스의 예산은 공연장과 프로그램에서 지원할 수 있도록 고안되었으며 예산은 확인하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.
6. 시청각 장비는 실외에서 수행하지 않는 한 대개 무시됩니다. 옥외 홍보를 위해 옥외에서해야하는 경우 시청각 장비 예산은 다음을 포함하여 더 복잡합니다.
● 장비 자체의 임대 비용은 일반적으로 매일 계산됩니다 ● 장비의 운송, 설치 및 커미셔닝 및 제어 기술자의 지원 비용은 전시 서비스 제공 업체에서 사용할 수 있습니다 ● 음원 - 주로 배경 음악 및 엔터테인먼트 음악 선택으로 주최자가 가져올 수 있습니다. 에이전트를 위탁 할 수도 있음
c. 액터와 프로그램은 일반적으로 프로그램이 선정 된 후 사이트에서 계산할 수 있습니다. 예산 금액은 일반적으로 프로그램의 난이도와 참가자 수와 관련이 있습니다. 적절한 위치에 고정 된 실적이있는 경우 예산은 간단하고 특별하거나 사적인 이벤트를 제외하고 쇼를 보는 사람들의 수와 긍정적 인 관계가 있습니다.
d 개, 기타 - 간식, 과일 및 양조 된 와인
5. 기타 수수료 및 기타 비용은 인쇄, 임시 운송 및 하역, 기념품, 모델 및 예절 서비스, 임시 소품, 팩스 및 기타 통신, 택배 서비스, 임시 의료, 번역 및 안내 등 전시 기간 중 일부 임시 계약으로 인해 발생한 비용을 말합니다. , 임시 비즈니스 차량, 교환 등 잡비에 대한 예산은 계획하기가 어려우며, 대개 계획대로 회의 예산 지출 예산에 예기치 않은 비용을 추가하는 것이 가능합니다.
전시회의 예산과 컨퍼런스 예산의 차이점은 무엇입니까?
전시 예산은 회의 예산과 동일한 장소이며 다른 장소가 있습니다 -
같은 장소 : 숙박, 음식 및 음료, 사업 검수 수수료.
전시 장소 대여, 전시 레이아웃, 전시회 운송 및 창고, 소형 기자 회견 또는 리셉션.
전시장 임대 : 전시장이 고정 된 전시장에서 개최되는 경우, 전시장의 임대 예산은 일반적으로 부스를 기준으로 계산됩니다. 국제 표준 부스 면적은 보통 3mx3m이고 파티션 높이는 2.3m ~ 2.5m입니다. 표준 시설에는 스포트 라이트, 의자, 정보 데스크 및 전원 공급 장치가 포함됩니다. 파빌리온 소유자는 대개 다음과 같은 임대 장비를 사용합니다 : 펼치기 스탠드, 시청각 장비, 멀티미디어 장비, 장식 용품, 소형 취급 도구 등
전시회가 다른 공공 장소에서 개최되는 경우, 장소 임대료에 대한 예산은 예측하기 어렵습니다 (보통 협상 가능, 매일 계산 됨). 가격은 개최지 집중과 전시 시간과 관련됩니다.

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