회사 문서 관리 센터 관리 방법

제 1 장 총칙 1. 회사 데이터의 관리를 규제하고 데이터의 수집 및 관리를 강화하며 효과적으로 정보를 보호 및 활용하고 회사의 업무를 지원하며 회사의 데이터의 실용성 및 효과를 향상시키고 회사의 실제 조건을 공식화합니다. 이러한 조치.
둘째, 데이터의 범위 회사의 파일 범위는 다음과 같이 결정됩니다.
기업 설립, 변경 신청, 승인, 등록 등을위한 자료, 회사 주주 총회, 이사회 및 감독위원회가 만든 아카이브 자료, 재무, 회계 및 관리 자료, 노동 임금, 인사 및 법무 관리 자료 보관 보관 자료, 비즈니스 관리를위한 아카이브 자료, 생산 기술 관리를위한 아카이브 자료, 제품 생산, 에너지 소비 및 안전한 생산을위한 아카이브 자료, 장비 및 장비의 보관 자료, 자본 건설, 엔지니어링 설계, 건설, 완료, 유지 보수 아카이브 자료, 과학 연구, 기술 소개, 전송 자료, 교육 및 훈련을위한 자료 보관소, 정보 및 정보 보관 자료 및 활용도 및 보존 가치가있는 기타 보관 자료 wmxz.net을 포함한 위의 아카이브에는 결재, 결정, 규정, 규칙 및 규정, 다양한 회의 파일, 중요한 기록, 작업 계획, 작업 계획, 작업 요약, 노동 임금, 비즈니스 조건 및 인사 파일과 같은 규제 문서가 포함됩니다. 결정, 위임장, 계약서, 프로젝트 계획, 고지, 기술 도면, 계획 및 제조업체 자료뿐만 아니라 Baili Group의 주요 기능 활동 및 직원과 같은 참조 가치가있는 아카이브를 R & D 및 관리와 같은 다양한 업무 활동에 보관합니다. 회사의 보존 가치를 지닌 자료입니다.
회사 정보에는 시청각 자료 (사진 아카이브, 비디오 아카이브, 오디오 아카이브, 비디오 아카이브)도 포함됩니다.
3. 회사 내의 센터 / 부서 및 개인은 이러한 조치를 준수해야하며 파일 및 자료를 수집, 정리, 보관, 보호해야합니다.
제 2 장 관리 시스템과 그 책임 4. 중앙 집중식 관리와 분산 관리를 결합한 시스템을 구현하십시오. 그룹의 총 책임자는 주요 아카이브의 관리와 다른 부서의 아카이브 관리에 대한 감독 및 지침을 담당합니다. 사무실 총괄 책임자는 문서 관리 센터를 구성하고 문서 관리 센터의 관리자는 회사의 주요 파일 및 데이터 작업을 담당하며 시스템 관리 부서가 직접 이끌고 있습니다. 문서 관리 센터 관리자의 책임은 회사 및 여러 부서의 원본 자료와 문서가 완전하고 안전하며 사용하기 쉽도록하는 것입니다.
5. 문서 관리 센터는 회사의 아카이브 및 아카이브의 관리 기능 관리 부서 일뿐만 아니라 아카이브를 영구 보존하고 보호하는 기관이며 아카이브 자원 개발 및 활용을위한 정보 교환 센터이기도합니다.
Wenkong 센터의 주요 책임 :
1. 회사의 아카이브 및 데이터 작업을 계획, 조정하며, 각 센터 / 부서의 아카이브 및 데이터를 감독, 안내 및 검사합니다.
2. 아카이브 및 자료 작업에 관한 회사 규칙 및 규정의 구현을 공식화하고 구성합니다.
3. 회사 파일 및 관련 자료의 수집, 수집, 분류, 분류, 식별, 저장, 보호, 통계 및 기타 작업을 담당합니다.
4. 엄격하게 비밀 시스템을 구현하고 파일 데이터 기밀성 제어, 기밀성 및 해독 작업을 잘 수행하십시오.
5. 기록 보관소, 정보 홍보 및 협의 활동을 수행하고 아카이브 및 자료의 개방과 활용에 능숙하며 회사의 업무와 직원을 적극 지원하십시오.
6. 아카이브 및 자료의 교육적 기능을 최대한 발휘하고 회사의 교육 및 교육 기지 중 하나 인 Wenkong 센터를 설립하십시오.
7. 아카이브 및 정보 및 커뮤니케이션을 편집하고 연구하는 작업을 수행하고 아카이브의 정보 소스 역할을 수행합니다.
8. 회사의 여러 부서의 아키비스트에 대한 비즈니스 학습 및 교육을 조직하고 업무에서 그들을 안내합니다.
9. 아카이브의 보안을 위해 화재 예방, 도난 방지 및 곤충 예방에 대한 훌륭한 업무를 수행하십시오.
제 3 장 기록 자료 관리 6. 기록 보관소 자료 수집 :
1. 파일 접수 시스템을 수립하고 개선하고, 보관 범위, 파일 보관 기간 및 보존 기간을 설정하고, 파일의 버전 번호를 표시하십시오.
2. 불완전한 아카이브에 대해 다른 조치를 취하고 적극적으로 수집하십시오.
3. 제 시간에 처리 된 파일은 재활용으로 인도되며 검사가 완료되면 보관소가 구성됩니다.
7. 서류 접수, 서류 정리 및 관리 :
1. 전체 분파를 구별하고 단위를 결정하십시오.
2. 분류 : 아카이브의 출처, 시간, 제목, 내용 및 알파벳 순서에 따라 여러 수준과 범주로 나뉩니다. 분류는 부서, 기밀 유지 및 기밀 유지에 따라 분류됩니다.
2.1 주요 범주는 시스템 / 규제 : s, 파일 : f, 데이터 : d, 파일 : a, 계약 : b.
2.2 부 병음 약어 : 재료 관리 : wk, 건강 관리 : sg, 창고 보관 : cc, 품질 관리 : pg, 연구 개발 : yf, 기술 : js, 고객 서비스 : kf, 구매 : cg, 제작 : sh, 시장 : sc; 매출 : xs, 장비 : sb, 금융 : cw, oem : wb, 총계 : hz, 총 관리 : zj, 인적 자원 : rl, 제조 센터 : zz, 마케팅 센터 : yx, 연구 개발 기술 센터 : : cw; 광저우 지점 : gz; 상해 지점 1 회사 : sh; 베이징 지점 : bj; 홍콩 지점 : xg; Faith Company : xn.
2.3 기밀성은 y로 표현되고 비 밀도 등급은 n으로 표현된다.
2.4 비밀 수준 : 일급 비밀 : 기밀 : cs, 비밀 : ps, 아니오 : op
코딩 원칙 : 코드는 총 12 자리, □□□□□□□□□. 예를 들어, 시스템의 총 수는 szjnop040001입니다.
3. 데이터는 아카이브되기 전에 정렬되어 보류중인 파일로 그룹화됩니다.
4. 사례 파일 배열 : 볼륨은 영구, 장기 및 단기로 구분되며 볼륨의 파일은 텍스트, 원고, 첨부 파일 요청 및 일괄 처리를 함께 저장하고 파일 디렉토리 및 파일 디렉토리를 컴파일합니다.
5. 1cm ~ 2cm 사이의 두께에 적합하도록 파일을 정리하십시오. 재료가 너무 좁 으면 줄이 있어야하고, 재료가 너무 넓 으면 깔끔하게 접히고, 필기를 식별하기 어려운 경우에는 사본을 첨부해야합니다.
6. 모든 회사 파일 데이터 시스템을 배열하고, 보존 기간을 결정하고, 아카이브 디렉토리를 컴파일하고, 특정 순서로 정렬하고 저장하십시오.
7. 보관소는 일년에 한 번 청소하여 불필요한 자재를 제거하고 손상되거나 변색 된 자재를 수리 및 복사합니다.
8. 아카이브의 접수 및 제거, 파일 수 및 파일 사용에 대한 통계는 관할 당국에 정기적으로보고됩니다. 그룹의 여러 부서 및 하위 회사의 시간제 또는 전일제 문서 관리자는 관련 정보를 정기적으로 위원장에게 제출해야합니다.
9. 회사 아카이브의 보존 기간은 영구, 장기 및 단기의 세 가지 범주로 구분됩니다. 두 종류의 저장 기간의 경우 저장 기간이 길다. 보유 기간이 만료 된 기록 보관소는 관련 규정에 따라 식별되고 파기되어야한다.
10. 회사는 보관소의 분실 및 기밀을 방지하기 위해 엄격한 관리 조치를 취합니다.
8 개, 아카이브 보존
1. 보관 자료의 손상을 방지하고 데이터의 수명을 연장하며 자료의 보안을 유지합니다.
2. 회사는 보관소를 보관할 특별한 위치 또는 전용 보관소를 설립합니다.
3. 안티 - 도난, 방수, 방습, 안티 곤충, 먼지 방지, 안티 - 쥐, 고온, 문서 제어 센터 룸의 눈부심 방지 작업에서 좋은 직업을 수행하십시오. 문과 창문은 확고하고 확고해야합니다.
9. 아카이브 자료 대여 및 활용 :
1. 관리자 또는 그 이상의 직원은 비공개 파일 데이터를 빌려 문서 관리 센터의 관리자를 통해 직접 대출 절차를 진행할 수 있습니다. 업무상 필요에 따라 회사의 다른 직원은 기밀이 아닌 파일 데이터를 빌릴 때 "차용 파일 신청 양식"을 작성해야하며, 부서 관리자는 승인서에 서명하고 시스템 관리 부서의 총책임자는 신청서를 검토합니다.
2. 회사의 파일 기밀성은 일급 비밀, 기밀 및 비밀의 세 가지 레벨로 구분되며, 일급 비밀 파일 데이터는 읽을 수 없습니다. 기밀 파일 정보는 문서 관리 센터에서만 볼 수 있습니다. 차용 할 수 없으며 승인 후에 차용 할 수 있지만 빌려 왔습니다. 시간은 4 시간을 초과해서는 안됩니다. 비밀 문서 보관소의 차용은 부서장의 승인을 받아야하며 부서 간 부서는 시스템 소유자의 승인을 받아야하며, 시스템은 총괄 관리자가 승인하고 총괄 관리자는 부사장 또는 총괄 관리자의 승인을 받아야합니다. 위임장의 내용에 따라 수행됩니다.

3. 이 파일은 일반적으로 문서 관리 센터에서 읽기 전용이며 파일의 파일과 자료를 빌려 올 수 있습니다. 대출의 경우 등록 절차를 따라야합니다.
4. 차용 기간은 1 주일을 초과 할 수 없으며 만료시 환불됩니다. 다시 빌려야 할 경우 갱신 신청을해야합니다.
5. 아카이브를 빌린 사람들은 자료를 보살 피고 자료의 무결성을 보장해야하며, 변경, 스케치, 맞춤, 분쇄, 손상 또는 손상을해서는 안됩니다. 보안 및 기밀 유지에 유의하십시오. 허가없이 복사, 대여 또는 분실하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 보관 된 자료를 반납하는 경우, 직접 확인해야하며, 분실되거나 손상된 것으로 확인되면 적시에 감독자에게보고해야합니다.
6. 외부 기관이 보관소를 빌리는 경우, 총괄 관리자의 승인을 얻어 빌릴 수 있으며 문서 관리 센터에서 가져갈 수 없습니다. 성적 증명서의 내용은 일반 관리자의 승인을 받아 승인을 받아야합니다.
7. 회사 아카이브를 사용하는 방법은 1) 원본 아카이브 제공, 2) 아카이브 사본 제공, 3) 문헌 색인 데이터 제공 등이 있습니다.
8. 서면 담당 부서가 요청하거나 동의 할 경우 문서 관리 센터는 회사의 정보 연구 및 연구 정보 서비스를 모든 부서 및 직원에게 제공해야하며 주요 측면에는 비즈니스 전략 정보, 경영 정보, 제품 정보 및 특수 기술 정보가 포함됩니다.
제 4 장 기록 보관소의 확인과 파괴
1. 회사의 어떤 회사 나 부서도 허가없이 회사의 자료실을 파괴 할 수 없습니다. 아카이브 된 자료가 파기되는 기간에 도달하면 아카이브 데이터 관리자는 "회사 아카이브 데이터 삭제 승인 양식"을 채우고이를 부서 및 시스템 관리 부서의 관리자에게 검토를 위해 제출합니다. 기밀 수위에 속하는 모든 파일은 일반 관리자가 승인해야만 파일을 파괴 할 수 있으며 일반 파일 정보는 시스템 관리 부서의 관리자가 승인 한 후에 만 ​​파기 될 수 있습니다.
2. 파기 할 때는 파산을 감독하고 파병 목록에 서명 할 총무 또는 부국장이 감독해야합니다.
3. 무효화 된 회사의 문서 보관소의 경우 문서 관리 센터 관리자는 "폐기 목록"을 신중하게 확인하고 준비하고 폐기 된 파일 목록과 함께 승인 된 "보관소 및 재료 폐기 승인서"를 보관하고 영원히 보관해야합니다. .
제 5 장 보충 규정
1. Wenkong 센터는 컴퓨터 정보 시스템을 적극적으로 사용하여 아카이브를 관리하고 관리 효율성을 향상시킵니다.
2. 이러한 조치는 총괄 관리자가 설명하고 보완합니다. 공포일부터 유효합니다.