행정 프런트의 직무

1 부 : 관리 프론트 데스크의 의무

1. 적시에 정확하도록 전화에 응답하거나, 팩스를 받거나, 통화를 전송하거나, 정보를 기록하십시오.

2. 방문객을 접수, 등록 및 안내하고 면담 된 직원에게 제 시간에이를 알리십시오. 사람들과 무관 한 방문 판매, 부당한 문제는 거부되어야합니다.

3. 회사를 청결하고 위생적으로 유지하고 회사의 좋은 이미지를 보여줍니다.

4. 직원의 매일 출석을 감독하십시오.

5. 회사의 급행, 서신 및 소포를 접수하고 파견하는 책임이 있습니다.

사무실 공급의 재고에 대한 책임 6, 등록 잘했다. 사무용품의 사용, 배포 및 보관을 등록하십시오.

7. 수시로 소모품 목록을 확인하고 적시에 물류 지원 업무를 잘 수행하십시오.

8. 회사 직원의 월간 출석에 대한 책임, 출석 데이터 보관소.

9. 복사, 팩스 및 인쇄, 합리적 사용과 같은 장비의 사용 및 관리를 책임지고 물질 소비를 줄입니다.

10. 회사의 일반 서식을 정렬, 정렬 및 저주하고 실제 사용법에 따라 보완해야합니다.

11. 회의 전 준비, 회의록 및 회의 후 내용에 대해 잘 수행하십시오.

12. 자료 수집 및 파일 관리에 능숙해야합니다.

13. 상사가 회사의 행정 업무와 부서의 일상 업무를 완료하도록 돕는다.

14. 상사가 관리 및 안전 관리를 돕고 다른 부서에시의 적절하고 효과적인 행정 서비스를 제공하십시오.

15. 이사가 회사의 여러 부서를 조정하고 상급자가 지정한 임시 업무를 적극적으로 완료하도록 지원하십시오.


2 장 : 행정 프론트 데스크의 직무

첫째, 매일 리셉션

1. 방문자를받는 : 불분명 한 방문자를 수신, 먼저 그 이유는 그 사람이 무관 한 사람인지, 또는 회사의 관련 인원이 리셉션을받을 필요가 있는지에 따라 방문 이유를 문의하십시오.

2. 리셉션 컨설턴트는 방문 컨설턴트가있는 경우 리셉션을 지원할 수 있도록 실험실 또는 사무실의 관련 직원에게 즉시 요청해야합니다.

3. 전 화 전화 받기 : 프론트는 교환 대 전화입니다. 일반 전화가 걸려 오면 다른 내선 번호를 전송해야합니다. 주소록의 내선 번호에 따라 정확하게 전화를 걸 수 있습니다. 전화를 받으면 프론트 데스크에서 전화를받을 수 있습니다. 상대방이 자신의 컨설턴트가 누구인지 명확하지 않은 경우 해당 부서의 조수에게 직접 전화를 겁니다.

4. 리셉션 세일즈맨 : 근무 시간 중에 다른 회사의 판매 촉진 인력이있는 경우 영업 촉진을 위해 회사에서 근무할 때 다른 사람의 업무에 영향을 줄 수 있음을 알리지 않아야하며 직원이 서비스를 필요로하는 경우 관련 부서에 직접 연락하도록 알립니다.

면접 원 : 인터뷰 담당자에게 프론트 데스크에서 면접관의 정보 양식을 작성하고 회의실로 안내하여 사무국 장이나 관련 부서장이 인터뷰를 할 때까지 기다리십시오.

6. 자주 교환하는 관계자를 만나십시오 :

a) 신속 배송, 회사의 배송 또는 출하 여부와 상관없이 관련 직원은 처리를 위해 프론트 데스크에 전화로 통보되며 택배는 회사 실험실에 직접 들어갈 수 없습니다.

b) 부동산 회사의 연결, 회사의 내부 용수 및 전기 유지 보수 및 부동산에 의해 규정 된 다양한 활동

c) 급수 회사, 회사의 급수기의 수량에주의를 기울여 정시에 급수관에 연락하십시오. 각 리셉션에서 급수 회사의 카드에 "XX"버킷을 작성하고 빈 버켓 "XX"를 가져 가면됩니다. 매월 말 체크 아웃을하고 신청서를 작성하여 사무국 장에게 제출하여 재정 지원비를 지불하십시오. 동시에 회사의 물 디스펜서가 정상인지 여부에주의를 기울이고 비정상적인 경우 수리를 위해 음용수 회사에 알립니다.

둘째, 사무용품 관리

1. 도서관 : 매월 23-25 ​​일에 사무 용품의 재고를 모두 집계하고 "사무 용품 재고 통계 양식"을 검토를 위해 사무국 장에게 제출합니다. 부족한 보급품이 있거나 소진 된 경우 즉시보고하고 추가하십시오.

2. 구매 : 매월 회사는 회사 부서에 다음 달 필요한 사무 용품 목록을 제출하고 "구매리스트"를 집계하여 승인을 위해 사무국 장에게보고 할 것입니다. 승인 후 사무용품 공급 업체에 납품을 요청하십시오.

3. 검색 : 직원이 필수 사무용품을 가져갈 때 "사무용품 요청서"를 작성하고 서명 한 다음 제공하십시오.

4. 결제 : 이달 말에 사무용품 공급 업체에 문의하여 이달의 청구서 및 청구서 목록을 제공하고 정확성을 확인한 후 재정 담당자에게 승인 한 후에 비용 목록을 작성하고 공급자에게 지불 승인을 알립니다.

셋째, 일상 업무

1. 스캐너, 팩스, 복사기 등을 포함한 관리 용 전자 장비의 정상적인 사용을 보장하십시오. 기계가 고장난 경우 문제를 해결하기 위해 제때에 공급자에게 문의하십시오.

2. 매월 15 일에 전화 보조금을 제공하는 직원 목록을 계산하고 총 통화 수와 통화 수를 사무국 장에게보고하여 검토하십시오. 지불을받은 후, 모바일 및 유니콤 비즈니스 홀로 가서 충전 카드를 구입하고 인보이스를 발행하십시오. 해당 직원에게 충전 카드를 발급하고 서명 확인을 요청하십시오.

3. 회사의 모든 직원에 대한 월별 통계 통계, 직원 주소록 업데이트, 회사 직원이 새 직원이거나 사임 한 경우 근무일 기준 2-3 일 이내에 새 주소록을 만들어 각 직원의 사서함으로 보내야합니다.

4. 명함의 신청 및 제작 : 회사 부서에서 명함을 인쇄 할 필요가있는 경우 "명함 신청서"를 작성하고 명함에 대한 관련 정보를 제공해야합니다. 명함 정보를 확인한 후, 정보를 공급자에게 전달하고 인쇄 인쇄를 통보하고 전자 버전을 확인하여 인쇄 한 다음 명함 신청자에게 제출합니다.

5. 매주 특정 시간에 회사의 사서함을 확인하고 그 편지를 직원에게 배포하십시오.

6. 회사의 대기 도어 카드를 관리 할 때, 프론트 데스크는 직원의 긴급 상황 발생시 사용할 수 있도록 예비 키를 올바르게 보관해야합니다.

7. 회사에 인원 모집이있을 경우 직원 부서에 전화로 지원자에게 알리십시오.

8. 모든 부서의 직원들이 업무용 팩스를 보내고받을 수 있도록 팩스를 보내고받습니다.

9. 직원의 생일, 회사 그룹 활동, 확장 및 기타 비즈니스 연락처, 알림 및 조정 문제와 같은 회사의 내부 활동을 조직하고 조정하도록 사무실의 머리를 돕습니다.

10. 신입 사원이 회사에 입사하면 채용 양식, 환영 편지, 사무 용품, 회사 주소록 등을 제공하고 신입 사원의 신분을 모아서 사무국 장에게 제출하여 제출합니다.

11. 회사의 마케팅 활동에 적극적으로 협조하고 물류 지원 업무를 잘 수행하십시오.

넷째, 접수 업무

1. 접수 전 준비

a) 참석자 수 확인 : 회의 이전에 해당 담당자에게 손님 수를 확인하고 회의실을 준비하고 주문합니다.

b) 회의실 테이블과 의자 배치 : 회의실의 테이블 상단이 회의 전에 정리되고 회의 의자가 반환됩니다.

c) 차와 스낵 : 모임 전에 차, 뜨거운 물과 컵을 준비한 후 손님이 앉은 후에 하나씩 차를 보내십시오. 손님을 맞이할 때 사전에 회의 스태프에게 필요한 과일과 스낵을 준비하십시오.

d) 카메라 : 회사 카메라를 준비하여 방문객을 위해 사진을 찍습니다.

e) 주문 : 식사 주문이 필요한지 여부를 담당자와 확인하고, 식사를 주문해야하는 경우 식당 수를 확인한 후 식당에 직접 문의하여 개인 방을 예약해야합니다.

f) 호텔 예약 : 호텔을 예약해야하는 경우 주최자의 이름을 확인하고 Jinjiang Fuyuan Hotel에 연락하여 예약하십시오. 예약이 성공적으로 완료되면 사무국 장에게 확인을 요청하십시오.

2. 회의에서 봉사 활동

a) 회의 스태프에게 차를 더한다.

b) 지도력 요구 사항에 따라 회의 지원을 제공한다.

c) 회의에서 카메라 작업을 책임지는 사람을 배치한다.

3. 회의 후 업무 개선

a) 방문객 및 회사 지도자를 조직하여 그룹 사진을 찍어 방문자의 사서함이나 인사말 카드로 보내십시오.

b) 중요한 고객 방문의 경우 회의 사진을 회사 웹 사이트에 제 시간에 업로드해야합니다.

c) 회의 후 청소 : 남은 차와 차 잔을 깨끗이합니다. 남은 간식은 회사 직원이 먹을 수있는 다과로 분류됩니다.

d) 회의 후 장비 반환 : 회의가 끝나면 장비를 제때에 창고에 반납하여 카메라 및 기타 장비를 원래 장소로 돌려 보내야합니다.


제 3 장 : 행정 프론트 데스크의 직무

1. 회사 사무실에 들어갈 책임이있는 모든 사람들은 "안녕하세요, 제발하십시오"라고 공손한 말을 써야합니다. 그런 다음 그에게 앉아서 찾고있는 사람에게 연락하도록 도와주십시오. , 접수, 등록, 안내.

2. 회사의 전화 교환 대가 배선 작업을 담당합니다. 전화를 받아서 "안녕하세요, 안녕하세요, XX 회사"는 명확한 목소리, 전화에 대한 좋은 태도, 올바른 언어 사용, 접촉 실패 및시기 적절한 기록, 연결을 시도하는 비상 전화 그것은 빠른 보고서의 리더에 의해 처리되며, 훌륭한 의사 소통 기술, 조정 능력 및 강력한 기밀성을 갖추고 있습니다.

셋째, 수신 및 파견 회사는 팩스, 복사, 앞 전화 회사의 내선 번호에 익숙합니다. 통계 출석 등

넷째, 프론트 데스크를 청결하고 위생적으로 유지하고, 사무용품 및 청소 소모품의 발행 및 신구 계획에 의한 기존 구입시 소모품의 소비에 대한 책임을 져야합니다.

5. 행에 의한 회사의 외부 연락 업무, 리더십 및 기타 업무.


제 4 장 : 행정 프론트 데스크의 직무

1. 리셉션 운영 : 리셉션 홀에 입장해야하며, "안녕하세요, 누구를 찾고 계신가요?"라는 의식에주의를 기울여 방문객을 초대하십시오. 요청 후 해당 지역을 소개하고 1 분 안에 차를 넣고 물을 추가하고 업데이트해야합니다. 재떨이

2, 위생 및 청소 작업 : 재떨이는 5 개의 담배 꽁초를 초과해서는 안되며 방문자가 떠나고 3 분 안에 재떨이와 찻잔을 닦으십시오.

3, 교환기 서비스 작업 : 반지는 3 개의 고리, "안녕하세요, XX 회사"내에서 대답해야합니다 자동 전송, 3 분 이내에 노동으로 전송해야합니다, "일반 관리자"를 찾으려면 전화, 결정은 광고, 직접 이관해서는 안되며, 관련 부서로 이전되는 것을 물어야한다.

4. 팩스 정보는 5 분 이내에 관련 직원에게 전달되어야합니다.

5. 관리 신문 및 서신 송수신 책임;

6, 안전한 일 : 작업을 떠나기 전에 복사기를 확인하고 모든 전원을 끄고 문과 창문을 닫아야합니다.

7. 행정 보조원이 정한 다른 작업을 수락합니다.


제 5 장 : 행정 프론트 데스크의 직무

1. 적시에 정확하도록 전화에 응답하거나, 팩스를 받거나, 통화를 전송하거나, 정보를 기록하십시오.

2. 방문객을 접수, 등록 및 안내하고 면담 된 직원에게 제 시간에이를 알리십시오. 사람들과 무관 한 방문 판매, 부당한 문제는 거부되어야합니다.

3. 회사를 청결하고 위생적으로 유지하고 회사의 좋은 이미지를 보여줍니다.

4. 직원의 매일 출석을 감독하십시오.

5. 회사의 급행, 서신 및 소포를 접수하고 파견하는 책임이 있습니다.

사무실 공급의 재고에 대한 책임 6, 등록 잘했다. 사무용품의 사용, 배포 및 보관을 등록하십시오.

7. 수시로 소모품 목록을 확인하고 적시에 물류 지원 업무를 잘 수행하십시오.

8. 회사 직원의 월간 출석에 대한 책임, 출석 데이터 보관소.

9. 복사, 팩스 및 인쇄, 합리적 사용과 같은 장비의 사용 및 관리를 책임지고 물질 소비를 줄입니다.

10. 회사의 일반 서식을 정렬, 정렬 및 저주하고 실제 사용법에 따라 보완해야합니다.

11. 회의 전 준비, 회의록 및 회의 후 내용에 대해 잘 수행하십시오.

12. 자료 수집 및 파일 관리에 능숙해야합니다.

13. 상사가 회사의 행정 업무와 부서의 일상 업무를 완료하도록 돕는다.

14. 상사가 관리 및 안전 관리를 돕고 다른 부서에시의 적절하고 효과적인 행정 서비스를 제공하십시오.

15. 이사가 회사의 여러 부서를 조정하고 상급자가 지정한 임시 업무를 적극적으로 완료하도록 지원하십시오.