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회사 문서 관리 센터 관리 방법

x 회사 문서 관리 센터 관리 조치

제 1 장 총칙

첫째, 회사 데이터 관리를 표준화하고 데이터 수집 및 관리를 강화하며 효과적으로 정보를 보호 및 사용하고 회사 업무를 지원하며 회사 데이터의 실용성과 효율성을 높이고 회사의 실제 상황에 비추어 이러한 조치를 수립합니다.

둘째, 정보의 범위

회사의 파일 범위는 다음과 같이 결정됩니다.

기업 설립, 변경 신청, 승인, 등록 등을위한 자료, 회사 주주 총회, 이사회 및 감독위원회가 만든 아카이브 자료, 재무, 회계 및 관리 자료, 노동 임금, 인사 및 법무 관리 자료 보관 보관 자료, 비즈니스 관리를위한 아카이브 자료, 생산 기술 관리를위한 아카이브 자료, 제품 생산, 에너지 소비 및 안전한 생산을위한 아카이브 자료, 장비 및 장비의 보관 자료, 자본 건설, 엔지니어링 설계, 건설, 완료, 유지 보수 아카이브 자료, 과학 연구, 기술 소개, 전송 자료, 교육 및 훈련을위한 자료 보관소, 정보 및 정보 보관 자료 및 활용도 및 보존 가치가있는 기타 보관 자료 wmxz.net으로 이전 위의 아카이브 자료에는 결의안, 결정, 규정, 규칙 및 규정, 각종 회의 파일, 중요한 기록, 작업 계획, 작업 계획, 작업 요약, 노동 임금, 비즈니스 조건 및 인사 파일과 같은 규제 문서가 포함됩니다. 결정, 위임장, 계약서, 프로젝트 계획, 고지, 기술 도면, 계획 및 제조업체 자료뿐만 아니라 Baili Group의 주요 기능 활동 및 직원과 같은 참조 가치가있는 아카이브를 R & D 및 관리와 같은 다양한 업무 활동에 보관합니다. 회사의 보존 가치를 지닌 자료입니다.

회사 정보에는 시청각 자료 (사진 아카이브, 비디오 아카이브, 오디오 아카이브, 비디오 아카이브)도 포함됩니다.

3. 회사 내의 센터 / 부서 및 개인은 이러한 조치를 준수해야하며 파일 및 자료를 수집, 정리, 보관, 보호해야합니다.

제 2 장 경영 시스템 및기구의 책임

넷째, 중앙 집중식 및 분산 형 관리의 결합을 구현합니다. 그룹의 총 책임자는 주요 아카이브의 관리와 다른 부서의 아카이브 관리에 대한 감독 및 지침을 담당합니다. 사무실 총괄 책임자는 문서 관리 센터를 구성하고 문서 관리 센터의 관리자는 회사의 주요 파일 및 데이터 작업을 담당하며 시스템 관리 부서가 직접 이끌고 있습니다. 문서 관리 센터 관리자의 책임은 회사 및 여러 부서의 원본 자료와 문서가 완전하고 안전하며 사용하기 쉽도록하는 것입니다.

5. 문서 관리 센터는 회사의 아카이브 및 아카이브의 관리 기능 관리 부서 일뿐만 아니라 아카이브를 영구 보존하고 보호하는 기관이며 아카이브 자원 개발 및 활용을위한 정보 교환 센터이기도합니다.

Wenkong 센터의 주요 책임 :

1. 회사의 아카이브 및 데이터 작업을 계획, 조정하며, 각 센터 / 부서의 아카이브 및 데이터를 감독, 안내 및 검사합니다.

2. 아카이브 및 자료 작업에 관한 회사 규칙 및 규정의 구현을 공식화하고 구성합니다.

3. 회사 파일 및 관련 자료의 수집, 수집, 분류, 분류, 식별, 저장, 보호, 통계 및 기타 작업을 담당합니다.

4. 엄격하게 비밀 시스템을 구현하고 파일 데이터 기밀성 제어, 기밀성 및 해독 작업을 잘 수행하십시오.

5. 기록 보관소, 정보 홍보 및 협의 활동을 수행하고 아카이브 및 자료의 개방과 활용에 능숙하며 회사의 업무와 직원을 적극 지원하십시오.

6. 아카이브 및 자료의 교육적 기능을 최대한 발휘하고 회사의 교육 및 교육 기지 중 하나 인 Wenkong 센터를 설립하십시오.

7. 아카이브 및 정보 및 커뮤니케이션을 편집하고 연구하는 작업을 수행하고 아카이브의 정보 소스 역할을 수행합니다.

8. 회사의 여러 부서의 아키비스트에 대한 비즈니스 학습 및 교육을 조직하고 업무에서 그들을 안내합니다.

9. 아카이브의 보안을 위해 화재 예방, 도난 방지 및 곤충 예방에 대한 훌륭한 업무를 수행하십시오.

제 3 장 기록 자료 관리

6. 아카이브 자료 수집 :

1. 파일 접수 시스템을 수립하고 개선하고, 보관 범위, 파일 보관 기간 및 보존 기간을 설정하고, 파일의 버전 번호를 표시하십시오.

2. 불완전한 아카이브에 대해 다른 조치를 취하고 적극적으로 수집하십시오.

3. 제 시간에 처리 된 파일은 재활용으로 인도되며 검사가 완료되면 보관소가 구성됩니다.

7. 서류 접수, 서류 정리 및 관리 :

1. 전체 분파를 구별하고 단위를 결정하십시오.

2. 분류 : 아카이브의 출처, 시간, 제목, 내용 및 알파벳 순서에 따라 여러 수준과 범주로 나뉩니다. 분류는 부서, 기밀 유지 및 기밀 유지에 따라 분류됩니다.

2.1 주요 범주는 시스템 / 규제 : s, 파일 : f, 데이터 : d, 파일 : a, 계약 : b.

2.2 병음 약어 : 물질 관리 : wk, 건강 관리 : sg, 창고 보관 : cc, 품질 관리 : pg, 연구 개발 : yf, 기술 : js, 고객 서비스 : kf, 구매 : cg, 제작 : sh, 시장 : sc; 매출 : xs, 장비 : sb, 금융 : cw, oem : wb, 총계 : hz, 총 관리 : zj, 인적 자원 : rl, 제조 센터 : zz, 마케팅 센터 : yx, 연구 개발 기술 센터 : : cw; 광저우 지점 : gz; 상해 지점 1 회사 : sh; 베이징 지점 : bj; 홍콩 지점 : xg; Faith Company : xn.

2.3 기밀성은 y로 표시되고 비 밀도 등급은 n으로 표시됩니다.

2.4 기밀 수준 : 일급 비밀 : 기밀 : cs, 비밀 : ps, none : op

코딩 원칙 : 코드는 총 12 자리, □□□□□□□□□. 예를 들어, 시스템의 총 수는 szjnop040001입니다.

3. 데이터는 아카이브되기 전에 정렬되어 보류중인 파일로 그룹화됩니다.

4. 사례 파일 배열 : 볼륨은 영구, 장기 및 단기로 구분되며 볼륨의 파일은 텍스트, 원고, 첨부 파일 요청 및 일괄 처리를 함께 저장하고 파일 디렉토리 및 파일 디렉토리를 컴파일합니다.

5. 1cm ~ 2cm 사이의 두께에 적합하도록 파일을 정리하십시오. 재료가 너무 좁 으면 줄이 있어야하고, 재료가 너무 넓 으면 깔끔하게 접히고, 필기를 식별하기 어려운 경우에는 사본을 첨부해야합니다.

6. 모든 회사 파일 데이터 시스템을 배열하고, 보존 기간을 결정하고, 아카이브 디렉토리를 컴파일하고, 특정 순서로 정렬하고 저장하십시오.

7. 보관소는 일년에 한 번 청소하여 불필요한 자재를 제거하고 손상되거나 변색 된 자재를 수리 및 복사합니다.

8. 아카이브의 접수 및 제거, 파일 수 및 파일 사용에 대한 통계는 관할 당국에 정기적으로보고됩니다. 그룹의 여러 부서 및 하위 회사의 시간제 또는 전일제 문서 관리자는 관련 정보를 정기적으로 위원장에게 제출해야합니다.

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