공식 문서 처리 규정

□ 일반

제 1 조 회사의 공식 문서 처리 업무를 표준화하고 제도화하기 위해 회사의 실제 상황을 고려하여 구현 규칙이 공식화됩니다.
제 2 조 각 부처의 공식 문서는 당과 국가의 원칙과 정책을 전달하고, 질문을하고 질문을하고,지도하고 협상하며, 상황을보고하고 경험을 교환하는 중요한 도구이다. 우리는 성실하게 공식 문서를 다루어야한다.
제 3 조 모든 부대는 사실, 양심적이고 책임있는 일에서 진리를 추구하고, 형식주의와 문학을 극복하고, 공식 문서 처리의 효율성과 질을 향상시키는 작업 스타일을 수행해야한다.
제 4 조 공식 문서의 처리는시의 적절하고 정확하며 안전해야한다. 공식 문서는 사무실 비서 요원이 송수신, 분리, 사용 및 굴리기로 통일됩니다.
제 5 조 각 부서의 공식 문서 처리 업무는 ~을 보장하기 위해 엄격한 기밀 유지 시스템을 구현해야합니다.

□ 공식 문서 유형

제 6 조 공식 문서의 주요 유형은 다음과 같다.
상급생의 지시와 승인을 보여주고 "please"를 사용하십시오.
보고서를 상위 기관에보고하고, 상황을 반영하고, "보고서"를 사용하십시오.
저급 기관에 대한 작업을 준비하고, 작업 활동의 지침 원리를 명확히하고, "지침"을 사용하도록 지시했습니다.
고지, 고지 및 고지는 대중에게 관찰되거나 알려 져야 할 문제를 공개하고 "고지"를 사용합니다.
국내외 주요 행사 발표, "공지 사항 사용".
"고지"를 사용하여 특정 범위 내에서 관찰되거나 알려 져야 할 사건을 발표하십시오.
요청에 응답하고 "승인"을 사용하십시오.
통지서는 상급자의 지시 사항을 전달하거나, 문제를 처리하거나 요구할 필요가있는 부하 직원에게 요청하거나, 하위 레벨의 공식 문서를 전달하거나, 상위 레벨의 공식 문서, 동일한 레벨 및 비 계열 단위를 전달하고 "통지"를 사용합니다.
좋은 정보를보고하고, 실수를 비판하고, 중요한 상황을 전달하고, 모든 부대에 알려 져야 할 사항을 알리기 위해 "고지"를 사용하십시오. 결정, 결의안, 특정 이슈 또는 주요 행동을위한 조치 및 "결정"
회의가 논의되고 통과 된 후 구현 요구 사항은 "결의안"으로 구현되었습니다.
서로 평행하거나 서로 관련이없는 단위는 서로 협상을하고 관련 당국에 승인 및 기타 질의 응답을 요청하고 "서신"을 사용합니다.
회의의 의사록은 합의 된 항목과 회의의 주된 정신을 전달해야하며 관련 부서가 구현을 준수하도록 요구하고 "회의록"을 사용해야합니다.

□ 공식 문서 형식

제 7 조 공식 문서 형식은 일반적으로 제목, 주요 배달 단위, 본문, 보조 파일, 단위 인장, 발행 시점, 참조 단위, 공개 텍스트 번호, 주제어 등을 포함합니다.

공식 문서의 제목은 공식 문서의 주요 내용을 정확하고 간략하게 요약하고 발행 단위의 유형과 공식 문서를 표시해야합니다. 규정 문서의 이전 외에도 공식 제목은 일반적으로 책 제목 및 기타 구두점의 영향을받지 않습니다.
상급자가 요청한 공식 문서는 일반적으로 하나의 주요 전달 단위 만 작성하며, 다른 상위 단위에게보고해야하는 경우 복사 양식을 사용할 수 있습니다.
발행시기는 지도자의 발행일을 기준으로하며 공동 작성일은 마지막 단위의 발행일을 따릅니다.
공개 텍스트 번호에는 일반적으로 단위 코드, 연도 번호 및 일련 번호가 포함됩니다. 여러 부대가 공동으로 문서를 발행하여 주최자의 공식 문서 번호 만 표시했습니다.
공식 문서에 첨부 파일이있는 경우, 첨부 파일의 이름과 번호는 텍스트 다음에 그리고 유닛 이름 앞에 표시되어야합니다.
수신 및 발행 단위는 단위의 전체 이름 또는 표준화 된 약어를 ​​써야합니다. 합동 서면으로 주최자를 먼저 평가해야합니다. 텍스트는 왼쪽에서 오른쪽으로 가로로 쓰여집니다.

제 8 조 공식 문서는 일반적으로 16 열리고 왼쪽에 바인딩됩니다. "통지"및 기타 용지 크기, 실제 필요에 따라 관계를 결정합니다.

제 9 조 조직은 상위 조직의 요청 또는보고를 위해 조직 명으로 문서를 발행해야한다.

제 10 조 지방 정부 및 정부 부처,위원회, 국, 지국 또는 지국의 요청 또는보고 부서 및 비회원 국이 행정 언어의 이름으로 작업 등을 협상하는 경우.

제 11 조 내부 서면은 문제의 유형과 성격에 따라 지부 또는 부서명으로 표기 할 수있다. 지점과 부서는 공동으로 작성해서는 안되며, 부서는 일반적인 문제를 해결하기 위해 발행 문서 형식을 사용해서는 안됩니다.

제 12 조 모든 유닛은 일반적으로 레벨을 넘을 수 없다. 특별한 사정으로 인해 서면 수준을 넘어서야 할 필요가있는 경우 통과 한 단위를 복사해야합니다.

제 13 조 상위 당국이 요청한 공식 문서는 단일 조항없이 단일 단위로 보내 져야하며 하위 단위로 동시에 복사하지 않고 개별 지도자를 직접 보내지 말고 하위 단위의 중요한 텍스트는 바로 상위 단위로 복사 할 수 있습니다.

제 14 조 1 수준의 경영 원칙에 따라 회사의 서면은 원칙적으로 모든 지사 및 부서에만 전달되며 자회사에 직접 전달되지는 않습니다.
제 15 조 문서의 발행은 주 및 복사 단위의 필요에 따라 결정되어야하며 스팸으로 보내서는 안된다.

□ 문서 처리 프로그램

제 16 조 수령. 일반적으로 등록, 분기, 계획, 승인 및 미리 알림과 같은 절차가 포함됩니다.

상급자가 보낸 파일과 보관소, 전보 및 비밀 수준에서 보낸 데이터는 모두 다른 비서가 서명하고, 열거 나, 등록하고, 제출하고, 배포하고 분류합니다. 중요한 내용이 담긴 긴급 품목은 시간 내에 승인을 받기 위해 지도자들에게 제출되며, 출장을가는 경우 즉시 사무국 장으로 보내 처리하게됩니다.
주최자는 파일에 규정 된 유통 범위 또는 지시 사항에 따라 유통 또는 취급을 준비해야한다. 리더는 백 로그 또는 손실을 피하기 위해 수평으로 직접 전송해서는 안됩니다.
취급해야 할 공식 문서는 승인을 위해 사무국 장에게 보내야하며, 관련 부서에 배포되어 리더십 지침을 처리하거나 전달해야합니다. 공무원은 공식 문서에 서명 할 때 리더십에 대한 일반 문서를 보낼 필요가 없다고 생각하고 관련 문서의 내용과 성격에 따라 관련 부서에서 직접 승인 할 수 있습니다. 모든 유닛이 긴급한 품목을 받으면 3 일 이내에 답장하고 파일을 반송해야합니다 일반적으로 처리 할 파일은 일주일 이내에 처리하고 폐기해야하며 늦어도 15 일 이내에 처리해야합니다. 조사가 필요하고 즉시 처리 할 수없는 경우 먼저 서면 또는 구두로 응답해야합니다.
공식 문서의 검사를 강화하십시오. 비서 요원은 백 로그 또는 누출을 방지하기 위해 지도자의 지시와 회사가 발행 한 파일을 사용하여 공식 문서를 신중하게 감독하고 촉구해야합니다. 상급자가 발행 한 파일의 구현을보고해야하는 모든 지부 및 부서는 신속하게 의견을 확인해야합니다.
중요한 회의가 가져온 기록 보관소를 이끌고,보고 및 의사 소통을 한 후, 회의 기록 보관소는 비서관에게 제출해야합니다.

제 17 조가 발급됩니다. 일반적으로 초안 작성, 검토, 발행, 인쇄, 교정, 인쇄 및 봉인이 포함됩니다.

공식 문서의 요구 사항 초안 작성 :
1. 상급자의 국가 지침, 정책, 법률, 법령 및 관련 규정을 준수해야합니다. 새로운 정책 요구 사항이 제안되면 원래의 관련 정책과 연결되어 설명되어야합니다.
2. 상황은 분명해야하며, 관점은 명확해야하고, 단어는 세련되어야하고, 규칙은 명확해야하고, 수준은 명확해야하고 문장 부호는 정확해야하며 길이는 짧아야한다.

3. 인용 된 공식 문서는 발급 기관, 공식 문서 번호, 발행 제목 및 시간을 명시해야합니다.
4. 도안 작성은 공통적 인 형태의 공공 원고를 사용해야하며, 파일은 깨끗해야하며, 텍스트는 깨끗하고 깔끔하게 보관해야하며, 텍스트가 지저분한 경우 원고를 재검토해야한다.
5. 숫자를 쓰는 방법. 공식 파일에서 아라비아 숫자로 작성해야하는 파일 번호, 통계표, 계획 번호, 일련 번호, 특수 용어 및 백분율을 제외한 나머지는 중국어 문자로 작성됩니다.
6. 장 서수를 쓰는 방법. 일반적으로 첫 번째 레이어는 "1", 두 번째 레이어는 "", 세 번째 레이어는 "1", 네 번째 레이어는 ""순서로 정렬해야합니다.
7. 약어를 남용하지 마십시오. 년, 월, 일, 사람 이름, 장소 이름, 파일 이름, 물건 이름 등은 일반적으로 생략하지 않습니다.
문서 검토. 회사의 원고가 발행되기 전에 초안 부서의 담당자가 검토하고 승인을 위해 사무실로 보내야합니다. 문서가 노동 조합 또는 사회의 이름으로 발행 된 경우, 이사회와 관리 책임자가 검토해야합니다.
검토의 초점 :
1. 텍스트가 필요합니까?
2. 그것이 국가 지침, 정책, 법률 및 규정에 부합하는지 여부, 그것이 유닛에 의해 발행 된 공식 문서와 관련되는지 여부.
3. 제안 된 요구 사항 및 조치가 명확하고 구체적인지 여부.
4. 처리 프로그램의 완성 여부, 텍스트 관계 및 공식 문서 형식이 규정을 준수하는지 여부.
5. 텍스트 설명이 문법 및 논리에 부합하는지 그리고 구두점이 정확한지 여부.
감사 과정에서 결함이 발견되면 수정해야하며, 이는 중요한 원칙이며 개정을 위해 원래의 계약자에게 반환해야합니다. 변경 사항이 너무 크면 다시 수정해야합니다.
공식 문서가 발급됩니다. 회사의 행정 파일은 회사의 담당 총괄 관리자가 의견을 서명 한 후 총지배인이 발급합니다. 노동 조합 및 협회의 일반 파일은 담당 책임자가 발행하며, 중요한 파일은 최고 행정 책임자가 발행합니다.
펜, 연필 및 볼펜의 사용은 모두 금지, 초안, 수정 및 공식 문서의 발행은 금지됩니다.
발행 후 공식 문서는 더 이상 수정하지 않아야한다. 수정이 필요한 경우 다시 제출해야합니다.
공식 문서가 발급 된 후, 비서 사무실은 인쇄, 스탬프, 제본, 등록 및 배포에 대한 책임이 있습니다. 인쇄 된 파일은 아름답고 공식 문서 형식을 준수해야합니다. 바인딩은 깔끔하고 깔끔하고 누락 된 페이지가 없으며, 잘못된 페이지와 끈적한 페이지 여야합니다. 봉인은 년, 월, 일의 중간에 배치되며, 위쪽 가장자리는 텍스트를 누르지 않습니다. 아래쪽 가장자리는 약간의 년, 월, 일을 나타냅니다. 텍스트 끝에 공백이 없으면 빈 페이지를 날짜 스탬프에 추가하고 페이지 왼쪽 상단에 "이 페이지에는 본문이 없습니다."라고 표시됩니다.
공식 다큐멘터리는 원본에 적용되며 비 계약자는 허가없이 원본 텍스트를 수정할 수 없습니다. 교정자의 발견되지 않은 오류는 교정자의 책임이며, 교정 후에는 타이피스트가 교정되지 않으며 타이피스트가 책임을집니다.

제 18 조 공식 문서가 처리 된 후, 문서를 정리하기 위해 즉시 비서 요원에게 보내야하며, 개인은 보관할 파일을 개인적으로 저장하지 않아야한다.

□ 파일 관리

제 19 조 모든 부대는 문서의 취급과 관리를 담당하는 특수 인원을두고 엄격한 관리 체계를 수립하고 관련 인원의 기밀 교육을 강화하며 기록 보관소 관리에 훌륭한 업무를 수행해야한다. 공공 장소 나 집에 비밀 파일을 가져 오는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 파일 전송 과정에서 누락을 방지하기 위해 등록, 서명, 취소 등의 절차를 거쳐 영수증에 따라 확인하고 파일화해야합니다.

제 20 조 보존 가치가있는 보관소, 회의록, 결의안, 사진, 차트, 오디오 테이프, 비디오 테이프 등을 포함하여 각 단원의 작업으로 형성된 문서는 주최자가 수집하여 분류하여 관련 문서 또는 관련 인에게 넘겨야한다. 확인 및 분류 후 다음 해 2/4 분기에 보관소에 보관되며, 모든 유닛과 관리자는 자신의 파일을 보관할 수 없습니다.

제 21 조 보관되지 않고 필요한 서류가있는 공식 문서는 보관소에 의해 확인, 등록 및 판매됩니다. 이 규칙은 ×××× 年 ×× 月 ×× 일부터 시행한다. 과거에는 공식 문서의 처리에 관한 규정이이 규칙과 일치하지 않는 경우이 규칙이 우선한다.